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Time to UpdateDas mittelständische Unternehmen Limex Plastersysteme investierte in hochmoderne Betonwerke mit Robotertechnik und modernisierte seine IT-Infrastruktur. Heute setzt es Microsoft Dynamics AX inklusive der von der QUIS AG entwickelten Erweiterung AX.ECM 2012 ein und konnte den Umsatz in den letzten fünf Jahren nahezu um das 50-Fache steigern.

Stein auf Stein: Limex Pflastersysteme modernisiert seine IT-Infrastruktur

Lange Zeit produzierte das 1992 im Erzgebirge gegründete Unternehmen Limex Pflastersysteme seine Standardprodukte in grau. Dazu gehörten beispielsweise Hohlblocksteine, Borten oder Pflanzkübel. Das Geschäft lief gut, insbesondere als nach dem Mauerfall die Bauwirtschaft in der Region florierte. Doch aufgrund der mangelnden Investitionsbereitschaft stand das mittelständische Unternehmen 2003 vor dem Aus: Die Anwohner beschwerten sich über den Lärm der veralteten Maschinen; Prozesse und IT-Infrastruktur waren nicht mehr zeitgemäß und für die Zusammenarbeit mit modernen Baustoffketten nicht geeignet. Die Belegschaft war von 15 auf sechs Mitarbeiter geschrumpft.

Jens WeigeltJens Weigelt (Fotoquelle: Limex Pflastersysteme), der heutige Geschäftsführer, erkannte das Potenzial und riss das Ruder noch einmal herum. Er investierte in hochmoderne Betonwerke mit Robotertechnik und erweiterte das Portfolio um hochwertige Steine für Haus und Garten – in unterschiedlichen Farben und verarbeitet mit speziellen Beschichtungssystemen und Veredelungsverfahren. Inzwischen beschäftigt das Vorzeigeunternehmen 70 Mitarbeiter, der Umsatz ist in den letzten fünf Jahren nahezu um das 50-Fache gestiegen. „Voller Leidenschaft streben wir ständig nach höchster Qualität und neuestem Design unserer gesamten Produktpalette“, so die Devise von Weigelt.

Den Erfolg sichern: Der Umbau der IT-Infrastruktur

Zu den Bausteinen dieser Erfolgsgeschichte gehört die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit wichtigen Geschäftspartnern. Einer davon ist die ebenfalls im Erzgebirge ansässige QUIS AG. Sie fokussiert sich darauf, Mittelständlern ein „Rundum-Sorglos-Paket“ für ihre IT-Infrastruktur nach Bedarf zu liefern. Im Fall von Limex umfasste dieses Paket sowohl Beratung als auch Prozess- und Software-Design. Das System- und Beratungshaus implementierte die ERP (Enterprise Resource Planning)-Lösung Microsoft Dynamics AX inklusive der von der QUIS AG selbst entwickelten Erweiterung AX.ECM 2012. Außerdem führten die Berater die Fujitsu-Dokumentenscanner fi-6110 sowie weitere fi-Series-Modelle mit Imprinter ein.

Als die Spezialisten von QUIS das „Projekt Limex“ starteten, trafen sie auf eine sehr heterogene IT-Struktur. Schnittstellen und durchgängige Lösungen für Finanzbuchhaltung, Produktionssteuerung oder Warenwirtschaft fehlten. Zudem galt es, die Logistikplanung für die Speditionen mit insgesamt rund 100 Lastwagenfahrten pro Tag in das IT-System zu integrieren. Besondere Herausforderungen beim Aufbau der Lösung stellten einerseits die unterschiedlichen Kundengruppen dar – vom Großhändler über den Einzelhändler bis zum Selbstabholer. Andererseits mussten die Systeme auch dem starken Unternehmenswachstum Rechnung tragen und den neu erworbenen zweiten Standort in Thüringen und ein drittes Werk in Sachsen integrieren.

Limex Produktionsmaschine

Bild: Produktion bei Limex, hochmodern und mit Robotertechnik (Quelle: Limex Pflastersysteme)

Riccardo Sachse, Vorstand und Senior Consultant bei der QUIS AG, erinnert sich: „Wir mussten zunächst etwa 15 neue Prozessbausteine, insbesondere in den Bereichen Vertrieb, Disposition und Finanzbuchhaltung definieren und softwareseitig umsetzen, um die neue Lösung Microsoft Dynamics AX überhaupt implementieren zu können. Für eine einheitliche Datenbasis brauchten wir leistungsstarke Scanner, die sämtliche Papierdokumente wie Lieferscheine, Tourenplanungen, Paletten-Rückmeldungen oder die Eingangspost digitalisieren. Das sollte zugleich schnell und in hoher Qualität erfolgen. Nach umfangreichen Evaluierungstests haben wir uns für die Scanner der Fujitsu-Tochter PFU entschieden.“

Dauereinsatz an allen Fronten

Keine sechs Monate nach Projektstart schalteten die QUIS-Mitarbeiter die neue IT-Lösung live. In der Geschäftsleitung sowie in den Abteilungen Vertrieb, Personal, Finanzbuchhaltung, Produktion, Arbeitsvorbereitung, Einkauf und Logistik laufen seitdem alle Geschäftsprozesse über Microsoft Dynamics AX. Im zweiten Schritt begannen die IT-Spezialisten die Systeme externer Partner wie Speditionen und Fachhändler einzubinden.

In allen integrierten Bereichen bei Limex kommen der Arbeitsplatzscanner Fujitsu fi-6110 und künftig das Nachfolgemodell fi-7030 zum Einsatz. Am Posteingang an allen drei Standorten wird der größere Bruder fi-6130z mit Imprinter eingesetzt. Er kann bis zu vierzig frei definierbare alphanumerische Zeichen auf die Rückseite der gescannten Dokumente drucken und damit auch den Erfassungsnachweis der einzelnen Unterlagen erbringen. Bei Bedarf ist das originale Papierdokument im Posteingangsordner schnell auffindbar: Mit Hilfe der Volltextsuche lassen sich in AX.ECM die eingescannten durchsuchbaren PDF-Dateien über Stichworte schnell ausfindig machen. Riccardo Sachse, Vorstand und Senior Consultant bei der QUIS AG erläutert: „Das von uns entwickelte Posteingangsmodul erfasst nicht nur den Papierposteingang, sondern auch den Ausgang. Damit ist der erste und wichtigste Schritt für die Erfüllung einer rechtssicher und revisionssicheren Archivierung getan.“ 

Das Modul sorgt zudem dafür, dass Postsendungen vorsortiert, gescannt und an die zuständige Stelle weitergeleitet werden. Das spart nicht nur viel Aufwand und Zeit, sondern auch bares Geld: Der kurze Weg ins ERP-System ermöglicht Unternehmen etwa Skontoabzüge voll auszuschöpfen. Da die Finanzbuchhaltung in das System voll integriert ist, wird nach dem Scannen der Eingangsrechnung die Rechnungsnummer ausgelesen und vollautomatisch verbucht. Darüber hinaus erlaubt die Kombination von Stammdaten, Bestelldaten, Wareneingangsdaten und Rechnungsdaten eine automatisierte Vorprüfung von Rechnungen.

Scanner

Bild: Als einer der kleinsten Hochleistungsscanner auf dem Markt passt der Fujitsu fi-7030 Dokumentenscanner an jeden Arbeitsplatz. Ein weiterer Pluspunkt: Er arbeitet sehr leise, was besonders in größeren Büros wichtig ist. (Quelle: PFU (EMEA) Limited)

An einem durchschnittlichen Arbeitstag fallen insgesamt zwischen 100 und 1000 Scans an. Carmen Wolf, Prokuristin bei Limex, legte daher bei der Wahl der Scanner großen Wert auf Geschwindigkeit und Qualität: „Uns war es wichtig, dass der Scanvorgang auch bei unterschiedlichen Formaten wenig Zeit kostet und sich die Dateien schnell und einfach in unsere digitalen Prozesse integrieren lassen. Denn bei der Menge an täglichen Scans summiert sich der Aufwand beträchtlich.“

Automatisierte Ausgangsrechnung

Nachdem sich die Digitalisierung des Postein- und -ausgangs in der Praxis bewährt hatte, konnten weitere Prozessverbesserungen angegangen und umgesetzt werden. Durch zahlreiche Automatisierungen im Vertriebsprozess – vom Auftrag bis zur Ausgangsrechnung – wurden mögliche Fehlerquellen ausgemerzt und sowohl der Zeitaufwand als auch Kosten reduziert.

Mehrere Aufträge von verschiedenen Kunden werden in der Disposition zu einer Lieferung zusammengefasst, verladen und per LKW an die Kunden ausgeliefert. Der Fahrer erhält nun alle Lieferscheine sowie den Tourplan inklusive aller Entladestellen ausgehändigt. Im Lieferschein erfasst der Fahrer die Zuschläge sowie Paletten-Rücklieferungen. Die Transportdokumente werden nach Rückkehr der Fahrer gescannt und automatisch mittels Barcode den entsprechenden Aufträgen, Speditionen und Fahrern zugeordnet. Auch Besonderheiten wie Paletten-Rücklieferungen, Zuschläge und Retouren lassen sich in der ERP-Lösung erfassen. Sobald alle Daten im System vollständig vorliegen, wird automatisch aus dem Ausgangslieferschein mittels Workflow die Ausgangsrechnung gedruckt oder per Mail an den Kunden versandt.

Erfolg trotz hartem Pflaster

Limex ist es in einer wirtschaftlich schwierigen Zeit gelungen, nicht nur seine Produktpalette zu modernisieren, sondern auch die Geschäftsprozesse dahinter zu harmonisieren. Der Aufwand hat sich gelohnt: Das mittelständische Unternehmen erfüllt heute die Voraussetzungen für die Kooperation mit Großhändlern und Baumarkt-Ketten und spielt somit in der ersten Liga mit.

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