Wie man die knappste IT-Ressource richtig priorisiert

Im digitalen Zeitalter ist IT der Dreh- und Angelpunkt für die erfolgreiche Transformation von Unternehmen. Jedoch stellt gerade die IT die knappste Ressource dar, die einer sorgfältigen und strategischen Priorisierung bedarf. Wie eine wirkungsvolle digitale Transformation trotz limitierter Ressourcen gelingen kann, erklärt Marco Alberti.

Das Problem: Ein komplexes Puzzle

Die Digitalisierung eines Unternehmens gleicht einem umfangreichen Projekt, das weit über die Kapazitäten einzelner Teams hinausgeht. Fähigkeiten, Zugänge und Zuständigkeiten sind zentrale Herausforderungen. Es reicht nicht aus, einem Team einen GPT-Account zu übergeben und zu erwarten, dass die Digitalisierung voranschreitet. Die IT ist systemimmanenter Bestandteil jeglicher Digitalisierungsinitiative, berührt Kompetenz- und Zuständigkeitsfragen und ist somit limitierender Faktor der Umsetzung aller digitaler Initiativen.

Die Folge: Ein Berg an Anforderungen

IT-Abteilungen, insbesondere CTOs und IT-Departementsleiter, stehen unter enormem Druck. Sie sind konfrontiert mit einer Flut von Anforderungen aus verschiedenen Abteilungen – sei es die Unterstützung bei der Implementierung neuer HR-Systeme, die Verbesserung der Buchhaltungssoftware oder die Entwicklung einer Unternehmens-App. Jede Abteilung benötigt IT-Ressourcen, doch die Mittel sind begrenzt.

Die Ursache: Das Fehlen eines strukturierten Prozesses

Die Wurzel des Problems ist das Fehlen eines strukturierten Prozesses zur Priorisierung von IT-Anforderungen. Ohne diesen Prozess versuchen Abteilungen, globale Herausforderungen lokal zu lösen. Es entsteht ein Diskurs zwischen verschiedenen Abteilungsleitern und der IT, wobei versucht wird, das Problem durch lokale Optimierung zu lösen – eine Herangehensweise, die selten zum Erfolg führt. Der optimale Einsatz der Ressourcen erfordert eine globale Sichtweise, in der die Anfragen um die Ressourcen im Wettbewerb zueinander stehen. Erst dann entsteht ein Tradeoff, der auf der obersten Führungsebene zu lösen ist.

Die Lösung: Ein strukturierter Prozess durch OKRs

Ein strukturierter Prozess zur effektiven Priorisierung der IT-Ressourcen ist essenziell, um die digitalen Ambitionen eines Unternehmens in die Tat umzusetzen. Objectives and Key Results (OKRs) bieten hierfür den idealen Rahmen, indem sie nicht nur die Ziele klar definieren, sondern auch den erwarteten Impact messbar machen.

Schritt 1: Klare Zielsetzung durch Objectives

Jede Abteilung formuliert ihre Objectives, also ihre Ziele, die sie mit Unterstützung der IT erreichen möchte. Diese Objectives müssen präzise, ambitioniert und gleichzeitig realistisch sein. Sie geben Antwort auf die Frage: “Was wollen wir erreichen?” Damit setzen sie den Rahmen für die nachfolgende Priorisierung und fokussieren die Anstrengungen auf die wesentlichen Vorhaben.

Schritt 2: Erwarteten Impact durch Key Results definieren

Zu jedem Objective gehören Key Results, die konkret und messbar den erwarteten Output der Zielerreichung beschreiben. Hier beantworten die Abteilungen die Frage: “Welches messbare Ergebnis erzielen wir mit der Umsetzung der Initiativen?” Die Key Results ermöglichen es, die Ziele nicht nur zu formulieren, sondern auch zu quantifizieren, was von der IT genau benötigt wird und welcher Mehrwert dadurch für das Unternehmen entsteht.

Die Vorteile der Priorisierung der IT-Ressourcen durch den OKR-Prozess 

1. Einbeziehung aller Abteilungen: Durch die Einführung von OKRs im Kontext der IT-Priorisierung werden alle Abteilungen aktiv in den Prozess einbezogen. Sie müssen ihre Anforderungen und den erwarteten Nutzen klar kommunizieren, was zu einer fundierten und ganzheitlichen Entscheidungsfindung beiträgt. 
2. Priorisierung nach Outcome: Der zentrale Vorteil des OKR-Ansatzes liegt in der Möglichkeit, Projekte und Anforderungen nach ihrem erwarteten Outcome für das Unternehmen zu priorisieren. Dies gewährleistet, dass die begrenzten IT-Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.
3. Transparenz und Verständnis: Die klare Formulierung von Objectives und Key Results schafft Transparenz über die Ziele und schafft oft dringend benötigte Prioritäten innerhalb des Unternehmens. Sie fördert das Verständnis für die Notwendigkeit bestimmter IT-Projekte und unterstützt die Akzeptanz der getroffenen Entscheidungen.

Fazit: In der Regel hat das Unternehmen nicht zu wenige Ressourcen, sondern keine echten Prioritäten, da man doch versucht, irgendwie alles zu realisieren.

Der Einsatz von OKRs als strukturierter Prozess zur Priorisierung der IT-Ressourcen ermöglicht es Unternehmen, ihre digitalen Transformationen zielgerichtet und outcomeorientiert zu steuern. Durch die klare Definition von Zielen (Objectives) und dem damit verbundenen erwartbaren Output (Key Results) wird sichergestellt, dass jede IT-Investition einen maximalen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet. Dieser Ansatz stärkt nicht nur die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, sondern optimiert auch den Einsatz der knappsten Ressource IT. So kann man trotz begrenzter Ressourcen wirksam handeln.