SAP und die E-Rechnungspflicht: Jetzt ist Handeln gefragt

Rechtzeitig planen? Was die elektronische Rechnung angeht, sind in Deutschland viele Unternehmen von einer guten Vorbereitung weit entfernt.

Dabei wird es am 1. Januar 2027 ernst mit der Pflicht zum Versand von E-Rechnungen. Was Unternehmen, speziell SAP-Anwender, jetzt tun sollen.

Der Austausch elektronischer Rechnungen kommt hierzulande nicht als Big Bang, sondern eher auf leisen Füße daher: seit 1. Januar 2025 im B2B verpflichtend, aber nur für die Empfangs-, nicht die Versandseite, mit Übergangsfristen und einer Reihe von Ausnahmen. Der entscheidende Umstellungsdruck wird erst zum kommenden Jahreswechsel mit der Pflicht zum Versand entstehen.

Aus genau diesen Gründen ist die E-Rechnung noch weit davon entfernt, das führende Rechnungsformat im Geschäftsalltag zu sein, vorherrschend sind noch immer PDF- oder sogar Papierrechnungen. Bei vielen Kunden der xSuite liegt der Anteil eingehender E-Rechnungen nach wie vor im niedrigen einstelligen Bereich oder sogar bei nahezu null. Eine Umfrage des Softwareherstellers vom Oktober 2025 ergab außerdem, dass nur knapp ein Viertel der befragten Unternehmen überhaupt bereits in der Lage ist, E-Rechnungen zu versenden. 

Bereits seit Januar 2025 gelten Papier und PDF als „sonstige Rechnungen“, die E-Rechnung ist das gesetzlich anerkannte und primäre Rechnungsformat. Zur Zeit gilt noch eine Übergangsfrist, in der „sonstige Rechnungen“ noch angenommen werden dürfen. Diese Frist endet zum Jahreswechsel 2026/2027. Ab diesem Zeitpunkt ist nur noch die E-Rechnung ein zulässiges,  vorsteuerabzugsfähiges Format. Wer weiterhin PDF-Rechnungen annimmt und verarbeitet, riskiert den Verlust des Vorsteuerabzugs  – dem möchte sich kein CFO freiwillig und ohne klare Übergangsstrategie aussetzen. Allein dies wird dafür sorgen, dass der Anteil der E-Rechnungen gegen Jahresende wirklich sprunghaft steigen wird. Im Übrigen hat die Empfangsseite die Verpflichtung zu prüfen, ob die eingehende E-Rechnung korrekt, konform und vollständig (und damit zum Vorsteuerabzug berechtigt) ist.

To-Dos für beide Seiten 

So gut wie jedes Unternehmen versendet und empfängt gleichermaßen Rechnungen. Deshalb ist nun zum einen dafür zu sorgen, dass gesetzeskonforme E-Rechnungen aus der SAP (ERP) Lösung heraus so einfach wie ein PDF verschickt werden können – ein nicht zu unterschätzender Umstellungsaufwand, da Formate, Prozesse und Systeme angepasst werden müssen. Zum zweiten sollte eine Software vorhanden sein, die verlässlich prüft, ob die Eingangsrechnung korrekt ist, da allein der Empfänger das (finanzielle) Risiko für deren Konformität trägt (Vorsteuerabzug!). Sie sollte zudem ausreichend skalierbar für ein demnächst stark steigendes Dokumentvolumen sein.

Viele haben zwar schon eine dedizierte Invoice@Adresse eingerichtet sowie spezialisierte Erweiterungen, um definierte E-Rechnungsformate nach SAP zu übertragen. Was jedoch häufig fehlt, ist ein stabiler, automatisierter und skalierbarer Prozess. Prüfung, Verarbeitung und Archivierung der E-Rechnungen müssen in klar definierten, revisionssicheren Prozessen verankert sein – idealerweise direkt in der SAP-Finance-Landschaft und so, dass Clean-Core-Vorgaben und künftige S/4HANA-Strategien nicht verletzt werden.

Handlungsstrategien für Versender

Der erste Schritt besteht darin, die eigenen Versandprozesse wirklich zu verstehen. Wo überall entstehen Rechnungen? Im klassischen SAP SD-Prozess, im FI-Modul, über Webshops oder durch angeschlossene Drittsysteme? Alle relevanten Mandanten, Buchungskreise, EDI-/IDoc-Schnittstellen, Formulare und Vorsysteme sind sauber zu erfassen, um ein konsistentes, Clean-Core-kompatibles Zielbild für die E-Rechnung zu entwickeln. 

Im Folgenden ist zu prüfen, wo Ausnahmen gelten und ob ein gestaffelter Roll-out sinnvoll ist. So sind Rechnungen unter 250 Euro, internationale Geschäftsfälle, B2C-Szenarien oder Fahrscheine von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Ein stufenweises Vorgehen reduziert die Komplexität und erleichtert die Einführung. 

Beide Vorarbeiten funktionieren nur richtig, wenn man frühzeitig startet und ausreichend Puffer einplant (dritte Handlungsstrategie). Denn je näher 2027 rückt, desto knapper werden die verfügbaren Kapazitäten – sowohl intern als auch bei Implementierungspartnern, Steuerbüros oder Softwareanbietern. Schließlich sollten auch die Kunden frühzeitig ins Boot geholt und in die Testphase mit einbezogen werden. Rechnungsaustausch ist eine bilaterale Angelegenheit und nur dann erfolgreich, wenn beide Seiten vorbereitet sind. 

… und für Empfänger 

Angesichts der Vorarbeiten beim Versand wird die Empfangsseite gelegentlich unterschätzt, dabei liegt hier das eigentliche Risiko, Stichwort Verantwortung der Prüfung auf Konformität und Vorsteuerabzug.

Softwarelösungen für Rechnungseingang gibt es viele, aber sind sie skalierbar, d. h. auch bei hohem Volumen stabil, sicher und auditierbar? Können sie E-Rechnungen automatisiert auslesen, validieren und in SAP weiterverarbeiten? Gibt es geeignete Workflows, die unterschiedliche Fachbereiche einbinden? Falls nicht, gerät man bei der Umstellung schnell in den Rückstand. 

SAP-Anwenderunternehmen sollten daher die Integration von E-Rechnungsformaten, Workflow-Tools und Validierungslogiken gezielt im Zusammenspiel betrachten. Zielbild sollte nicht ein „digitales Abtippen“ der E-Rechnung sein, sondern ein weitgehend automatisierter Prozess, bei dem ein Dokument im Idealfall „touchless“ bis zur Verbuchung und Freigabe geführt wird und nur Auffälligkeiten und Ausnahmen in einen gesonderten Klärungsworkflow gehen.

Die Lösung sollte ferner eine Prüfung auf EN-16931-Konformität sicherstellen und sauber dokumentieren. Insbesondere in SAP-Landschaften bietet es sich an, Validierung, Verarbeitung und Archivierung in einem durchgängigen, auditfesten Prozess zu bündeln – statt einzelne Prüfschritte manuell oder in separaten Tools zu erledigen. Lösungen, die SAP-nativ arbeiten und Clean-Core-Anforderungen erfüllen, erleichtern es, Prüfketten dauerhaft stabil und upgradefähig zu halten. Ebenso wichtig neben diesen technischen Fähigkeiten sind eine klare Verantwortungskette in den Fachbereichen und eine Dokumentation, die auch Jahre später noch nachvollziehbar ist.

Passender Dienstleister, passende Software

Wer erst im Herbst 2026 mit der Umsetzung beginnt, macht sich kein schönes Weihnachtsgeschenk. Alle Vorbereitungsschritte müssen dann unter hohem Zeitdruck stattfinden und freie Implementierungspartner und SAP-Consultants sind ohnehin nicht mehr greifbar, da sie zudem mit S/4HANA-Umstellungen und Clean-Core-Initiativen beschäftigt sind.

Der Dienstleister ist eine Sache, die Software eine andere. Konformitätsprüfung und Skalierbarkeit als wesentliche Merkmale einer Eingangsrechnungslösung wurden bereits beschrieben. Wenn diese zudem in der Lage ist, E-Rechnungen zu versenden, haben SAP-Kunden beide Funktionen in einem System. Diesem Gedanken folgend, ermöglicht die xSuite Group mit ihrem Produkt xSuite eDNA (electronic Document Network Adapter) inzwischen zusätzlich den Versand von Debitorenrechnungen aus SAP SD in XML-Formaten (konform mit EN 16931). Dabei handelt es sich um eine cloudbasierte E-Rechnungsplattform, die als Schaltzentrale zwischen SAP und globaler E-Rechnungswelt fungiert. Sie ist sowohl in SAP S/4HANA als auch in SAP ECC einsetzbar. 

Ausgangs- als auch Eingangsprozesse harmonisieren und standardisieren – Clean Core-konform, upgradefähig und anschlussfähig an zukünftige Entwicklungen wie Meldesysteme oder KI-gestützte Prüfungen: Mit diesem Konzept verspricht der Hersteller SAP-Kunden eine hinreichende Vorbereitung auf den Stichtag 1.1.2027.