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VERANSTALTUNGEN

IT-SOURCING 2019 – Einkauf meets IT
09.09.19 - 10.09.19
In Düsseldorf

IT-Sourcing 2019 - Einkauf meets IT
09.09.19 - 10.09.19
In Düsseldorf

ACMP Competence Days Berlin
11.09.19 - 11.09.19
In Stiftung Deutsches Technikmuseum Berlin, Berlin

MCC CyberRisks - for Critical Infrastructures
12.09.19 - 13.09.19
In Hotel Maritim, Bonn

Rethink! IT 2019
16.09.19 - 17.09.19
In Berlin

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ERP  Digital Display 1285992526 700

ERP- Projekte sind zeitaufwändig, teuer und riskant. Sie bieten Unternehmen Wettbewerbsvorteile, Daten für intelligente Entscheidungen und ganz neue Möglichkeiten für Wachstum. Was stimmt? Beides kann zutreffen beim Auswählen und Einführen von ERP-Systemen. 

Ein ERP-Projekt ist in erster Linie ein Team- und Organisationsprojekt und kein reines IT-Projekt; auch wenn der Anlass die Überalterung der ERP-Software ist. Neben dem Implementieren neuer Software geht es dabei auch stets darum Chancen zu erkennen, Risiken zu minimieren und die Projekt- und Investitionssicherheit zu erhöhen. 6 Tipps bereiten Ihr Unternehmen auf dieses Projekt vor und sparen Ihrer Firma Zeit, Arbeitsaufwand und somit auch Geld.

1. Holen Sie sich die schriftliche Beauftragung der obersten Führungsebene

Ohne bedingungslose Unterstützung der Geschäftsführung kann ein ERP-Projekt nicht erfolgreich sein. Sie brauchen den schriftlichen Auftrag, ein Budget und die Befugnis, sich ein Team für die ERP-Suche bzw. für das Auswahlverfahren zusammenzustellen. 

2. Suchen Sie nach diesen Mitarbeitern

Keine Person wird alleine mit den im Auswahlverfahren bevorstehenden Herausforderungen fertig. Sie brauchen Mitstreiter, die mit Überzeugung und hoher Einsatzbereitschaft das Auswahlverfahren mit Ihnen gestalten und zum Erfolg führen.

Ihre Mitstreiter sollen:

  • aus den wichtigsten Fachabteilungen stammen
  • die Geschäftsprozesse und die Bedürfnisse Ihrer Abteilungen sehr gut kennen
  • gute ERP-Erfahrungen (zumindest als Anwender) mitbringen
  • die strategische Ausrichtung des Unternehmens kennen

Offenheit, Visionsfähigkeit und Bereitschaft zur Veränderung sind weitere wünschenswerte Merkmale. Zudem sollen sie über soziale Intelligenz verfügen und mit nötiger Entscheidungskompetenz ausgestattet sein. Optimale Mitglieder des Auswahlteams finden Sie in den Abteilungsleitern oder ihren Stellvertretern.

ERP-Projekte sind zeitintensiv. Bitte verfallen Sie deshalb nicht der Versuchung, denjenigen zum Key-User zu machen, den Sie im operativen Tagesgeschäft entbehren können. Wählen Sie immer die Besten aus. Suchen Sie auch nach Lösungen, um die Key-User im operativen Tagesgeschäft zu entlasten – beispielsweise durch projektbezogene Überstunden-Regeln, Vertretungsregeln, Bonusregeln. Optional können Sie sich für Teile, oder die Dauer des gesamten Projektes einen ERP-erfahrenen Freelancer bzw. einen Moderator mit Erfahrung in Change-Projekten an Bord holen.

3. So sollte Ihr internes Marketing aussehen

Je besser alle Mitarbeiter informiert sind, umso weniger werden Sie Widersacher und Stolpersteine haben. Institutionalisieren Sie das interne Marketing und informieren Sie alle Mitarbeiter regelmäßig über

  • Ziele
  • Vorteile
  • den aktuellen Status
  • die nächsten Schritte
  • den zeitlichen Rahmen

Kommunizieren Sie von Anfang an regelmäßig und konsequent - vom Moment der Beauftragung durch den Geschäftsführer bis zum Ende der Implementierung. Schaffen Sie eine Möglichkeit für Mitarbeiter, sich in dieses Projekt einzubringen und Einwände aufzunehmen. Damit schaffen Sie gleichzeitig ein Forum um die Ängste und Sorgen der Mitarbeiter – und diese werden garantiert kommen – ernst zu nehmen. Dies ist sehr wichtig, denn Angst erzeugt Verunsicherung und Widerstand.

Die besten Hilfsmittel gegen Angst sind:

  • Verständnis
  • Freundlichkeit
  • Respekt
  • Information
  • Einbindung der betroffenen Personen, indem Sie ihnen sinnvolle Aufgaben im Projekt geben

Bei aller gebotenen Vorsicht sollten Sie zwischen Einwand und Vorwand unterscheiden. Einwände können konstruktiv sein, wo hingegen Vorwände destruktiv sind und aus Angst und Verunsicherung stammen. Selbst wenn Ihnen Vorwand oder Einwand unbegründet vorkommen, nehmen Sie es auf und blocken Sie nichts ab. Machen Sie sich keine Feinde.

4. Überfrachten Sie das Projekt nicht

Nachdem Sie die Anforderungen aller Abteilungen aufgenommen haben, sollen Sie einen Katalog erstellen. Diesen Anforderungskatalog müssen Sie zunächst neutralisieren, d.h. Sie sorgen dafür, dass eine Anforderung nur einmal vorkommt (z.B., wenn Einkauf, Vertrieb und Kostenrechnung den Bedarf für mehrdimensionale Analysen melden, so kommt dieser Bedarf nur einmal vor, nicht dreimal).

Als nächstes müssen Sie die Anforderungen gewichten und priorisieren und festlegen, ab wann Sie die Umsetzung wünschen. Gleich zum Go-Live oder einer nachgeschalteten Ausbauphase.

Unterschätzen Sie die Umsetzung Ihrer Anforderungen nicht und versuchen Sie für den Go-Live-Termin nur die Mindestanforderungen ins Projekt aufzunehmen. Den Rest können Sie in einer späteren Phase realisieren.

Ebenfalls wichtig: Priorisieren Sie Ihr ERP-Projekt und starten Sie während dieser Projekt-Phase kein weiteres umfangreiches IT-Projekt. Zwischen Kick-Off und Go Live eines neuen ERP-Systems liegen in der Regel zwischen 9 und 18 Monate. Stellen Sie in dieser Phase andere IT-Projekte hintenan oder schließen Sie diese im Vorfeld ab.

5. Definieren Sie konkrete, messbare Ziele

Vor allem am Anfang eines Projektes ist das definieren klarer Ziele nicht einfach. Denn allgemeine Wünsche wie „wir möchten ein zukunftsfähiges ERP-System einführen und Prozesse optimieren“ sind Ihnen für die weiteren Schritte keine zuverlässige Richtschnur.

Haben Sie sich für die Einführung ein neues ERP-System entschieden, leiten Sie aus den Gründen hierfür konkrete Ziele ab, wie beispielsweise:

  • Lagerartikel müssen innerhalb einer Stunde in den Versand
  • Vermeidung von Medienbrüchen zwischen Auftrag und Auslieferung
  • Beantwortung von Kundenanfragen wird um 20% verkürzt
  • Zahlen aller Rechnungen innerhalb der Skonto-Frist
  • Schnittstellen für neue Technologien (z.B. Webshop)

6. Nutzen Sie unterschiedliche Quellen und informieren Sie sich frühzeitig

Bevor Sie beginnen, sich zu informieren, ein möglicherweise überraschender Hinweis: Lassen Sie bei Ihrer nun bevorstehenden Suche und Recherche auch vermeintlich „unfachliche“ Kriterien wie „Sympathie“ und „Bauchgefühl“ in Ihre Bewertung miteinfließen. Natürlich muss Ihr ERP-Partner fachlich exzellent sein. Genauso wichtig ist es aber auch, dass Sie und Ihre Mitarbeiter im Rahmen des Projektes gut mit dem Partner zusammenarbeiten. Und hier spielen Sympathie und Vertrauen in ein Unternehmen eine wichtige Rolle.

Fachzeitschriften

Ein guter Anhaltspunkt, um sich zu informieren, sind Fachzeitschriften und Fachartikel – print und online. Hier verschaffen Sie sich einen guten Überblick über Anbieter, Systeme und den aktuellen Stand der Technik – und bekommen meist wertvolle Tipps und Tricks. Abonnieren Sie, sofern noch nicht getan, Zeitschriften und Newsletter. Sammeln Sie Whitepaper und E-Books zu diesem Thema. Meistens bekommen Sie diese im Austausch für Ihre Kontaktdaten.

Neben Fachmagazinen, die sich schwerpunktmäßig mit IT-Themen beschäftigen, haben auch die Zeitschriften Ihrer Branche ein bis zwei Mal pro Jahr einen Themen-Schwerpunkt, der sich mit IT-Lösungen beschäftigt. Meistens werden hier auch ERP-Systeme thematisiert. Verpassen Sie diese nicht oder lassen Sie sich die entsprechende Ausgabe zuschicken. Nach etwas Lektüre haben Sie ein erstes Grundgerüst, verfügen über eine grobe Vorstellung der wichtigsten Systeme und kennen auch schon die Namen des ein oder anderen Anbieters und Auswahlberaters. Hierauf können Sie aufbauen. Sprechen Sie einfach mit diesen Unternehmen. Diese Gespräche werden Ihnen sicher weiterhelfen.

Veranstaltungen und Webinare

Das gleiche gilt für Veranstaltungen und Webinare rund um ERP-Themen. Halten Sie die Augen offen und informieren Sie sich gezielt über Termine. Besuchen Sie Anbieter- oder Herstellerseiten. Kostenfreie Webinare sind eine gute Möglichkeit, um einen ersten Eindruck neuer ERP-Systeme zu bekommen. Und ganz nebenbei lernen Sie Anbieter und potentielle Partner kennen. Nutzen Sie Ihre Chance und stellen Sie Fragen.

Mit welcher Absicht Anbieter Ihnen Hilfestellungen kostenfrei geben, können wir Ihnen natürlich nicht sagen. An dieser Stelle können wir nur von uns sprechen und Ihnen sagen was wir tun und was wir uns davon erhoffen.

Präsenzveranstaltung ERP-Klartext

Für uns ist Erfahrungsaustausch aller Art sehr wertvoll. Deshalb bringen wir einmal im Jahr mehrere suchende Unternehmen zusammen, die sich noch ganz am Anfang im ERP-Projekt befinden. Losgelöst von konkreten Systemen und Namen wird hier der ERP-Einführungsprozess offen und ehrlich beschrieben – mit Chancen und Risiken. Der Inhalt dieses Beitrages basiert auf der Agenda und den Teilnehmerfragen der letzten Veranstaltungen. Mit diesem Wissen ausgestattet minimieren Unternehmen die Risiken bei ihren kommenden ERP-Projekten und erhöhen die Chancen. Für 2019 haben wir die Veranstaltungsreihe um den Aspekt CRM-Projekte erweitert zu ERP- und CRM-Klartext.

Marco NieckeMarco Niecke, technischer Redakteur, Inway Systems 

 

 

 

 

 


Ali Reza BayatAli-Reza Bayat, langjähriger ERP-Auswahlberater und Geschäftsführer Inway Systems Köln

 

 

 

 

 

 

www.inway.de
 

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