Warum ist der Einheitliche Ansprechpartner – so wichtig?

Immer wieder zeigen IT-Projekte, dass kein dediziertes Wissen über Abläufe im Unternehmen existiert. Ein absolut erklärbares Phänomen, denn durch die Aufteilung der Prozesse zwischen Mensch und IT, aber auch zwischen verschiedenen Abteilungen und Verantwortlichen ist schlichtweg der Überblick verloren gegangen. 

Dabei überrascht, dass dieses Problem unabhängig von der Unternehmensgröße besteht. Und es ist häufig sehr einfach zu lösen – oft hilft ein Blick von außen, um Anregungen zu geben oder Synergien zu nutzen.

Genau hier kommt der EAP – Einheitliche Ansprechpartner – ins Spiel.

Kaum ein Unternehmen hat die IT-Kompetenz an einer Stelle gebündelt. Den meisten Organisationen fehlt ein Überblick über Abläufe und Strukturen. Dieses Problem wird genau heute akut. Denn jetzt diskutieren die Verantwortlichen die Digitalisierung. Und die mit der Digitalisierung verbundene Hoffnung ist, dass die neu ausgerichteten IT-Systeme die Prozesse transparenter, einfacher, nachvollziehbarer und nach Möglichkeit auch kostengünstig gestalten.

Digitaler Wandel in Wirtschaft und Gesellschaft

Die Politiker und Unternehmensvorstände betonen in den Medien immer wieder, unsere Wirtschaft müsse „digital werden“ oder die digitale Transformation müsse „zügig vorankommen“. Sie weisen darauf hin, dass Deutschland dabei eine besondere Verantwortung zukommt. Die Bundesregierung habe innerhalb der G20-Staaten die Führung übernommen, werde bis zum Sommer eine Reihe von Digitalisierungskonferenzen organisieren und schließlich das Programm und die Themen des G20-Gipfels verantworten.

Klar ist allerdings, dass wir alle aufgerufen sind, uns dieser neuen Herausforderung zu stellen. Denn die aktuellen Diskussionen zeigen, wie skeptisch Deutschland mit Veränderungen umgeht. Doch wir müssen diesen Prozess nur richtig begleiten und die Transformation verantwortungsvoll gestalten.

Transformationsprojekte können gelingen

Die Digitalisierung ist ein evolutionärer Wandel in unserer Arbeitswelt. Und tatsächlich ist die Digitalisierung nicht ein großer Schritt, sondern besteht aus vielen ineinander greifenden kleineren Schritte und Aktionen. Dies nicht zu bedenken, führt oft zu Problemen, wenn nicht sogar zum Scheitern von Projekten. Hier bietet sich der Vergleich zu großen Bauprojekten in Deutschland an, die missglücken oder sich zeitlich verzögern. Eine Gemeinsamkeit haben sie in jedem Fall – nach Eröffnung oder Einweihung sind die Bauwerke im Vergleich zu den geplanten Kosten erheblich teurer.

Der Wechsel von unseren bisherigen Arbeitsweisen in eine digitale Welt kann dem gleichgesetzt werden!

Warum ist die Transformierung zur Digitalisierung so schwierig?

Das produzierende Gewerbe ist hier schon sehr weit. Automatismen, Roboterunterstützung und permanente Prozessoptimierung gehören zum Alltag und werden durch vorhandene Experten umfänglich bedient. Aber auch hier stehen im Zuge von Industrie 4.0 Veränderungen an. Mensch und Maschine sollen sich ergänzen. Die Digitalisierung von begleitenden Prozessen wird typischerweise bei diesen Prozessen umgesetzt:

• Bestellungen

• Auftragsabwicklungen

• Rechnungen

• Verwaltungsabläufe

• Lagerhaltung

• Und anderes

Diese Liste kann man fast unendlich fortsetzen. All das, was zu einem Geschäftsbetrieb zählt, unabhängig von der Branche oder dem Dienstleistungssektor, ist in kleine Arbeitsschritte zerlegt. Diese Arbeitsschritte wiederum sind zu Prozessen zusammengefasst und verteilen sich auf diverse Abteilungen und somit ganz klar auch auf Menschen, die diese Prozesse beherrschen.

Das Wissen rund um Prozesse und Abläufe geht verloren

Nun galt jahrelang die IT-Technologie als Motor für die Optimierung der Abläufe in Unternehmen.Heute sind die täglichen Arbeitsvorgänge in allen kaufmännischen Bereichen und der Verwaltung ohne IT-Unterstützung nicht mehr zu bewältigen. Das ist die positive Seite. Die negative Seite ist, dass nach meiner Beobachtung kaum noch eine Person die tatsächlichen durchgängigen Arbeitsvorgänge kennt.

Beispiele sind:

– Wie erfolgt die Abwicklung eines Auftrages?

– Welchen Weg nehmen Rechnungen im Unternehmen?

Dies sind nur zwei Beispiele mit enorm vielen Arbeitsschritten. Wichtig ist auch die Größe des Unternehmens. Im Vergleich zu einer kleinen Organisation bleiben bei einem Konzern die eigentlichen Arbeiten zwar gleich, entscheidend ist aber, wie viele Bereiche an einem Prozess oder einer Entscheidung beteiligt sind. Auch wenn jetzt der Einwand kommt, alle Arbeitsschritte seien dokumentiert, stellt sich die kritische Frage: „Sind sie das wirklich?“ Nach den Vorgaben der Finanzbehörden sollte zumindest der Rechnungsprozess gemäß der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Digitalisierung) beschrieben sein. Interessant ist, dass Unternehmen dies vernachlässigen. Zugegeben, die Lösung kann sehr einfach sein. Durch den Einkauf eines Beraters verlagern die Verantwortlichen die Probleme nach außen. Der Berater untersucht gezielt für dieses eine Projekt die notwendigen Arbeitsschritte und transferiert diese von einer analogen Verarbeitung in eine digitale und automatisierte Lösung. Für einen kleinen Bereich innerhalb einer Organisation ist die Transformation vollbracht.

Aber dies bedeutet auch:

• Die Transformation hat nur für ein gezieltes Projekt stattgefunden

• Synergien, die sich rechts und links auftun, werden nicht beachtet

• Das Wissen um den Prozess befindet sich bei den externen Unternehmen. Auch wenn diese das Projekt mit einer Dokumentation begleiten, sind die Details in den Köpfen derjenigen, die das Projekt umgesetzt haben und somit nicht bei den Mitarbeitern im Unternehmen

Das Wissen ist, wenn überhaupt, nur noch in Bruchstücken im Unternehmen vorhanden. Hieraus das große Ganze zu entwickeln oder zumindest ein vollständiges Puzzle der Arbeitsschritte vorliegen zu haben, ist für die digitale Transformation von elementarer Bedeutung. Was kann man verbessern? In zwei Projekten versuchen wir gemeinsam mit einem Einheitlichen Ansprechpartner – „EAP“ – diesen Teufelskreis zu durchbrechen.

Die Leitlinie beider Unternehmen ist: Wir wollen die Digitalisierung!

In beiden Fällen wurde damit begonnen, den bestehenden Prozess, der sich zum Teil elektronisch, also über mehrere Software-Applikationen, diverse Abteilungen und somit auch über eine Vielzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bewegt, zu untersuchen. Hierbei haben wir zunächst den Prozess aus Managementsicht skizziert. Danach wurde die Dokumentation durch die operative Ebene geprüft. Mit diesen zum Teil erheblichen Abweichungen entstand ein Fachkonzept, das wir nun umsetzen. Begleitet wurde der Prozess durch einen zentralen Verantwortlichen für die Digitalisierung, eben dem EAP. Er diente in beiden Projekten als Bindeglied vom Management bis zur Umsetzung in den Abteilungen und wurde extern unterstützt. Ein positives Beispiel, das die Wichtigkeit des EINHEITLICHEN ANSPRECHPARTNERS für die Umsetzung von Projekten der Digitalisierung unterstreicht. Mit dieser Methodik können wir die Digitalisierung in der Wirtschaft realisieren.

Autor: Stefan Luther, Senior Projektmanager, Alos GmbH