Effizientes Navigieren in der App-Flut im digitalen Zeitalter

In einer Welt, in der die Flut digitaler Tools überhand nimmt, entsteht eine neue Herausforderung für die Arbeitswelt: Das ständige Navigieren zwischen unzähligen Apps und Plattformen raubt den Mitarbeitern Zeit und Energie, beeinträchtigt die Teamarbeit und senkt die Produktivität.

Die Integration von KI-Tools soll nicht nur eine Brücke über das Chaos schlagen, sondern auch den Weg für effizienteres Arbeiten und eine bessere Geschäftskommunikation ebnen.

Die heutige Arbeitswelt wird immer global vernetzter, die Teams dezentral verstreut. Der Versuch der Technologie, in diesem Umfeld die Produktivität zu fördern, hat zu einer Flut von Apps, Dokumenten und Nachrichten geführt. Dies führt häufig dazu, dass Informationen übersehen oder nicht wahrgenommen werden, Mitarbeiter vermehrt zwischen verschiedenen Kontexten wechseln müssen und letztlich die Qualität der Teamarbeit leidet. Das kostet Unternehmen Zeit und Geld: Fachkräfte verlieren bis zu fünf Arbeitswochen pro Jahr durch das Navigieren zwischen verschiedenen Apps. Mindestens 64 Prozent befragter Angestellter geben an, dass sie durch das ständige Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten erschöpft sind. Der Grund dafür: Wenn Menschen viele digitale Tools oder Apps gleichzeitig und vor allem kontinuierlich nutzen, kommt es häufig zur sogenannten digitalen Erschöpfung. Dabei nimmt die Anzahl und die Art der Kommunikationsplattformen stetig zu. 68 % der Führungskräfte berichten, dass sie in den letzten 12 Monaten signifikant mehr Kommunikationskanäle benutzt haben. Deutlich wird also, dass die Navigation durch einen Strom von Apps, Dateien und Kanälen mittlerweile für viele Berufstätige den Löwenanteil der täglichen Arbeit ausmacht. KI-Tools bieten an dieser Stelle das Potenzial für eine neue Organisation, indem sie dabei helfen, besser und schneller ohne Ablenkungen zu arbeiten sowie wertvolle Zeit zu sparen.

Kommunikationsherausforderungen im Berufsalltag

Laut der neuen Studie von Grammarly und Statista verbringen Berufstätige in Deutschland durchschnittlich 75 % ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation, das entspricht etwa 31 Stunden pro Woche. Insbesondere der schriftliche Austausch nimmt mit 13,4 Stunden pro Woche den größten Teil dieser Zeit in Anspruch – Tendenz steigend. Dies hat negative Auswirkungen auf die Arbeitsproduktivität und führt unter anderem zu signifikantem Zeitverlust. Als Gründe für die Einbußen dort nennen Fachleute allem voran Missverständnisse, die auf mangelnde Klarheit zurückzuführen sind. Darunter ist die Notwendigkeit, gesendete oder empfangene Nachrichten im Nachhinein zu klären, zu verstehen. Die Datenflut und das lange Suche nach relevanten Informationen stellt für 37 % der deutschen Angestellten dabei eines der größten Produktivitätshemmnisse dar. Besondere Schwierigkeiten ergeben sich aus der unzureichenden Datenorganisation, die von 41 % der Befragten hervorgehoben wird. Hinzu kommen Probleme bei der Zusammenarbeit, die 40 % der Fachkräfte erleben, sowie die Ablenkung durch zahlreiche App-Benachrichtigungen, die ebenfalls 40 % als hinderlich empfinden. Der damit verbundene Zeitverlust ist deutlich spürbar: zwei Drittel der Befragten verlieren wöchentlich bis zu zwei Stunden Arbeitszeit aufgrund ineffektiver Kommunikation, was Unternehmen jährlich 11,5 Arbeitstage pro betroffenen Mitarbeiter kostet. 

Der App-Überlastung entgegenkommen

In der heutigen Arbeitswelt kann bereits das Versenden einer einfachen Nachbesprechungs-E-Mail zu einem zeitaufwendigen Prozess werden, der mehrere Schritte in verschiedenen Anwendungen erfordert. Zuerst verfasst man die E-Mail, muss dann aber zu anderen Tabs wechseln, um Dokumente zu verlinken. Anschließend plant man ein Folgetreffen und navigiert zu einem Projektmanagement-Tool, um eine entsprechende Aufgabe anzulegen. Erst nachdem der Link in die E-Mail eingefügt wurde, kann man sie abschicken. Dieser Vorgang, der sich über mehrere Anwendungen und in diesem Beispiel über mindestens sechs Klickwege hinweg erstreckt, veranschaulicht die Herausforderungen moderner Arbeitsumgebungen. Somit wird die Dringlichkeit für den Einsatz zusätzlicher Werkzeuge hervorgehoben. Fachkräfte sind durch die Appüberlastung zunehmend frustriert – besonders über den Verlust von Konzentration und die verschwendete Zeit, die durch ständiges Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten entsteht. Gleichzeitig stehen Führungskräfte vor der Aufgabe, in einem Umfeld begrenzter Ressourcen immer höhere Unternehmensziele zu erreichen. Sie sind also gefordert, mehr mit weniger zu bewerkstelligen. Es besteht somit eine immer höhere Nachfrage nach Lösungen zur Bewältigung dieser Herausforderungen im Berufsalltag. 

Potenzial von KI-Tools für produktivere Arbeit

Laut der Studie greifen bereits 60 % der Fachkräfte in Deutschland auf KI-basierte Tools zur Unterstützung ihrer Arbeitskommunikation zurück. Sie tragen dazu bei, den Zeitaufwand für redaktionelle Aufgaben zu reduzieren und gleichzeitig die Verständlichkeit der Kommunikation zu verbessern. Besonders bemerkenswert ist, dass Fachkräfte, die entweder im Hybridmodell oder vollständig aus dem Homeoffice arbeiten, deutlich häufiger auf solche KI-Tools zurückgreifen als ihre Kollegen, die ausschließlich im Büro tätig sind. Dies lässt sich auf ihre erhöhte Abhängigkeit von schriftlicher Kommunikation zurückführen.

Ausblick: Auf dem Weg zum KI-vernetzten Arbeitsplatz

Der fortschreitende Einzug von Technologien auf Basis künstlicher Intelligenz in das berufliche Umfeld markiert einen weiteren Schritt in Richtung einer neuen Ära: den KI-vernetzten Arbeitsplatz. Der steigende Kommunikationsaufwand und die App-Überlastung – bei gleichzeitig eingeschränkter Effizienz – haben weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen und deren Angestellte. Dazu zählen erhöhte Kosten, Zeitverlust, verpasste Geschäftschancen, zunehmender Stress und eine sinkende Arbeitszufriedenheit. KI-Tools erweisen sich bereits als transformative Kraft für die Verbesserung von Zusammenarbeit, Produktivität und Effizienz. Gleichzeitig ist jedoch eine koordinierte Strategie für ihre Einführung im Unternehmen unerlässlich. Diese umfasst unter anderem Kriterien für die Auswahl eines sicheren Anbieters, einen Plan für entsprechende Schulungen der Mitarbeiter und die Steigerung der KI-Affinität der Belegschaft. Nur mit einer solchen Strategie kann das volle Potenzial der KI zur Unterstützung von Unternehmen entfaltet werden.

Matt Rosenberg, Grammarly’s Chief Revenue Officer und Head of Grammarly Business