Praktische Tipps zur Optimierung des Workforce-Managements

Mobile Applikationen auf Smart Devices bieten viele Möglichkeiten für das Vorantreiben von Innovationen: von der Etablierung neuer Geschäftsmodelle bis zur Optimierung von Außendiensttätigkeiten. Ihre Stärken entfalten mobile Applikationen gerade im Workforce-Management.

Die weltweite Anzahl mobiler Verbindungen liegt laut der GSMA, der Industrievereinigung der Mobilfunkanbieter, aktuell bei rund 8,5 Milliarden, mit jährlichen Steigerungsraten von 5 Prozent. Für Unternehmen werden mobile Applikationen zunehmend zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor, wenn sie zu einer positiven Umsatzentwicklung und effizienteren Geschäftspro-zessen führen. Von vielen Vorteilen profitiert ein Unternehmen vor allem, wenn es einen Mobile-zentrierten Ansatz im Workforce-Management wählt. Gerade für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern in unterschiedlichen Rollen – von Vertrieblern bis zu Servicetechnikern – ist ein solcher Ansatz unverzichtbar. Sie sind in immer stärkerem Maße abhängig von modernen mo-bilen Geräten, um produktiv zu bleiben.

Mobile Applikationen auf Smart Devices ermöglichen etwa eine bessere Einsatzplanung und Kostenkontrolle, die Optimierung von Lieferprozessen und Materialverfügbarkeit oder die einfachere Kommunikation mit den Mitarbeitern. Mit Außendienstlern, die ihre Aufgaben schneller als jemals zuvor erledigen, können Unternehmen nicht nur die Kundenbindung erhöhen, sondern in gleicher Zeit auch mehr Kunden betreuen. Das damit verbundene Potenzial für Vertrieb und Umsatz liegt auf der Hand.

Aber wie können Unternehmen die Vorteile mobiler Applikationen im Workforce-Management nutzen? Sechs praktische Tipps helfen bei der Implementierung mobiler Technologien und der Workforce-Management-Optimierung:

Identifikation der Anwender und ihrer Anforderungen 

Mobile Lösungen sind vielfältig, ein „One-size-fits-all“-Konzept hilft nicht weiter. So differieren zum Beispiel die mobilen Anforderungen der Vertriebsmannschaft erheblich von denjenigen der Servicetechniker, und es ist wichtig, dass die unterschiedlichen Aufgaben und Bedürfnisse von Anfang an berücksichtigt werden. Das heißt, es ist zunächst zu ermitteln, welche Außendienstmitarbeiter von einem Mobile-Konzept profitieren, zum Beispiel in den Bereichen Vertrieb, technischer Support oder Kundenservice, und wie mobile Lösungen auf ihre konkreten Bedürfnisse zugeschnitten werden müssen.

Beteiligung der Endanwender am Design-Prozess

Bereits zu Beginn einer App-Entwicklung sollten IT, Fachabteilungen und Endanwender eng zusammenarbeiten. Das heißt zum Beispiel, dass die Außendienstmitarbeiter, die mobile Apps nutzen, ihren Input zu Design, Workflow-Spezifizierung und Frontend-Funktionen liefern, während die IT die technischen Aspekte abdeckt. Wenn Endanwender von Anfang an Input ge-ben können, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass eine Lösung ihren Erwartungen und Anforderungen entspricht. Zudem erleichtert und beschleunigt eine solche Vorgehensweise letztlich die Einführung neuer Technologien.

Vermeidung von Komplexität 

Der Fokus sollte auf der Erfüllung der User-Anforderungen und der Konzeption einfach zu nutzender Apps liegen. Die Gefahr einer hohen Komplexität ist immer vorhanden, da es verlockend klingt, Apps zu implementieren, die viele Funktionen für das Workforce-Management bieten. Das Ergebnis sind dann aber Apps, die nicht effizient sind und den Job der Außendienstmitarbeiter auch nicht erleichtern. Folglich müssen Priorisierungen vorgenommen werden, die einzig und allein dem Ziel dienen, das Business durch Optimierung der Außendiensttätigkeiten positiv zu beeinflussen und den Arbeitsalltag des Anwenders zu vereinfachen. So sollte es eine gute App dem Anwender ermöglichen, Aufgaben mit zwei oder drei Gesten durchzuführen.

Investition in moderne Technologien

Unabdingbar ist die Investition in moderne Infrastrukturen, Plattformen und Architekturen. Apps für den Außendienst basieren auf dem Austausch von Informationen, die unterwegs gewonnen werden, mit vorhandenen Business-Systemen. Mobile Apps können mit diesen Systemen unter Verwendung eines Cloud-basierten mobilen Backends als Abstraktionslayer verbunden werden. Eine zentralisierte Backend-Konnektivität ermöglicht eine größere Produktivität und bietet zudem einen besseren Überblick über den gesamten App-Entwicklungs-Lifecycle. Hierfür sind oft flexible Infrastrukturen und Architekturen erforderlich, mit denen schnell auf sich ändernde Anforderungen reagiert werden kann.

Vor allem auch der Einsatz von aufkommenden Technologien wie dem Internet of Things (IoT), dem Maschinellen Lernen oder anderen Anwendungen der Künstlichen Intelligenz (KI) sollte in Betracht gezogen werden. Sie bieten bei Außendienst-Workflows Vorteile wie eine zusätzliche Informationsbereitstel-lung und eine höhere Automatisierung.

Darüber hinaus dürfen auch moderne Cloud-basierte Infrastrukturen, Container-basierte Plattformen und Microservices-Architekturen nicht außer Acht gelassen werden, da sie die Agilität steigern und Innovationen beschleunigen, indem sie eine schnellere Bereitstellung und bessere Verwaltung heutiger Software-Applikationen unterstützen.

Berücksichtigung kontinuierlicher Veränderungen

Apps müssen angesichts häufig wechselnder Mitarbeiter, Aufgaben und Prozesse leicht anpassbar sein. Nur so ist ein langfristiger Investitionsschutz gegeben. Plattform-Technologien, die eine Cloud, Application Programming Interfaces (APIs) und leichtgewichtige Frameworks beinhalten, können in Kombination mit agilen Entwicklungs- und Bereitstellungsansätzen die Flexibilität von mobilen Apps steigern, um mit sich ändernden Geschäftsanforderungen Schritt zu halten.

Messung des Erfolgs

Nicht zuletzt ist festzulegen, welche neuen oder kumulativen Key Performance Indicators (KPIs) und Metriken verwendet werden können, um den Erfolg der „Mobilisierung“ des Workforce-Managements als Teil der gesamten Mobile-App-Strategie eines Unternehmens zu messen. Unternehmen müssen erkennen können, welche Ergebnisse relevant und quantifizierbar sind und in welchen Bereichen Prioritäten zu setzen sind. Auf dieser Basis können Implementierungen vorangetrieben werden, die dem Unternehmen und den einzelnen Mitarbeitern nutzen und generell das Vertrauen in künftige mobile Initiativen stärken.

Das mobile Workforce-Management verfolgt das Ziel, die Mitarbeitereffizienz und die Customer Experience zu verbessern und letztlich zum Geschäftserfolg beizutragen. Mobile Applikationen ermöglichen eine schnellere Informationsbeschaffung und -nutzung – sowohl im Außendienst als auch im Back-Office. Erfolgt die Implementierung mobiler Apps mit hohem Praxisbezug, ist die Basis geschaffen, um ein vernetztes, kollaboratives Workforce-Management unternehmensweit zu etablieren.

Autor: Clare Grant ist Director Vertical Market Solutions bei Red Hat