Thought Leadership
Das Management und die Ablage von ERP-bezogenen Dokumenten sind für jeden SAP-Anwender ein kritisches Thema. SAP selbst bietet hier nur eingeschränkte Funktionalitäten; deshalb hat der SAP-Partner und -Spezialist WMD geeignete Softwarelösungen für Dokumenten- und Aktenmanagement sowie Archivierung entwickelt.
Der Softwarehersteller ermöglicht mit seinen Lösungen aus der xSuite-Familie das Abbilden digitaler Arbeitsprozesse für Posteingang, Rechnungsprüfung, Bestellungen, Aufträge, Akten, Verträge und Archivierung. Die Lösungen stehen beim Kunden vor Ort, in der Cloud oder als Hybrid-Cloud zur Verfügung.
Als jüngste Entwicklung hat das Unternehmen Anfang 2016 ein Archiv für SAP zur Ablage und Recherche von Dokumenten über SAP ArchiveLink vorgestellt, das als Web-Service zur Verfügung steht. Der Recherche-Client von „xFlow Archive“ basiert auf dem SAP UI5 Framework und wurde von der SAP SE erfolgreich für SAP NetWeaver zertifiziert. Er besticht durch seine Geschwindigkeit sowie intuitive Bedienung und bietet sich damit als revisionssicherer Langzeitspeicher für beliebige Archivszenarien an. SAP-Anwender in den USA, Asien und Europa arbeiten bereits produktiv mit dem WMD-Archiv. Ganzheitlicher Blick
Vor der Ablage aber steht die tägliche Arbeit mit den Dokumenten. Jeden Tag entstehen in einem Unternehmen vielerlei Schriftstücke: aus- und eingehende Rechnungen, Bestellungen, E-Mails, Aufträge, Lieferscheine, usw. Diese vorgangsbezogenen Informationen liegen meist in der jeweiligen Fachanwendung vor und stehen nur einem begrenzten Kreis an Benutzern zur Verfügung. Damit fehlt ein ganzheitlicher Blick auf alle Informationen eines bestimmten Bereiches, um daraus inhaltliche Rückschlüsse ziehen zu können.
Vor diesem Hintergrund hat die WMD mit xFlow Folders eine neue Lösungsreihe geschaffen, die den Beschäftigten zu bestimmten Vorgängen dynamisch und statisch Akten generiert. Der Hersteller nutzt auch hier das SAP UI5- Framework. Mit xFlow Folders lassen sich Dokumente in strukturierter Form über SAP-ArchiveLink als Content Provider anzeigen und ablegen. Ein Überblick über sämtliche zugehörigen Dokumente und Vorgänge ist somit gewährleistet. Die Aktenlösungen lassen sich zudem zur Integration von Office- Dokumenten in ERP-Systeme sowie Web-Scan verbinden.
Vorgangsbezogene Akten dynamisch erstellen
Basierend auf den im SAP ERP-System gespeicherten Informationen können Akten einen „Mantel“ um definierte Vorgänge erstellen. Technisch werden alle Informationen aus unterschiedlichen Bereichen des führenden Systems gesammelt und gebündelt dargestellt. An den Akten kann der Nutzer digitale Notizen mit personengebundener Leseberechtigung anbringen. Er kann in den Notizen suchen, um eine bestimmte Information zu finden, und sie bei Bedarf auch archivieren. Durch die intuitive Bedienung und übersichtliche Darstellung von Dokumenten in Aktenform kann sowohl der Fachanwender als auch der CEO die gesuchten Informationen schnell und unkompliziert abrufen.
Mit der Aktenlösung werden grundsätzlich alle SAP-Benutzer adressiert. Spezielle Ausprägungen stehen weiterführend für bestimmte Zielgruppen zur Verfügung: In der digitalen Personalakte, können Sachbearbeiter der Personalabteilung oder autorisierte Manager alle Dokumente zu einem Mitarbeiter in einer Oberfläche innerhalb von SAP zusammenführen. Für Einkäufer, Key Account Manager, Vertrieb und Kundenbetreuer stehen mit der Beschaffungs-, Lieferanten- und Kundenakte weitere auf deren Einsatzgebiete hin konzipierte Lösungen zur Verfügung.
David Spaeth, Produktmanager bei WMD
