Thought Leadership
KI-Tools sind spätestens seit dem Medienrummel rund um Chat GPT in aller Munde. Seitdem kann man gefühlt jeden Tag über neue Tools und Möglichkeiten lesen und selbstverständlich darf auch der Software-Riese Microsoft nicht unter den Anbietern fehlen.
Nach dem Anfang des Jahres eingeführten Bing Chat, steht seit Anfang November das nächste Tool aus dem Hause Microsoft in den Startlöchern – seit dem 01.11. ist der lange erwartete die Microsoft 365 Copilot (M365 Copilot) weltweit verfügbar.
Die KI-Anwendung soll laut Microsoft eine Art persönlicher Assistent für sämtliche Lebensbereiche werden und es ermöglichen, die tägliche Arbeit mit Microsoft Office Programmen produktiver und effizienter gestalten. Vor allem Unternehmen sollen von M365 Copilot stark profitieren können. Doch wie funktioniert dieser persönliche Copilot, welche Vorteile bietet er und was sollte man im Zusammenhang mit der Nutzung beachten?
Funktionsweise des Copiloten
Copilot ist ein zusätzliches Feature von Microsoft 365 und lässt sich in alle M365 Produkte (Word, Excel, PowerPoint, etc.) integrieren. Wie der Name schon sagt, soll er dazu dienen, Nutzern viele unliebsame und mitunter zeitraubende Aufgaben abzunehmen.
Das Tool lässt sich unter Windows direkt in die Taskleiste integrierenund lässt sich prinzipiell ähnlich nutzen, wie auch der Bing Chat. Der Copilot greift auf sogenannte Large Language Models (LLM), große Sprachmodelle zurück, und verbindet diese mit Microsoft 356 Anwendungen und den gespeicherten Microsoft-Graph-Daten. Somit kann der Assistent App- und Speicherort-übergreifende Daten und Informationen zusammenführen, was zahlreiche Vorteile bietet und neue Möglichkeiten eröffnet.
Nutzer können den Copiloten sowohl per Texteingabe, als auch per Sprache bedienen und der KI sagen, welche Aufgaben sie übernehmen soll. Anwendungsfälle gibt es viele.
Zahlreiche Vorteile auf unterschiedlichen Ebenen
Durch die Nutzung des M365 Copiloten ergeben sich zahlreiche Vorteile für Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branche. Sowohl kleine Start-ups und mittelständische Unternehmen, als auch Großunternehmen und Konzernen können diese Vorteile nutzen. Vor allem die Bereiche Projektplanung und Projektmanagement, Dokumentenverwaltung und der Datenanalyse ergibt sich großes Potenzial für Effizienzsteigerung.
Insgesamt können Unternehmen von folgenden Vorteilen profitieren:
– Moderne Arbeitsumgebung für Mitarbeiter
– personalisierte KI Unterstützung für M365 Tools
– automatische Erstellung von Dokumenten
– Unterstützung bei Organisation von Terminen oder Verwaltung von E-Mails
– Optimierung von Arbeitsabläufen
– Zeitersparnis
– Produktivitätssteigerung
Die richtigen Voraussetzungen für die Einführung schaffen
Unternehmen, die beabsichtigen, den Microsoft 365 Copiloten in die IT-Infrastruktur zu implementieren und zu nutzen, sollten sich im Vorhinein gründlich darauf vorbereiten. Insbesondere die Themen Datenschutz und Mitarbeiterschulung sind in diesem Zusammenhang von entscheidender Bedeutung.
Zwar kann der Copilot nur Antworten generieren, die auf Informationen basieren, auf die der einzelne Nutzer auch Zugriff hat, wenn die Informationszugriffskontrollen innerhalb des Unternehmens allerdings nicht oder nur unzureichend festgelegt sind, kann dies weitreichende Folgen haben. Um sicherzustellen, dass sämtliche Mitarbeiter ausschließlich auf Informationen zugreifen können, für die sie auch berechtigt sind, müssen die Datenschutz- und Compliance-Konfigurationen gründlich überprüft werden.
Unterstützung können Unternehmen von spezialisierten Dienstleistern wie zum Beispiel Skaylink erhalten, die bei der Einführung des Copiloten und den damit verbundenen Voraussetzungen als kompetenter Partner zur Seite stehen.
Mitarbeiterschulungen sind unabdingbar
Oft kommt es vor, dass Unternehmen zwar die technischen und rechtlichen Voraussetzungen einhalten, das Thema Mitarbeiterschulungen aber vernachlässigen, wenn es um die Einführung neuer Software oder Tools geht. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist es aber von entscheidender Bedeutung, dass sämtliche Mitarbeiter stets auf dem neusten Stand sind und in der Lage, mit entsprechenden Anwendungen umzugehen.
Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen dafür, Mitarbeitern die notwendigen Kenntnisse im Umgang mit Software zu vermitteln. Neben berufsbegleitenden Seminaren, können auch Intensivkurse oder Online-Schulungen dazu beitragen, dass der Microsoft 365 Copilot nach der Einführung auch optimal innerhalb des Unternehmens genutzt werden kann. Es empfiehlt sich hier ausreichend Spielraum einzuplanen.
Fazit
Das Zeitalter der KI-unterstützten Assistenten steckt noch in den Kinderschuhen, in den kommenden Jahren wird sich Arbeitswelt und die Art und Weise wie wir Arbeiten drastisch verändern. Unternehmen müssen die technische Infrastruktur schaffen, um mit den Herausforderungen der digitalen Transformation verbunden sind, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Microsoft 365 Copilot ist ein weiterer Schritt dahin, Routineaufgaben von KI durchführen zu lassen, wodurch Mitarbeiter mehr Zeit für Kreativität haben. Man kann davon ausgehen, dass sich die Möglichkeiten auf diesem Gebiet zukünftig enorm erweitern werden
