Intelligente Automatisierung

Mit Kollege Softwareroboter gegen den Fachkräftemangel

Qualifizierte Mitarbeitende sind rar, und der Fachkräftemangel befindet sich auf einem Allzeithoch. Im produzierenden Gewerbe haben schon lange Roboter Einzug gehalten, um Facharbeitende zu unterstützen und zu entlasten. Doch auch abseits der Produktion sowie in daten- und dokumentenintensiven Branchen und Abteilungen können sie einen wichtigen Beitrag leisten – als Softwareroboter.

In den letzten Jahren haben wir enorme Innovationsschritte bei Künstlicher Intelligenz und Automatisierungstechnologien gesehen. Dennoch werden Roboter in vielen Arbeitsbereichen auch in naher Zukunft noch nicht völlig übernehmen können. Wir werden auch weiterhin gut ausgebildete Mitarbeitende brauchen, um strategische Entscheidungen zu treffen, kreative Ideen zu entwickeln und empathische Kundeninteraktionen zu ermöglichen.

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Fragen, die sich Unternehmen angesichts des Fachkräftemangels auf jeden Fall stellen sollten, ist: Setze ich meine bestehenden Teams effizient ein? Mit welchen Aufgaben verbringen sie Tag für Tag einen Großteil ihrer Zeit, und könnten manche dieser Tätigkeiten auch an „digitale Kollegen“ ausgelagert, sprich automatisiert werden?

Wo Softwarebots Kollegen zur Hand gehen können

Ist der Kundenservice zum Beispiel vor allem damit beschäftigt, Kundendaten aus unterschiedlichsten Kommunikationskanälen zu erfassen, statt Kunden zu betreuen und die Customer Experience zu verbessern? Müssen Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung aufwendig Daten von Dokumenten in Systeme übertragen, statt Prozesse zu überwachen? Die Liste möglicher Szenarien mit Optimierungsbedarf lässt sich je nach Branche beliebig fortsetzen. Als Automatisierungskandidaten kommen dabei meist Anwendungsfälle mit einem hohen Transaktionsvolumen und repetitive sowie regelbasierte Prozesse infrage, die sich mit Automatisierungstechnologien abbilden lassen und deren Abwicklung manuell viel Zeit in Anspruch nimmt.

Es kann nur einen geben? Nicht bei der Automatisierung!

Insbesondere für hochvolumige Teilprozesse bietet sich der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) an. Bei dieser Automatisierungstechnologie leihen Softwareroboter Mitarbeitenden – im übertragenen Sinne – ihre Hände. Das Besondere: Diese digitalen Helfer operieren genau wie ihre menschlichen Kolleginnen und Kollegen auf der Ebene der Nutzeroberfläche. Dadurch sind sie schnell einsetzbar und ermöglichen zudem die Einbindung von Bestandssystemen, für die keine modernen Schnittstellen verfügbar sind. So können Unternehmen ihre Automatisierungsinitiativen schneller vorantreiben. Gepaart mit KI- basierten und Machine-Learning-Anwendungen sowie Intelligent-Automation-Lösungen für das Workflow Management lassen sich außerdem umfassende und komplexe Prozesse wie Vertragsfreigaben samt Korrekturschleifen vollständig automatisieren. So können Unternehmen Schritt für Schritt die Vision der Ende-zu-Ende-Automatisierung realisieren.

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Ordnung ist das halbe Leben, oder: Es braucht eine Single Source of Truth

Auch wenn kreatives Chaos in dem Ruf steht, gute Ideen zu fördern, braucht es insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Softwarerobotern und Automatisierungstechnologie ein gewisses Maß an Ordnung. Was das bedeutet? Laut eines Reports von Okta setzen Unternehmen durchschnittlich 187 Anwendungen ein, wobei ein Großteil dieser Anwendungen über eigene Datenrepositories verfügt. Damit es in hybriden und Cloud-Infrastrukturen nicht zu Chaos und Silobildung kommt, braucht es in einem ersten Schritt eine Single-Source-of-Truth, z. B. in Form einer Content Services Plattform, auf der über Schnittstellen alle Unternehmensinhalte und -daten gebündelt werden. So können Automatisierungslösungen jederzeit auf alle relevanten und aktuellen Daten zugreifen und Arbeitsabläufe ohne Prozessbrüche durchgehend abgewickelt werden. Content-Services- Lösungen bieten dabei neben den klassischen ECM-Funktionalitäten für das Management von Daten und Inhalten auch abteilungsspezifische Lösungen und Automatisierungstool auf einer integrierten Plattform. Das erleichtert das Management und die Wartung der Lösungen.

Fachkräftemangel auch in der IT: Low-Code- und No-Code-Anwendungen

Mit der Automatisierung sollen Beschäftigungsengpässe überwunden werden. Eine große Herausforderung dabei ist jedoch, dass auch die IT-Abteilungen, die maßgeblich die Umsetzung planen und verantworten, chronisch unterbesetzt sind. Laut Bitkom fehlen in Deutschland aktuell 137.000 IT-Fachkräfte. Es ist also auch in diesem Bereich Effizienz beim Einsatz der Ressourcen gefragt. Um den Entwicklungsaufwand gering zu halten, heißt die Devise daher konfigurieren, statt programmieren. Low- und No-Code-Plattformen bieten vorgefertigte Lösungen für das Management und die Automatisierung von Content-Prozessen, die sich mit wenigen Klicks an die spezifischen Anforderungen von Unternehmen anpassen lassen. Das bedeutet Schnelligkeit im Rollout und einen beschleunigten ROI bei geringerem Personaleinsatz.

Fazit

Nicht jeder Fachkräfteengpass lässt sich mithilfe von Automatisierung schließen. Wenn Unternehmen diese Technologie jedoch geschickt einsetzen, Use Cases im eigenen Betrieb identifizieren und eine einheitliche Datenbasis als Voraussetzung für die Automatisierung schaffen, können bestehende Teams und Ressourcen deutlich effizienter eingesetzt werden. Außerdem werden Mitarbeitende von den immer gleichen eintönigen Aufgaben befreit und erhalten die Chance, sich weiterzubilden und Verantwortung zu übernehmen, was zu größerer Zufriedenheit und Produktivität im Job führen kann. Softwareroboter und intelligente Automatisierung sind eine Erweiterung der Workforce und Entlastung in Zeiten knapper personeller Ressourcen.

Heinz Wietfeld

Hyland -

Regional Manager

Heinz Wietfeld ist seit Anfang 2015 bei Hyland Software beschäftigt und verantwortet als Regional Manager die Geschäftsaktivitäten in Benelux, Nord- und Osteuropa sowie in der DACH-Region. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Enterprise-Content-Management (ECM)- und Content-Services-Branche und hatte verschiedene Sales- und Sales-Management-Funktionen bei internationalen ECM-Anbietern
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