S/4HANA-Migration mit Datendiagnose absichern

2027 endet die SAP-Mainstream-Wartung für ECC 6.0. Damit rückt für zahlreiche Bestandskunden der Wechsel auf S/4HANA in greifbare Nähe.

Ein Schritt, bei dem Unternehmen mit datenbasierter Vorbereitung entscheidende Vorteile gewinnen: Risiken werden frühzeitig sichtbar, Fortschritte messbar und kostspielige Überraschungen vermeidbar.

Hohe Investitionen, gewachsene Komplexität

Mit dem Wartungsende 2027 steigen die Kosten für eine weitere Nutzung bestehender SAP-Systeme spürbar. Ein Teil der Anwender hat den Wechsel schon vollzogen, viele andere Betriebe stecken aktuell in der Vorbereitung oder planen den Schritt für die kommenden Jahre. Dabei verdient vor allem die finanzielle Größenordnung besondere Aufmerksamkeit. Während im klassischen Mittelstand das Projektvolumen rasch den zweistelligen Millionenbereich erreicht, müssen Großkonzerne noch wesentlich höhere Kosten kalkulieren.

Hinzu kommt die Komplexität langjährig gewachsener Strukturen. Zehn oder 20 Jahre Systemlaufzeit hinterlassen Spuren, die in keiner Prozessdokumentation auftauchen. An diesem Punkt setzt datenbasierte Vorbereitung an. Sie lässt Risiken früh sichtbar, Fortschritte messbar und teure Überraschungen beherrschbar werden. Bei Investitionssummen dieser Größenordnung ist diese Transparenz kein Komfort – sie ist Voraussetzung für den Projekterfolg.

Blinde Flecken rechtzeitig erkennen

Die größten Migrationsrisiken liegen selten in der Technologie. Sie verstecken sich im blinden Fleck zwischen dokumentierter Soll-Welt und gelebter Realität. Typische Quellen dafür sind: 

• stillgelegte Organisationseinheiten
• abgelöste Produktlinien
• fehlende Prozesstransparenz
• lückenhaft dokumentierte Systeme
• längst ungenutzte Sonderentwicklungen
• Stammdaten mit hohem Karteileichen-Anteil 

Dadurch entstehen schnell statt zweier Prozessvarianten mehr als 100 Abwandlungen eines Vorgangs.

Uwe Hartmann, Co-Founder der FITS-P GmbH, beobachtet dieses Muster in nahezu jedem Migrationsvorhaben. „SAP-Systeme laufen in vielen Unternehmen seit Jahrzehnten“, erklärt der SAP-Experte. „In dieser Zeit verändert sich viel, wodurch immer Altlasten entstehen, die jede Migration unkalkulierbar machen.“

Kostspielige Überraschungen vermeiden: Datendiagnose vor dem Projektstart

Daher verhindern drei zentrale Inventuren vor Projektbeginn teure Nachjustierungen während der Migration. Die Customizing-Inventur klärt, welche Sonderentwicklungen aktiv zur Wertschöpfung beitragen und wo sich Aufwandstreiber verbergen. Dieser Erkenntnis folgt eine Stammdaten-Inventur, um aktive Kunden, Lieferanten und Materialien sauber von passiven Kontakten zu trennen. Ergänzend legt die Prozessvarianten-Inventur den realen Pfad beispielsweise eines Auftrags vom Eingang bis zur Auslieferung offen.

Vergleichbar sind diese Vorgänge mit einem Umzug. Hier werden alle Dinge genau betrachtet, um anschließend zu entscheiden, was mit darf und was im Abfall landet. 

Folgendes Praxisbeispiel veranschaulicht die Dimension: In einer Genossenschaftsgruppe lagen 1,5 Millionen Kundensätze im System, migrationsrelevant blieben rund 350.000. Ohne diese Vorabanalyse hätten Lizenzkosten, Migrationsaufwand und Testumfang auf falscher Grundlage aufgebaut. Die Geldersparnis durch eine saubere Datenbasis reicht in solchen Fällen schnell in den siebenstelligen Bereich.
Weiterhin verbarg die laufende Stammdatenqualität eine zusätzliche Überraschung: Statt der hinterlegten Lieferzeit von zehn Tagen wurden tatsächlich 17 benötigt. Durch die Sichtbarkeit in den Daten konnte hier schon vorab eine Korrektur erfolgen.

Wie groß die Hebel der Inventur sind, macht Hartmann an konkreten Zahlen fest: „In gewachsenen SAP-Systemen liegt im Durchschnitt rund die Hälfte des Customizings inaktiv, in Einzelfällen erreicht der Anteil 60 Prozent. Bei Kunden- und Lieferantenstammdaten sind sogar 80 Prozent der Datensätze entbehrlich. Durch die klare Definition der Größenordnungen vor Projektstart gelingt die Planung von Aufwand, Lizenzen und Testumfang auf realistischer Grundlage.“

Fortschritte messbar machen: Von der Baseline bis zum Soll-Ist-Vergleich

Datenbasierte Steuerung zieht sich über alle drei Projektphasen. Vor der Migration erfassen Verantwortliche Grundinformationen wie: 

• Durchlaufzeiten
• Konformitätsraten
• Automatisierungsgrad
• Anteil manueller Eingriffe je Prozess 

Im Zuge der Migration läuft das Monitoring gegen bestehende Grunddaten. Dadurch werden Fortschritte wie auch kritische Abweichungen zeitnah sichtbar, um den Kurs direkt korrigieren zu können. Nach dem Go-live folgt ein Soll-Ist-Vergleich auf Prozessebene, indem die geplanten Verbesserungen Wirkung entfalten.

Aussagekräftige KPIs reichen von der Order-to-Cash-Zykluszeit über die First-Time-Right-Quote bis zum Anteil dunkelverarbeiteter Belege oder der Liefertreue. Ein Sensornetz mit über 100 Messpunkten meldet Auffälligkeiten per Ampelsystem, vergleichbar mit regelmäßigen Check-ups beim Arzt. Für die Steuerungsebene entsteht damit eine belastbare Faktenbasis. 

Vorstand, Aufsichtsgremien und Fachbereiche erhalten nunmehr fundierte Fortschrittszahlen statt Statusfolien. Für Hartmann liegt darin der eigentliche Reifegradsprung: „Datenbasiertes Vorgehen ersetzt Bauchgefühl durch belegbare Zahlen. Daraus wachsen gezielt steuerbare Maßnahmen, die den Fortschritt jederzeit nachweisen und den Erfolg messen. Damit verlässt eine S/4HANA-Migration die Ebene des Hoffnungsmanagements und wird zur strategisch steuerbaren Investition.“

Empfehlungen für IT-Entscheider

Aus diesem Ablauf ergeben sich drei Empfehlungen für jedes S/4HANA-Vorhaben:

1. Eine Risikoanalyse auf Datenbasis gehört an den Anfang jeder Migration – als Hebel für Planungssicherheit, Scope-Schärfe, Kostendisziplin und Investitionsentscheidung. 
2. Frühzeitige Stammdaten- und Customizing-Inventuren verhindern Überraschungen in jeder nachfolgenden Phase. 
3. Kontinuierliche Fortschrittsmessung über alle Etappen hinweg liefert Projektleitung und Geschäftsführung das nötige Navigationsinstrument.

Betriebe in der Vorbereitungsphase profitieren ebenfalls von einer frühen Datendiagnose. Sie liefert das Entscheidungsfundament für Zeitpunkt, Umfang sowie Vorgehensmodell und macht die kommenden Projektumfänge planbarer. Die Migration mit eindeutiger Datendiagnose nutzt Karte und Kompass, um Risiken klar zu sehen, Fortschritte zu messen und bösen Überraschungen zuvorzukommen.