Thought Leadership
Agile und anwenderfreundliche Geschäftssoftware ist der Schlüssel zum Digitalisierungserfolg. Wichtig ist aber auch die Wahl des passenden Anbieters, der die individuellen Anforderungen und Prozesse versteht und dessen Berater sich auf unternehmensspezifische Belange einzustellen vermögen.
Die ERP-Experten von godesys haben fünf Top-Tipps zusammengestellt, auf die Unternehmen bei der Erstellung von Lasten- beziehungsweise Pflichtenheften achten sollten, um so den ERP-Projekterfolg zu sichern.
1. Vor dem Lastenheft auf eine durchdachte Projektplanung achten
Bevor es losgeht, sollten Unternehmen bedenken: Die ERP-Auswahl ist ein Projekt. Die Einführung ein anderes. Deshalb sollten sie sich an die Grundregeln für erfolgreiches Projektmanagement halten und keine ERP-Auswahl starten, solange keine Klarheit über die damit verbundenen Ziele, die zur Verfügung stehenden Mittel und die zeitlichen Vorstellungen besteht. Ist die Freigabe zur Auswahl aber erteilt und gibt es eine klare Budgetvorstellung, dann steht dem Beginn des ERP-Auswahlprojekts nichts mehr im Wege. Hinzukommt, dass ein gutes Projekt eine eindeutige zeitliche Vorgabe benötigt.
Für einen im Mittelstand üblichen ERP-Auswahlprozess ist mit mindestens drei Monaten zu rechnen. Gilt es aber, die Entscheidung für eine Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern, Intercompany-Prozessen oder aber internationalen Anforderungen zu treffen, kann die notwendige Zeitachse für eine professionelle ERP-Auswahl auch schnell auf sechs Monate anwachsen. Die generellen Prozessabläufe und Organisationsstrukturen des jeweiligen Unternehmens sollten vor dem Start eines ERPAuswahlverfahren also unbedingt bekannt sein.
2. Geschäftsprozesse und nicht Funktionen stehen im Fokus
Die erfolgreichsten Projekte sind erfahrungsgemäß immer die, bei denen sich Interessent und Anbieter gemeinsam an einen Tisch setzen und offen über die individuellen Anforderungen reden. Dabei sollten die Geschäftsprozesse ganz klar im Vordergrund stehen, und nicht die Features, denn die ergeben sich automatisch aus den Prozessen heraus. Wichtig im Anbieter- Entscheidungsprozess sind die weichen Faktoren, die kein ERP-Pflichtenheft abdeckt: Die Chemie zwischen Hersteller und Kunde muss stimmen, denn die „Ehe“ mit dem ERP-Anbieter hält durchschnittlich zumeist acht bis zehn Jahre.
Sind die Ziele klar abgesteckt, fällt es auch deutlich leichter, die fachlichen Anforderungen an das neue ERP-System festzulegen, also das ERPPflichtenheft aufzustellen. Der sicherste Weg dazu ist, dass Projektverantwortliche bereits heute im Einsatz befindliche Funktionen auflisten und diese dann Schritt für Schritt um die gewünschten Funktionen der einzelnen Fachabteilungen ergänzen.
3. Zwischen essentiellen und weniger wichtigen Projektzielen unterscheiden
Bei der Aufnahme ins Lastenheft sollten die einzelnen Funktionen auch direkt auf ihre Relevanz zur Erreichung der Projektziele überprüft und kategorisiert werden, am besten in „kritisch“ und „nice to have“. Damit nicht genug: Es muss bei jedem einzelnen Punkt auch bedacht werden, ob und inwieweit dieser Einfluss auf die Kostenschätzungen der möglichen Lieferanten haben kann. Viele Standardfunktionen werden von den meisten Anbietern erfüllt, gleichwohl sollten sie zur vertraglichen Sicherheit immer im Lastenheft aufgeführt sein. Wichtig ist an dieser Stelle, dass Unternehmen eigenständig ein Gefühl entwickeln können, welche Funktionen den jeweiligen Anbieter herausfordern. Dies wird ihnen nur gelingen, wenn beide Seiten umfassend und ehrlich kommunizieren.
4. Kurz und zielführend statt lang und ausschweifend
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Ein ERP-Pflichtenheft von mehreren hundert Seiten mit bis zu einigen tausend Fragen ist heutzutage leider eher die Regel als die Ausnahme. Dies zeugt vor allem von einem: von der Unsicherheit der Anfragenden. Mehr als die Hälfte der von godesys in einer Erhebung befragten Unternehmen hat bestätigt, dass das von ihnen zur Systemauswahl erstellte ERP-Pflichtenheft mehr als 100 Seiten umfasst. Seltene zur kostenfreien – aber bitte doch sorgfältigen – Bearbeitung überlassene Exemplare erreichen einen Umfang, der so manches großstädtische Telefonbuch vom Umfang her blass aussehen lässt. D
ie traurige Bilanz hierbei: Kein noch so großer Fragenkatalog, kein externer Rat und auch kein auf endlosen Seiten ausgebreitetes Prozessmodell oder Workflow-Diagramm sagt am Ende wirklich aus, ob die jeweiligen Anwender im Unternehmen die Software intuitiv bedienen und damit im Alltag nutzen, und nur in ganz seltenen Fällen können die im Stenogramm-Stil abgefragten Systemeigenschaften belegen, dass das anfragende Unternehmen eine benötigte Systemfunktion im Vorfeld wirklich so detailliert beschrieben hat, dass das einführende Unternehmen vertraglich auch eindeutig verpflichtet ist. Ein wichtiger Rat daher: Bitte kurz und knapp, dafür aber präzise und zielführend formulieren, statt lang und ausschweifend!
5. Auf den Inhalt kommt es an
‚Features für alle Fälle’ bringen Unternehmen nicht weiter. Die Automobilindustrie hat aus guten Gründen noch nie versucht, einen Super-Sportwagen mit einem Kieslaster zu kreuzen. Ähnlich ist es mit dem ERP-Pflichtenheft: Wenn sich Prozesse gegenseitig ad absurdum führen oder Funktionalität eingefordert und – noch schlimmer – dann teuer eingekauft wird, die mit den benötigten Geschäftsprozessen nichts zu tun hat, können keine sinnvollen, wettbewerbsfähigen Lösungen entstehen. Gute Pflichtenhefte und eventuell auch gute Berater lassen sich also nicht am Umfang des erzeugten Papiers erkennen, sondern am Inhalt. Die Vollständigkeit eines Lastenheftes sollte von allen Fachabteilungen vor Veröffentlichung geprüft werden.
Zudem sollten Unternehmen abschließend noch Kapitel zu den technischen Voraussetzungen, den zu erwartenden Useranzahlen sowie den benötigten Reporting- und Dashboarding-Funktionen aufnehmen. Querschnittsfunktionen werden von Fachabteilungen im ERP-Auswahlprozess gerne vergessen. Bei der Vorauswahl ist außerdem ratsam, dass zunächst ein Extrakt des ERPPflichtenheftes an die vorausgewählten ERP-Lieferanten verschickt wird. Projektverantwortliche und Entscheidungsträger können so deutlich schneller und einfacher eine Vorselektion treffen, welcher Anbieter sich überhaupt ernsthaft mit den spezifischen Anforderungen auseinandersetzt und auch ein ehrliches Interesse an einer gemeinsamen Zusammenarbeit hat. Auf dieser Basis sollte der Kreis auf fünf bis sechs mögliche Lieferanten eingegrenzt werden.
