SAP-Einkaufsberatung endet nicht mit Vertragsabschluss

Denn gerade vor dem Hintergrund der momentanen Transformation auf die S/4HANA Cloud und ihr neuartiges, abstraktes Full Use Equivalent (FUE)-Nutzerkonzept wird es zur Herausforderung, die langfristigen Auswirkungen eines Neuvertrags schon bei Abschluss genau abzuschätzen.

SAP-Vertragsentscheidungen werden damit zu einer bedeutenden Weichenstellung. Gleichzeitig entstehen viele, wenn nicht sogar die wichtigsten Fragen erst im Nachhinein, während des praktischen Betriebs. Vor dem Vertragsabschluss ist daher nach dem Vertragsabschluss. Die Einkaufsberatung sollte nicht mit der Unterzeichnung des neuen Lizenzvertrages enden.

Das kommerzielle Projekt zunächst als abgeschlossen zu betrachten, diese Versuchung ist direkt nach einer großen Transformation nachvollziehbar. Die Verträge sind unterschrieben, die Konditionen verhandelt und die Roadmap steht. Doch ein Vertrag bildet zunächst den Bedarf und die Erwartungen zu einem bestimmten Zeitpunkt ab. Unternehmen entwickeln sich weiter. Beschäftigtenzahlen verändern sich, Gesellschaften werden gekauft oder verkauft, Projekte verschieben sich und neue Anforderungen entstehen.

Künftige SAP-Innovationen wirtschaftlich bewerten

Auch das SAP-Portfolio wandelt sich permanent. Unlängst hat SAP neue Wartungs- und Support-Commitments veröffentlicht, um damit neue Perspektiven für Unternehmen zu schaffen, die ihre SAP-Systeme weiterhin On-Premises betreiben möchten. So ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten, bestehende Wartungsund Supportmodelle hinsichtlich Kosten, Vertragsgestaltung und zukünftiger Anforderungen zu überprüfen und zu optimieren. Wie lassen sich zukünftige SAP-Innovationen wirtschaftlich bewerten? Passt der Vertrag, den wir vor zwei oder drei Jahren abgeschlossen haben, dann noch zu dem Unternehmen, das wir heute sind?

Es gibt zahlreiche solcher Fragen, die noch nicht zum Vertragsabschluss, jedoch später während der aktuellen Vertragslaufzeit auftauchen. Da ist zum Beispiel die Mitarbeiterin in der Kreditorenbuchhaltung, die sich nicht erklären kann, warum die aktuelle Supportrechnung so viel höher ist als jene vom Vormonat. Woher weiß man, wann man in der Cloud-Subscription überläuft?

Veränderungen während der Laufzeit

Wie geht man grundsätzlich mit Veränderungen während der Laufzeit um? Wann werden Vertragsanpassungen oder Nachlizenzierungen kritisch? Besteht die Möglichkeit, einen laufenden Vertrag zu optimieren? Welche Auswirkungen hat eine Veränderung heute auf die nächste Verhandlung? Solche Fragen lassen sich selten pauschal beantworten. Eine zusätzliche Subskription kann sinnvoll sein, eine Mengenanpassung notwendig werden.

Gleichzeitig sollte jede Veränderung im Kontext des Gesamtvertrags betrachtet werden, denn mit jeder Anpassung kann sich auch die Ausgangslage für zukünftige Verhandlungen verändern. Kommerzielles Vertragsmanagement bedeutet deshalb nicht, jede Veränderung verhindern oder jeden zusätzlichen Euro vermeiden zu wollen. Es bedeutet vielmehr, Entscheidungen bewusst zu treffen und deren Auswirkungen über die gesamte Vertragslaufzeit zu verstehen.

Wer entscheidende Fragen erst kurz vor Vertragsende stellt, muss möglicherweise unter Zeitdruck Entscheidungen treffen, deren Grundlagen Jahre zuvor entstanden sind.

Uwe Werner, Uwe Werner IT Einkaufsberatung GmbH

Vertragsverlängerung

In der Regel haben Unternehmen nur eine vage Vorstellung davon, worauf sie achten müssen, wenn sich die initiale Laufzeit des aktuellen Cloud-Vertrags dem Ende zuneigt. Diese Frage klingt zunächst banal. Tatsächlich gehört sie zu den strategisch wichtigsten Fragen eines Cloud-Vertrags. Bei Vertragslaufzeiten von drei, fünf oder sieben Jahren scheint eine Erneuerung zum Zeitpunkt der Unterschrift weit entfernt. Doch die Ausgangslage für diese entsteht nicht erst wenige Monate vor Vertragsende. Sie entwickelt sich während der gesamten Laufzeit. Welche Mengen wurden ursprünglich vereinbart? Wie hat sich der tatsächliche Bedarf entwickelt? Welche Leistungen sind hinzugekommen? Welche werden kaum genutzt? Welche Preis- und Vertragsmechanismen greifen bei einer Verlängerung? Welche strategischen Alternativen bestehen?

Lizenzbestand und Wartung

Wer diese Fragen erst kurz vor Vertragsende stellt, muss möglicherweise unter Zeitdruck Entscheidungen treffen. Ein Neuaufsetzen des Vertrages sollte deshalb weniger als einzelner Verhandlungstermin verstanden werden, sondern als Ergebnis der kommerziellen Entwicklung der vorausgegangenen Vertragsperiode.

In einer klassischen On-Premises-Welt waren Lizenzbestand, Wartung und zusätzliche Bedarfe vergleichsweise klar voneinander abzugrenzen. Mit zunehmenden Cloud- und Subskriptionsmodellen verändert sich diese Logik. Damit entstehen neue Fragen: Wie verändert sich die Steuerung von SAP-Kosten nach der Migration? Haben wir die Auswirkungen unserer neuen Vertrags- und Supportstruktur vollständig verstanden? Welche Risiken entstehen, wenn Transparenz über Subskriptionen, Nutzungsrechte und tatsächliche Nutzung fehlt?

Einkaufsberatung als Ongoing-Prozess

Für die Beantwortung dieser Fragen das SAP-Portal zu durchsuchen ist arbeitsintensiv und kann entmutigend sein. Nach langer Suche findet man in einem versteckten Abschnitt oft nur allgemeine Aussagen, die nicht auf die spezielle Konstellation passen (oder auch gar keine). Am ehesten sind dazu wohl diejenigen in der Lage, die während der Vertragswandlungen mit SAP mit am Tisch saßen. Einkaufsberater kennen die Projekthistorie, die Verträge und müssen die gemeinsam entwickelte Strategie nicht erst wieder neu verstehen. Die Zusammenarbeit mit ihnen sollte daher nicht nach Unterzeichnung des Erstvertrages enden. Vielmehr empfiehlt es sich, sie in einen Ongoing-Prozess übergehen zu lassen.

Die Uwe Werner IT Einkaufsberatung hat diesen Bedarf erkannt und reagiert darauf mit zwei neuen Unterstützungsmodellen: CarePack On-Premises und CarePack RISE. Ersteres entwickelt für SAP-Kunden, die ihre Systemlandschaft weiterhin On-Premises betreiben und ihre Wartungs- und Supportstrategie aktiv gestalten möchten. Das CarePack RISE richtet sich an Unternehmen, die bereits auf RISE with SAP bzw. SAP ERP Private Cloud migriert sind und auch nach Vertragsabschluss bzw. Projektende dauerhaft auf die Expertise unabhängiger SAP-Einkaufsberater zugreifen möchten.

SAP-Lizenz- und Vertragsexpertise

Das Walldorfer Unternehmen will seinen Kunden auf diese Weise einen kontinuierlichen Zugang zu seiner SAP-Lizenz- und Vertragsexpertise verschaffen, auch zwischen großen Vertragsereignissen. Genau dann also, wenn konkreter Beratungsbedarf ansteht. Gemeinsam wird eine langfristige Wartungs- und Supportstrategie (weiter)entwickelt, unter Berücksichtigung der kundenspezifischen SAP-Roadmap, neuer SAP-Commitments sowie wirtschaftlicher und technischer Rahmenbedingungen. Wirtschaftliche Handlungsoptionen werden identifiziert und bewertet und der Berater unterstützt bei Rekonfigurationen sowie bei lizenz-, vertrags- und kostenrelevanten Fragestellungen.