Systemlandschaften modernisieren – nur wie?

Kaum etwas ist so eng verbunden mit Wandel wie die Digitalisierung. Das hohe Tempo führt dazu, dass einst neu eingeführte Systemlandschaften schnell wieder als überholt gelten. Doch veraltete Systemlandschaften gefährden die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen.

Wie also in einer sich permanent verändernden digitalen Welt immer auf dem aktuellen Stand bleiben? Die Lösung: Den großen Sprung durch viele kleine Schritte ersetzen. Wie das funktioniert, erklären Jonas Klinger und Armin Meraner, Senior Consultants bei elaboratum, in einem Gastbeitrag. 

IT-Systemlandschaften in Unternehmen oder gar Konzernen lassen sich natürlich nicht von einem Tag auf den anderen austauschen. Doch ist die immens große Skepsis gegenüber der Einführung neuer Systeme tatsächlich berechtigt? Oft führt sie dazu, dass zu lange an einer veralteten IT-Struktur festgehalten wird. „Never change a running system“ kann keine zukunftsfähige Lösung sein. Darunter leidet die Wettbewerbsfähigkeit, da veraltete Systemlandschaften unter anderem folgende Probleme mit sich bringen: 

• hohe Betriebskosten und fehlende Releasefähigkeit
• ineffiziente und langwierige Weiterentwicklungen
• langsame und fehleranfällige Prozesse
• verzögerter Markteintritt mit Produkten, die auf den Systemen beruhen
• Unvermögen, fachliche Anforderungen effizient abzubilden
• Verhinderung von Potenzialausschöpfung und Innovationen
• fehlende Skalierbarkeit

Weist Ihr System zu viele dieser Knackpunkte auf, führt diese Negativspirale im schlimmsten Fall dazu, dass Sie uneinholbar hinter Ihrem Wettbewerb zurückbleiben und durch stagnierende oder sogar sinkende Umsätze, bei gleichzeitig steigenden Maintenance-Ausgaben, irgendwann handlungsunfähig werden. Fließt das komplette Budget in die Instandhaltung, bleibt die Optimierung auf der Strecke, während die Konkurrenz nicht schläft und davoneilt. 

Doch gerade in etablierten Unternehmen weisen historisch gewachsene Systemlandschaften oft eine hohe Komplexität auf. Startups werden oft um deren technologischen Vorsprung, Flexibilität und Agilität beneidet. Dabei ist dieser Vergleich nur bedingt zutreffend. Es ist unstrittig, dass gerade Startups auf der grünen Wiese beginnen können, keinerlei Altlasten berücksichtigen müssen und die Möglichkeit haben, mit einem frischen Mindset schlanke Prozesse aufzusetzen. Sobald Startups jedoch eine kritische Unternehmensgröße überschreiten, kämpfen sie mit den gleichen Herausforderungen wie etablierte Unternehmen.

In den letzten Jahren sind über alle Branchen hinweg die Anforderungen an eine IT-Systemlandschaft stark gestiegen und somit muss es das Ziel sein, eine moderne IT-Architektur aufzubauen, die zu ihrer Unternehmensgröße passt und flexibel sowie effizient ihre individuellen Anforderungen abbildet.

Welche Faktoren führen zum Erfolg? 

Die großen Marktführer machen es vor: Selten tauschen sie direkt komplett ganze Systeme aus, sondern nehmen kontinuierlich Veränderungen und Optimierungen mit vielen kleinen und größeren Einzelschritten vor. Das Wichtigste: In dieser ständigen Weiterentwicklung bleiben sie konsequent am Ball.

Was sind die Top-Erfolgsfaktoren für einen möglichst reibungslosen Projektverlauf beim Ablösen der IT-Infrastruktur? Unsere Erfahrung sagt: Mindset, ein exzellentes Projektmanagement und ein erprobter Prozess.

1. Veränderung beginnt im Kopf

Zum Faktor Mindset gehört der Mut zur Veränderung. Widerstand äußert sich hier am häufigsten in Aussagen wie „So haben wir das immer schon gemacht“ oder „Bislang hat es doch auch funktioniert“. Die Skepsis gegenüber Veränderung gilt es bereits früh im Prozess durch starke Argumente für eine Erneuerung der Systemlandschaft zu ersticken. Begleitendes Changemanagement für Führungskräfte und konsequente Weiterentwicklung über das Projekt hinaus steigern die Akzeptanz und das Verständnis für den Bedarf einer zukunftsfähigen IT-Systemlandschaft. Zudem erfolgsentscheidend: Dass das Top-Management an einem Strang zieht und Unternehmens- und IT-Strategie aneinander ausgerichtet sind. Nur so kann eine klare Fokussierung ohne Überforderung der Kapazitäten durch zu viele parallele Großprojekte sichergestellt werden.

Teil des Mindsets ist es auch, den Mitarbeitern Angst vor Fehlern oder dem Scheitern zu nehmen und sich anhand eines iterativen Ansatzes (z.B. MVP) dem Erreichen des Business Values bereits in einer frühen Projektphase anzunähern. Auch durch den Einsatz von bestehenden Technologien kann die Time-to-Market signifikant verkürzt werden, im Gegensatz zu oft aufwändigen Eigenentwicklungen oder Individuallösungen. Offenheit, Akzeptanz und Vertrauen im Einsatz von Dritt-Systemen sind hier eine Grundvoraussetzung.

2. Das Projektmanagement fest im Griff

Der zweite Faktor für eine erfolgreiche Ablösung der veralteten IT-Struktur ist ein exzellentes und erprobtes Projektmanagement. Ausschlaggebend sind dabei das Stakeholdermanagement für eine reibungslose Zusammenarbeit sowie das Anforderungsmanagement zur effizienten Gestaltung von Prioritäten und Meilensteinen. 

Des Weiteren braucht es eine kollaborative und enge Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Parteien (Fachbereiche, IT, Legal, Dienstleister o.Ä.), um eine einheitliche Richtung zu verfolgen und abteilungsübergreifende Meilensteine planen und einhalten zu können. Auch bei der Priorisierung muss Einstimmigkeit herrschen und nach Businessrelevanz vorgegangen werden. Isolierte Entscheidungen können den gesamten Projekterfolg gefährden und eine Lawine von Verzögerungen auslösen.

3. Erprobte Prozesse für neue Tools 

Die Notwendigkeit eines erprobten Prozesses erklärt sich aus den vielen verschiedenen Fallstricken und Fehlern, die bereits in der Planung und noch vor dem Start der Umsetzung des IT-Relaunches entstehen können. Durch einen erprobten Prozess wird ein effizienter Ablauf des Projektes sichergestellt, um mit allen Stakeholdern an einem Strang zu ziehen und die Meilensteine zu gegebenen Zeitpunkten zu erreichen. Aus unserer langjährigen und heterogenen Projekterfahrung hat sich folgendes Vorgehen auf dem Weg zum technologischen Update als erfolgsversprechend herauskristallisiert:

Fazit

Mit dem Festhalten an veralteten Systemen können auch hochrentable Unternehmen ihre Wettbewerbsvorteile verspielen und ihre Marktposition an die Konkurrenten oder disruptive Startups verlieren, die ihre Wertschöpfungskette schneller und effizienter an sich verändernde Marktbedingungen adaptieren können. Unternehmenslenker müssen erkennen, dass sich die Investments auf lange Sicht lohnen. Auch können kontinuierliche Anpassungen auf lange Sicht verhindern, dass ein großer allumfassender IT-Systemwechsel notwendig wird. 

Jonas Klinger ist Senior Consultant bei elaboratum, https://www.elaboratum.de/

Armin Meraner ist Senior Consultant bei elaboratum, https://www.elaboratum.de/