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Laut der IT-Analystin von Gartner, Monica Basso, werden in 2014 ca. 90 Prozent der Unternehmen auf unternehmensinterne Anwendungen über mobile Endgeräte zugreifen. Grund genug, sich über Möglichkeiten, Vorteile und Sicherheitsaspekte der mobilen Nutzung von ERP-Systemen Gedanken zu machen.

Bild: Die neuen mobilen Applikationen von caniasERP – spielend leicht.

 
Laut der IT-Analystin von Gartner, Monica Basso, werden in 2014 ca. 90 Prozent der Unternehmen auf unternehmensinterne Anwendungen über mobile Endgeräte zugreifen. Dabei geht der Vice President Research desselben Marktforschungsunternehmens, Eric Quellet, davon aus, dass die Anzahl der Angriffe auf solche Geräte noch stärker ansteigen wird. Die jährlich weltweit durchgeführte Studie des Wirtschafts- und Beratungsunternehmens Deloitte zum Thema IT-Sicherheit und -Trends in der Technologie-, Medien- und Telekommunikationsbranche bestätigt den „Bring Your Own Device“-Trend (BYOD).
 
Entsprechend diesen Entwicklungen befassen sich auch Anbieter von ERP-Lösungen mit dem Thema des mobilen Zugriffs und der ortsunabhängigen Nutzung ihrer Softwareprodukte auf mobilen Endgeräten. So reagierte beispielsweise das Software- und Beratungshaus Industrial Application Software GmbH (IAS) – welches im unabhängigen ERP-Contest 2011 in puncto Funktionalität den stolzen zweiten Platz belegte – mit dem Angebot von mobilen Applikationen für sein ERP-System caniasERP. Es wurden bereits zu mehreren Bereichen des Software-Portfolios mobile Anwendungen entwickelt, die den Nutzern sicheres Arbeiten mit dem zentralen ERP des Unternehmens jederzeit und von überall erlauben. Die nachfolgenden Beispiele beschreiben Systembausteine, die im mobilen ERP-Betrieb eingesetzt werden können und zeigen jeweils die wesentlichen Funktionalitäten auf:
 
MOBILE APPLIKATION KURZBESCHREIBUNG
   

caniasERP Inventory Mobile (Bestandsführung) 

 

Die Applikation wird auf dem Display eines mobilen Datenerfassungsgerätes (MDE) gestartet und baut eine Verbindung mit dem ERP-System auf. caniasERP Inventory Mobile stellt dem Anwender folgende Funktionen zur Verfügung: 

  • Lieferschein: zum Einscannen der Lieferscheinnummer und Buchung des Warenausgangs
  • Bestellung: zum Einscannen der Bestellnummer und Buchung des Wareneingangs
  • Umlagerung: zur Bewegung des Materials von einem Lagerplatz zu einem anderen
  • Bestandsabfrage: zum Einscannen der Materialnummer und zur Einsicht des verfügbaren Lagerbestands
  • Inventur: zum Einscannen des Inventurbelegs und der Materialnummer und Eingabe der entsprechenden Materialmenge. 
   

caniasERP Production Mobile (Fertigung) 

 

Das Starten der Applikation und die Herstellung der Verbindung mit der ERP-Software werden über das Display eines MDEs ausgelöst. caniasERP Production Mobile steht dem Anwender zur Rückmeldung von Arbeitsvorgängen in der Fertigung zur Verfügung: 

  • Produktion starten/beenden
  • Rüsten starten/beenden
  • Produktionsmenge eingeben usw.

Der Rückmeldevorgang wird durch das Einscannen von Rückmeldenummern angestoßen. U. a. sorgt die integrierte Funktion der automatischen Berechnung von Rüst- und Produktionszeiten (wie lange hat der Produktionsvorgang gedauert?) für mehr Effizienz. 

   

caniasERP Collaborator Mobile (Groupware) 

 

Die Anwendung stellt im mobilen Betrieb zahlreiche klassische Bereiche der Unternehmenskommuni-kation bereit: 

  • Persönlicher und unternehmensweiter Kalender (Terminverwaltung)
  • Adressbuch (Kontaktverwaltung)
  • Aufgabenmanager (Aufgabenverwaltung)
  • Notizen (persönliche Kommentare)
  • Anzeige von nutzerspezifisch definierten Unternehmensindikatoren wie Kennzahlen, Wechselkurse, überfällige Lieferungen, Statusinfos, offene Wiedervorlagen u. a. 

Viele ERP-Systeme scheitern an der Aufgabe, die vielfältigen Funktionen und Informationen aus unterschiedlichen Modulen mit einem Kommunikationsbaustein zu verbinden. Dagegen ist die Groupware von caniasERP ein vollständig integrierter Bestandteil der ERP-Lösung.  

   

caniasERP Warehousemanagement Mobile (Lagerverwaltung) 

 

Die Applikation caniasERP Warehousemanagement Mobile gewährt eine effiziente Lagerverwaltung. Damit können die Lagerstrukturen nach bestimmten Wirtschaftlichkeitsaspekten abgebildet, analysiert und optimiert werden. Wareneingangs- und Warenausgangsprozesse sowie Bewegungen innerhalb des Lagers werden gesteuert und andere operative Abläufe, wie beispielsweise der Druck von Transportunterlagen oder Barcodes, abgewickelt. Verbindung mit mobilen Terminals oder Staplern und der lückenlose Datentransfer reduzieren Fehlerquellen und sorgen für effektive Lagerhaltung, Materialabwicklung und Auslieferung. 

   

caniasERP Assetmanagement Mobile (Anlagenbuchhaltung) 

 Die mobile Anlagenbuchhaltung, caniasERP Assetmanagement Mobile, dient zur detaillierten Überwachung und Administration der Sachanlagen eines Unternehmens. Der gesamte Lebenszyklus der Anlagen – vom Zugang bis zum Abgang – wird erfasst und kann jederzeit über ein mobiles Endgerät abgerufen werden. Genauso werden weiterführende Informationen wie Abschreibungen, Zinsen oder Versicherungswerte zur Verfügung gestellt. Die Durchführung von Analysen und Simulationen (z. B. Entwicklung von Abschreibungen im Zeitverlauf) gibt Auskunft über die Wertentwicklung der Sachanlagen und gehört zum Funktionsumfang der Anwendung. Gerade bei der Verwaltung von Außenanlagen, beispielsweise von Frachtschiffen, ermöglicht die Lösung eine genaue Übersicht des auswärtigen Bestands und sorgt für mehr Transparenz. 
 
Unabhängig von der Art des Zugriffs ist der Integrationsgedanke ein wesentlicher Aspekt von ERP-Systemen. Das schnittstellenlose Zusammenspiel aller Bereiche der ERP-Software führt dazu, dass betriebliche Prozesse systemtechnisch nicht mehr bereichsweise abgebildet werden und „abgekapselt“ arbeiten, sondern insgesamt im Unternehmen sinnvoll miteinander vernetzt und aufeinander abgestimmt sind. Diese Philosophie generiert dem Anwender auch im Rahmen der mobilen ERP-Nutzung einen großen Nutzen und schafft seinem Unternehmen spürbare Wettbewerbsvorteile. 
 
Vorteile der mobilen ERP-Nutzung
 
Unternehmen, die über mobile Endgeräte auf ihr ERP-System zugreifen, generieren einen erheblichen Nutzen: Zu den wertschöpfenden Vorteilen durch den ERP-Einsatz an sich kommen dem Anwender zahlreiche Benefits zugute, die allein durch die Art des Zugriffs entstehen:
 
  • Mithilfe mobiler Applikationen können bestimmte Prozesse im Unternehmen per mobile Endgeräte ortsunabhängig gestartet und gesteuert werden, unabhängig davon, ob es sich bei diesen Geräten um  Notebooks, iPads, iPhones, Tablets oder mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) handelt. Das tägliche Arbeiten wird dadurch viel flexibler und spart Zeit. 
  • Werden die Daten der ausgelösten Prozesse und die entsprechenden Arbeitsergebnisse in Echtzeit an das ERP-System übermittelt, erhält der Nutzer einen sofortigen Einblick in die tatsächliche Ist-Situation. Der mobile Zugang zu den Live-Daten erlaubt dem Anwender eine deutlich schnellere Reaktion, weil sie unmittelbar in das Unternehmensgeschehen eingreifen und bei Bedarf die notwendigen Steuerungsmaßnahmen ohne zeitliche Verzögerung einleiten können.
  • Mit dem Einsatz von MDEs verbessert sich auch das Informationsmanagement: Die automatische Datenerfassung und -weiterverarbeitung in einem einheitlichen ERP macht sowohl manuelle, oft fehlerverursachende Übertragungstätigkeiten zwischen den Medien als auch redundante Speicherung und Verwaltung von Daten überflüssig (Stichwort Datenkonsistenz). 
  • Im Bereich der Lagerhaltung profitieren Unternehmen von den Vorteilen einer unmittelbaren Bestandserfassung im ERP: Da aktuelle Ist-Bestände jederzeit abgerufen werden können, ist eine sofortige Aussage über die Lieferfähigkeit gegenüber den Kunden und eine genauere Fertigungsplanung möglich.  Diese Aspekte machen die Abwicklung von Unternehmensprozessen effektiver und gleichzeitig effizienter.
  • Um beim Beispiel des Lagers und der Fertigung zu bleiben, profitiert auch das Lager-/Produktionspersonal ganz konkret von den Vorzügen ergonomisch gestalteter Applikationen und Datenerfassungsgeräte. Es gibt eine breite Palette von MDEs auf dem Markt, sodass die Unternehmen je nach Zielsetzung zwischen kleinen, mittleren und großen Geräten wählen können. Für deren Hersteller ist unabhängig von der Größe wichtig, dass sie handlich und unkompliziert in ihrer Anwendung sind. Je kleiner ist das MDE, desto bedeutender wird für den Anwender die Möglichkeit, die Applikation nicht nur über das Display sondern auch über die Hardware-Tasten zu steuern. Einzelne Funktionen, wie z.B. eine automatische Fokussierung des nächsten Eingabefeldes, ersparen unnötige Klicks. All die kleinen Eigenschaften sorgen für eine gute Handhabung und einen flüssigen Arbeitsablauf. Sie erleichtern den Mitarbeitern die mobile Anwendung und ihre tägliche Arbeit erheblich.
 
Die Nutzenaspekte von mobilen Anwendungen sind sehr vielschichtig und weitreichend. Etwas Skepsis verbleibt jedoch auf Seite der Entscheider, sobald die Begriffe Web und ERP im Zusammenhang auftreten. Ähnliches gilt auch für mobile ERP-Lösungen bzw. den mobilen Zugriff auf ERP-Systeme.
 
Skepsis und Bedenken der Nutzer
 

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Bild: caniasERP Inventroy Mobile auf einem mobilen Datenerfassungsgerät.
 
Die Präsenz des Stichworts „Mobile Security“ in den Medien und Computerzeitschriften (z.B. Beitrag „Smartphone-User klagen über Adressbuch-Greifer“ von SPIEGEL ONLINE) als auch aktuelle Studien bestätigen das Diskussionspotenzial des Themas und die damit zusammenhängenden Bedenken der Anwender. Denn verlassen die Daten die Räumlichkeiten des Unternehmens, will dieses selbstredend jederzeit Herr der Lage sein. Ein banales und gleichzeitig sehr alltagsnahes Risiko ist beispielsweise der Verlust des iPhones durch einen Außendienstmitarbeiter auf dem Weg zum Kunden. Dabei ist nicht der materielle Verlust des Gerätes datenschutzrechtlich heikel, sondern die Tatsache, dass der Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten in fremde Hände gelingen kann. Der Zugriff auf die ERP-Daten über das mobile Endgerät muss also in höchstem Maße gesichert sein. In dieser Situation stehen ERP-Anbieter vor der Herausforderung, nachhaltig schützende Sicherheitskonzepte für ihre Anwender zu finden. 
 
ERP-Eigenschaften, die Ihre Daten schützen können
 
Die Wichtigkeit von Fragestellungen, die mit der mobilen ERP-Nutzung zusammenhängen, ist den Systemhäusern selbstverständlich bewusst und es wird auch tatkräftig daran gearbeitet. Jedoch sind die umgesetzten Sicherheitsanforderungen vom Anbieter zum Anbieter unterschiedlich. Im Allgemeinen sollten sich Anwender fragen, ob ihr ERP-System und die mobil genutzten Applikationen über bestimmte Eigenschaften verfügen, die den im Mobilbetrieb dringend erforderlichen Datenschutz bieten.
 
So befinden sich zum Beispiel im Falle des Geräteverlusts  bei einer vollständig webfähigen ERP-Software keinerlei Informationen aus Daten-Synchronisationsfunktionen auf dem mobilen Gerät (anders als bei offline genutzten Lösungen). Die Ergebnisse der Arbeit mit dem ERP-System über eine mobile Applikation werden ohne einen Export/Import sowie der nicht unbedenklichen Zwischenspeicherung von Unternehmensinformationen zur Echtzeit ausgeführt und direkt in die Datenbank geschrieben.
 
Des Weiteren sind die SSL-verschlüsselte Kommunikation der Anwendungen im Web oder der Einsatz des VPN-Tunnels bewährte Ansätze, die Fremdzugriffe im Datenverkehr nahezu ausschließen lassen. Auch der Integrationsgedanke spielt an dieser Stelle eine wichtige Rolle: Denn ein zentrales System, statt einer Vielzahl über Schnittstellen verbundener Software-Insellösungen, macht den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen überflüssig und reduziert somit das Sicherheitsrisiko. Diese beispielhaften Tipps aus der Praxis können gute Anhaltspunkte für Unternehmen sein, die gerade auf der Suche nach einem ERP-System sind oder sich bereits am Anfang eines Einführungsprojektes mit dem Thema des mobilen Betriebs beschäftigen.
 
Softwarehäuser stehen ihren Anwendern gegenüber in der Pflicht
 
Unbestritten bleibt, dass die Softwarehäuser grundlegende Voraussetzungen für den sicheren Umgang mit wertvollen Unternehmens-, Mitarbeiter- und Kundendaten schaffen müssen. Denn sie stehen ihren Anwendern gegenüber in der Pflicht, schon bei der Entwicklung ihrer mobilen Lösungen dem Thema der Datensicherheit eine große Bedeutung beizumessen und den zwingend notwendigen Schutz sensibler Informationen zu gewährleisten. So wird beispielsweise die webfähige caniasERP-Komplettlösung durch ihre quelloffene Systemarchitektur, Plattformunabhängigkeit sowie Integrationsphilosophie und den Leitsatz „keine lokalen Daten auf den mobilen Geräten“ den Datenschutzanforderungen gerecht. Die Applikation der IAS schafft softwareseitig optimale Rahmenbedingungen für die mobile Nutzung der ERP-Software.
 
Kundenprojekt der IAS
 
Nach der Implementierung von mobilen Applikationen für die Bereiche der Bestandsführung und Produktion bei einem neuen Kunden des IAS-Partners aus der Schweiz (PROMET AG)  im August 2012 wurden bereits insgesamt rund 40 mobile Geräte in der Schweiz und in den USA in Betrieb genommen. Die Apps werden vom Kunden in deutscher und in englischer Sprache genutzt, können jedoch – aufgrund der Software-Mehrsprachigkeit – in jede beliebige Sprache übersetzt werden.  
 
Interessierte Leser haben die Möglichkeit, caniasERP kostenlos und unverbindlich zu testen und einen Einblick in das ERP-System der IAS zu erhalten:
 
 
GRID LIST
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