Thought Leadership
An SAP kommt dieser Tage niemand mehr vorbei. Kaum jemand, dem die Walldorfer Software-Schmiede unbekannt. Doch lohnt sich die Software für das eigene Unternehmen?
Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung – klingt sperrig und ist besser bekannt als SAP. Die Software schreibt es sich auf die Fahnen, Datensperrigkeit zu beseitigen. Die Software-Experten der mdt-Gruppe geben im folgenden Text Antworten auf einige grundlegende Fragen, die sich SAP-Interessierte vor einer System-Implementierung stellen sollten.
System – für wen?
12 Millionen Anwender spielen bereits nach den Regeln der Systemordnungshüter, jährlich kommen neue Nutzer hinzu. Damit steht SAP an vorderster Front, wenn es um die Bereitstellung von Software für Unternehmen geht. Reibungsloser Informations- und Datenfluss – ein traumhafter Zustand für Unternehmen. Doch muss es dazu unbedingt eine SAP-Lösung sein? Schlagzeilen über gefloppte Projekte machen die Runde und in der Firma des Nachbarn kommt auch keiner so richtig mit dem neuen System klar? Zur erfolgreichen Implementierung müssen Interessierte einige Voraussetzungen erfüllen.
Das System mit System
Lange mussten Unternehmen ihre Daten entweder ineffizient manuell eingeben oder kostspielig eigene IT-System entwerfen. Die verschiedenen Datenbank-Systeme der einzelnen Teilbereiche waren oft nicht miteinander kompatibel. SAP versucht diese Probleme zu beseitigen, indem es eine standardisierte Software für die unterschiedlichsten Funktionen bereitstellt. Das betrifft alle Teile des Unternehmens, vom Ein- und Verkauf über Buchhaltung und Personalmanagement bis zur Immobilien oder Anlagenverwaltung oder Verbrauchsmaterial. Je nach individueller Anforderung des Unternehmens stehen verschiedene Module bereit. Spezielle Branchenlösungen für Industrie, Banken, den Einzelhandel oder Medienunternehmen konkretisieren den Einsatz zusätzlich.
Was von dem Möglichen ist machbar?
Jan Schubert, Senior Consultant und SAP-Berater bei mdt-Gruppe, rät, sich im ersten Schritt immer auf die konkrete Ausgangsposition zu beziehen. Die Menge der scheinbar unbegrenzten Möglichkeiten beim ersten Software-Kontakt erschlägt Interessierte nahezu. Eine realistische Einschätzung der Lage sowie Eingrenzung des Arbeitsgebiets erspart später viel Ärger und Aufwand. Viele Geschäftsprozesse eignen sich zudem nicht uneingeschränkt für eine Systematisierung durch ein SAP-Modul. Gibt es beispielsweise einen Warenüberverkauf, Aufträge, die von vorausgehenden Lieferungen abhängen, oder Kunden, die bevorzugte Behandlung genießen, wird es schnell kompliziert. Fazit: Ganz ohne Menschen geht es nicht. Automation nur da, wo sie sinnvoll erscheint.
Was von dem Machbaren ist sinnvoll?
Die Frage nach dem Return-on-Investment steht bei allen Geschäftsentscheidungen an vorderster Stelle. CEOs fragen sich daher: Wieviel Zeit und Arbeitsaufwand muss investiert werden um dauerhaft eine höhere Datenqualität zu erreichen? Denn nur funktionierende Prozesse rechnen sich als Investition in der Zukunft. SAP zeichnet sich dadurch aus, dass es, sauber konfiguriert, Mitarbeiter entlastet. Diese Manpower kann dann anders im Unternehmen eingesetzt werden. Stellt sich während der Entscheidungsphase heraus, dass das ausgesuchte Modul dazu nicht taugt, steht eine nochmalige Überprüfung der Prozesse auf Sinnhaftigkeit an erster Stelle.
Höhe der Datenqualität
Als Ausgangspunkt für das SAP-System dienen die vorhandenen Unternehmensdaten. Ist die Qualität hier nicht ausreichend, kann die Software keinen reibungslosen Ablauf garantieren. Auch in einem geregelten und gut gepflegten Umfeld existieren oft fehlerhafte, unvollständige oder gedoppelte Daten: Doppelte Rechnungszahlungen oder Lieferungen sind hier möglich. Prozessverantwortliche planen daher Data Governance mit einer klaren Vergabe von Verantwortlichkeiten und Zielen sowie regelmäßige Reviews der Datenqualität bei jedem Prozessschritt mit ein. Denn nur so kann der volle Mehrwert des Systems genutzt werden.
Das trifft auch dann zu, wenn nur eine Buchung oder ein Beleg monatlich fehlläuft und es der Korrektur durch einen Mitarbeiter bedarf. Wichtige Fragen lauten hier: Fällt das Problem regelmäßig an? Wie schwer wiegt ein Fehler in diesem Prozess? Wenn CIOs Aufwand aus einer Backoffice-Abteilung herausnehmen, aber gleichzeitig eine neue Ressource im Clearing brauchen, rechnet sich das eingeführte System mit dieser Datenbasis weniger und der erhoffte Vorteil schwindet schnell.
Ist der Aufwand gerechtfertigt?
Sowohl Return-on-Investment als auch praktischer Aufwand stehen bei dieser Frage im Mittelpunkt. Entscheider ermitteln im Hinblick auf eine SAP-Einführung zunächst: Wo und wie rechtfertigt sich die Geldausgabe und der Aufwand bei der Implementierung im Alltag? Wie lange muss der Prozess fehlerfrei laufen, damit die Kosten für Entwicklung und Implementierung sich rechnen? Den Aufwand im Alltag bewerten die Experten bei der mdt-Gruppe dabei höher, da oft größere finanzielle Summen zusammenkommen. Wenn der Mehraufwand sich ausschließlich auf die Implementierung beläuft, argumentiert Jan Schubert klar für eine Automatisierung des Prozesses.
mdt-gruppe.de
