SAP-Lizenzberatung für die S/4HANA Cloud

Wer in die S/4HANA-Cloud-Welt wechselt, braucht eine individualisierte „Bill of Material“ aller dort benötigten SAP-Komponenten – ohne fachkundige Lizenzberatung ein schwer durchschaubares Unterfangen.

Dies wurde wiederum auf den jüngsten SAP Sapphire 2026 in Madrid deutlich, wo SAP diverse Produktneuheiten rund um das „Autonomous Enterprise“ vorstellte, die direkte Auswirkungen auf Lizenzierung, bestehende Verträge und laufende S/4HANA-Transformationen haben.

Schon in der Vergangenheit fiel es Bestandskunden nicht leicht, die Metriken von SAPs Lizenzpolitik nachzuvollziehen. Mit S/4HANA in der Cloud ist der Dschungel noch dichter geworden. Klar zuordenbare Lizenzen gibt es nicht mehr, stattdessen nun theoretische User, für welche die Kunden sogenannte Full Use Equivalents (FUE) erwerben müssen. In den Vertragsverhandlungen gilt es dann zu eruieren, was man überhaupt benötigt. Wer hier nicht aufpasst, läuft Gefahr, zu viel Geld für nicht benötigte Komponenten auszugeben.

Wer heute mit SAP in die Verhandlungen geht, weiß: Man erwirbt keine fixen Softwarelizenzen mehr, sondern ein ganzes SaaS-Paket inklusive Infrastruktur, Hyperscaler usw. Dazu muss man sich mit Laufzeiten, Nachkaufpreisen und vielem mehr auskennen. Vielen Unternehmen fällt es nicht leicht, hier die tatsächliche Relevanz einzelner Vertragsbestandteile für ihre individuelle Situation richtig einzuschätzen.

Cloud-Umgebung erfordert langfristiges Investment

Anwenderunternehmen kommen in der Regel technologisch und kaufmännisch aus einer On-Premises-Umgebung. Die neue Cloud-Welt stellt in Bezug auf beide Komponenten etwas vollkommen Neues dar. Demzufolge haben es Kunden nicht nur mit einem reinen IT-Projekt zu tun, sondern müssen sich auf ein langfristiges Investment einstellen und damit zugleich antizipieren, wie sich ihr Geschäft in den kommenden Jahren entwickeln wird.

Drastisch ändert sich zudem die Art und Weise, wie Softwarenutzung abgerechnet wird. Von Microsoft, Adobe und anderen kennt man es schon länger: Lizenzen werden nicht mehr gekauft, sondern gemietet, Stichwort Subscription. Auch SAP geht nun diesen Weg, macht es aber noch ein wenig komplizierter. Das neue Konzept nennt sich Full Use Equivalent (FUE). Man mietet also nicht mehr einzelne User-Lizenztypen, sondern die sogenannten FUEs.

Preisverhandlungen über neue Software sind heute zum strategischen Spielfeld geworden.

Uwe Werner, Uwe Werner IT Einkaufsberatung GmbH

Wie simuliert man zukünftige Lizenzanforderungen?

Dieses Lizenzierungskonzept der SAP S/4HANA Cloud geht von einer theoretischen Personenzahl mit vollem Systemzugriff aus und ermöglicht eine flexible Zuweisung verschiedener Benutzertypen. Es orientiert sich weniger an der tatsächlichen Nutzung, sondern die Lizenzstruktur basiert auf der Bereitstellung von Rollen und Berechtigungen. Dafür werden die jeweiligen Berechtigungen der einzelnen Person in einen gebrochenen oder multiplizierten FUE-Wert umgewandelt.

SAP bietet ein eigenes Tool, um die zukünftigen Lizenzanforderungen zu simulieren, den S/4HANA Trusted Authorization Review (STAR). Lässt man ihn laufen, ergeben sich häufig deutlich höhere FUEWerte als später tatsächlich benötigt werden, um mit dem neuen Cloud-basierten SAP arbeiten zu können. Natürlich sind diese Angaben nicht aus der Luft gegriffen, sondern sie basieren auf der Arbeit im bisherigen SAP.

Allerdings haben viele Unternehmen ihre SAP-Rollen im Laufe der Zeit nicht eingehend genug gepflegt. Auch wenn Beschäftigte zwischen Teams und Abteilungen hin- und herwechseln, verschwimmen Rollen und Zugriffsebenen zusehends. So muss STAR von viel umfangreicheren Berechtigungen ausgehen, als sie eigentlich wirklich benötigt wurden und werden. Die grundsätzliche Frage lautet: Wie bildet man die alte On-Premises-Landschaft im RISE-Vertrag mit FUEs ab? Denn die von SAP angebotenen Stücklisten (Billsof-Material = BoM) entsprechen oft nicht dem tatsächlichen späteren Nutzungsverhalten der Kunden.

Das spätere Nutzungsverhalten antizipieren

Preisverhandlungen über neue Software, die CIOs oder IT-Verantwortliche früher mithilfe ihres gesunden Menschenverstandes führen konnten, sind heute zum strategischen Spielfeld geworden. Selbst erfahrene IT-Fachleute müssen heute deutlich mehr Zeit investieren, um die gesamte Struktur moderner Cloud-Verträge zu bewerten. Quartal für Quartal werden neue Preislisten veröffentlicht, d. h. man muss jedes Mal aufs Neue kontrollieren, wo sich eventuell wieder eine Metrik verändert hat und was für Pakete es gibt, da SAP sehr viele Produkte in einen RISE-Vertrag mit „hineinpaketiert“.

Im Kern geht es darum abzuschätzen, wie viele FUEs man in Zukunft pro Jahr nutzen wird – und das sind, dank eingehender Beratung, in der Regel immer deutlich weniger als STAR empfiehlt, welches immer nur eine Vergangenheitsbetrachtung liefert. Mit einem neuen SAP ändert sich das Verhalten jedoch, und zwar zum Teil deutlich. Manche Beschäftigten brauchen daher mehr Berechtigungen, andere weniger. Damit ändern sich die FUEs und dies betrachten solche Tools nicht. Viele SAP-Kunden nehmen hier die Beratung eines auf Lizenzen spezialisierten Beratungshauses in Anspruch.

Überlizenzierungen vermeiden

Die BoM zu entwickeln, macht den Kernbestandteil der Arbeit eines Consultants aus. Dabei sollte man nicht technologisch, sondern kaufmännisch vorgehen. Im Mittelpunkt steht stets die Frage, wie die SAP-Plattform an Usern für die nächsten 5-7 Jahre aussieht, was diese zusätzlich mit dem System tun, welche neuen Produkte sie benötigen. Am Ende der Beratung steht ein maßgeschneidertes SAP-System, bestehend aus Komponenten, die der Kunde dann auch wirklich nutzt, ergänzend zu den von SAP bereitgestellten Standardmodellen.

Überlizenzierungen und Konfigurationsprobleme werden damit vermieden. Wobei eine Überlizenzierung mit dem FUEKonzept wiederum auch nicht mehr automatisch bedeutet, unnötig Geld auszugeben. Denn es ist nun eben möglich, innerhalb des Vertrages zu verschieben: Man hat etwa 30 SAP-Produkte lizenziert, für 300.000 CHF/EUR, nutzt aber von diesen nur 200.000 CHF/EUR. Die übrigen 100.000 lassen sich nun für andere Produkte (innerhalb der Bill of Material) verwenden, mit denen das Unternehmen weiter wachsen möchte. Das FUE-Modell bringt hier also ein deutliches Mehr an Flexibilität.

Hohe Einsparungen möglich

Es geht in letzter Konsequenz immer um den Gesamtvertragswert (Total Contract Value = TCV), d.h. die erwarteten Kosten aus dem Kundenvertrag über dessen gesamte Laufzeit. Hierbei ist es wichtig, bei On-Premises-Lösungen neben den Softwarekosten auch Betrieb, Wartung und gegebenenfalls eigene Hardware zu berücksichtigen. Werden wirklich sämtliche Faktoren in die Kalkulation einbezogen, können sich bei einer Umstellung auf RISE, das zeigt die Praxis, im Vergleich zu On-Premises-Lösungen Einsparungen bei den Gesamtkosten von 15 bis 20 Prozent ergeben. Mit einer präzise angepassten BoM – also der Summe dessen, was an SAP Funktionen benötigt wird – sind bei großen S/4HANA-Transformationsprojekten Einsparungen in bis zu siebenstelliger Höhe möglich, auf die Länge des Vertrags bezogen.

Nicht nur das Anwenderunternehmen profitiert davon. Auch der ERP-Hersteller selbst schätzt es, wenn beim Kunden jemand sitzt, mit dem er auf Augenhöhe verhandeln kann – eben weil dieser die neuen Verträge genauestens kennt. Eine S/4HANA-Transformation ist nun einmal etwas anderes als das letzte Windows-Update. Sicher und kostenoptimiert von einer On-Premises- in die Cloud-Welt zu wechseln, dabei fundierte Entscheidungen zu treffen und dies angesichts einer zunehmenden Komplexität der Vertrags- und Lizenzmodelle – dafür ziehen viele SAP-Kunden daher inzwischen spezialisierte Unterstützung hinzu.