Digitalisierung im Vergabewesen: Wie öffentliche Ausschreibungen effizienter werden

Das Vergabewesen und öffentliche Ausschreibungen stehen zunehmend im Spannungsfeld zwischen steigenden Anforderungen und begrenzten Ressourcen. Kommunen, Ingenieurbüros und Verwaltungseinheiten kämpfen mit komplexen Verfahren, Fachkräftemangel und wachsendem regulatorischem Druck. Gleichzeitig wächst der Erwartungsdruck, Projekte schneller, transparenter und effizienter umzusetzen.

Die Digitalisierung verspricht hier Entlastung – vor allem durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Doch der Fortschritt ist uneinheitlich: Während einzelne Prozesse bereits digital ablaufen, bremsen fragmentierte Systeme, fehlende Standards und rechtliche Unsicherheiten vielerorts die Entwicklung. Die entscheidende Frage ist daher nicht mehr, ob digitale Lösungen kommen, sondern wie sie sinnvoll in bestehende Strukturen integriert werden können – und welche Ansätze sich im Praxisalltag tatsächlich bewähren.

Drei ausgewiesene Expertinnen und Experten beleuchten diese Themen aus verschiedenen Blickwinkeln. Mit dabei sind Markus Becker, Ingenieur und Geschäftsführer der Bertold Becker GmbH und Vorstand der inframeta eG aus Bad Neuenahr-Ahrweiler, Christiane Schäffer, Geschäftsführerin des subreport Verlag Schawe GmbH in Köln, und Sven Gasper, Geschäftsführer der AI Mapping GmbH aus Köln, dem Unternehmen hinter Reiner AI.

Gemeinsam sprechen sie über den Status quo der digitalen Transformation im Vergabewesen, über Chancen und Grenzen von KI und darüber, welche Weichen jetzt gestellt werden müssen, damit Planung, Bau und Verwaltung im Infrastrukturbereich zukunftsfähig bleiben.

Wie erleben Sie die aktuellen Digitalisierungsbemühungen im öffentlichen Vergabewesen – was funktioniert gut, wo hakt es?

Christiane Schäffer: Die Geschwindigkeit hat zugenommen, das ist spürbar. Viele Vergabeprozesse laufen heute digital, und das verbessert Transparenz, Effizienz und Teilhabe. Gleichzeitig hängen technische Lösungen stark von rechtlichen Vorgaben ab. Neue Regeln – wie eForms oder landesspezifische Vorgaben – müssen sofort technisch abgebildet werden. Das schafft Komplexität. Zudem sehen wir eine Zersplitterung: unterschiedliche Anforderungen in Ländern und Kommunen erschweren standardisierte digitale Verfahren.

Sven Gasper: Auf dem Papier wirken wir weiter, als wir in der Praxis sind. Elektronische Vergabe ist Pflicht, dennoch sehen wir eine analoge Welt im digitalen Kleid: PDFs, Medienbrüche, händische Nachpflege. Jede Vergabestelle nutzt andere Portale und Datenstrukturen. Dies bedeutet einen massiven Aufwand für Ingenieurbüros. Es gibt einzelne Vorreiter, aber im Alltag ist das Vergabewesen oft ein Bremsklotz statt Treiber.

Markus Becker: Ich sehe gute Beispiele wie subreport oder Plattformen für Leitungsauskunft. Hier wird echter Mehrwert geschaffen. Aber die Prozesse selbst sind zu unterschiedlich, zu föderal zersplittert, und oft scheitert Digitalisierung nicht an der Technik, sondern an Besitzstandswahrung und überzogenen Datenschutzforderungen. Der Verweis auf ‚kritische Infrastruktur‘ wird zum Totschlagargument. Wo es funktioniert, steckt fast immer ein Mensch dahinter, der sich kümmert: ein ‚Baumensch‘. Wo es nicht funktioniert, dominieren die ‚Kerzenausbläser‘.

Wie kann Künstliche Intelligenz heute schon konkret im Infrastrukturausbau und Vergabewesen unterstützen?

Sven Gasper: Mit einer KI wie Reiner AI kann man heute bereits identifizieren, welche Ausschreibungen wirklich relevant sind, passgenaue Vergaben filtern, Risiken identifizieren und Teilnahmeanträge vorbereiten. Außerdem hilft unsere KI dabei, das interne Projekterbe – alte Berichte, Pläne, Protokolle – und das darin verschlossene Wissen nutzbar zu machen. Der Mensch bleibt verantwortlich, aber er startet nicht mehr bei null.

Markus Becker: Was KI-Agenten wie Reiner AI leisten, ist bereits praxistauglich: automatische Unterstützung bei Vergaben oder Baustellenvermerken. Entscheidend ist, dass die KI Arbeit abnimmt, nicht zusätzliche Schulung erfordert. Die öffentliche Hand braucht Werkzeuge, die selbsterklärend funktionieren und die Prozessschritte entlasten.

Christiane Schäffer: Bei uns sehen wir KI bereits in der Klassifizierung von Ausschreibungen, der Unterstützung beim Ausfüllen von eForms oder in intelligenten Suchfunktionen. Auch die automatische Prüfung von Unterlagen oder die Auswertung großer Datenmengen wird ein immer wichtigerer Beitrag. KI beschleunigt nicht den Rechtsrahmen – aber sie kann die Arbeit im Rahmen der Vorgaben erheblich erleichtern.

Wo sehen Sie die größten Vorbehalte oder Hemmnisse bei der Einführung digitaler Lösungen in der öffentlichen Verwaltung?

Markus Becker: Viele Verwaltungen beginnen gar nicht erst. Die Rathäuser sind zu klein, zu überlastet oder zu zerstritten in Zuständigkeitsfragen. Die Folge: Infrastrukturwissen geht täglich verloren. Baugruben werden mehrfach geöffnet, weil Daten nicht geteilt werden. Der digitale Zwilling wird seit Jahrzehnten diskutiert, aber er kommt nicht voran. Dazu kommt ein unstrategisches Vorgehen und zu wenig Zusammenarbeit zwischen Kommunen.

Christiane Schäffer: Ein großer Hemmschuh ist die Angst vor falschen Entscheidungen: Datenschutz, IT-Sicherheit, Vergaberecht – all das muss berücksichtigt werden, und das schafft Unsicherheit. Gleichzeitig fehlen Zeit, Personal und Know-how, um neue Systeme einzuführen. Wenn Mitarbeitende fühlen, dass Digitalisierung zusätzliche Belastung bedeutet, sinkt die Akzeptanz.

Sven Gasper: Viele kennen KI bisher nur als Chattool, nicht als Werkzeug, das ganze Arbeitsprozesse beschleunigen kann. Wo Orientierung fehlt, entstehen auch Ängste, etwa die Sorge, ersetzt zu werden. Wir sehen zudem organisatorische Silos, die nicht gerade helfen: IT, Fachbereiche, Vergabe und Recht arbeiten oft nebeneinander statt miteinander. Der angesprochene Ressourcenengpass ist ein Paradox: Der Verwaltungsapparat wächst, die Belastung wächst mit. Das zeigt, dass digitale Werkzeuge bislang nicht dort ansetzen, wo sie wirklich entlasten könnten.

Gibt es Best-Practice-Beispiele, die zeigen, wie Digitalisierung im Bau- und Vergabebereich gelingen kann?

Christiane Schäffer: Unser Weg zur ersten digitalen Vergabe Europas im Jahr 2001 zeigt, wie technologischer Mut, rechtliche Klarheit und enge Zusammenarbeit mit der Verwaltung zusammenwirken müssen. Durchgängig digitale Prozesse – vom Download bis zum Zuschlag – sind heute Standard und der Schlüssel zu Effizienz und Revisionssicherheit.

Sven Gasper: Im Planungsbereich hat der Stufenplan Digitales Planen und Bauen Anstöße gegeben. Was mich aber besonders positiv stimmt, ist, dass KI über viele Branchen hinweg schon heute konkrete und messbare Mehrwerte liefert. Wir sehen bei unseren Kunden täglich, wie sie KI in ihre bestehenden Arbeitsabläufe integrieren. Ich gehe fest davon aus, dass wir in den nächsten Jahren enorme Effizienzsteigerungen sehen werden. Das Potential ist riesig, die konsequente Nutzung von KI ist zudem auch ein Kulturwandel, der besonders von den Menschen getrieben wird, die in Chancen denken.

Markus Becker: Wir arbeiten bei der inframeta eG daran, statt eines Digitalen Zwillings ein Infrastrukturgedächtnis zu schaffen. Der Bürgermeister soll ohne Schulung einen Überblick über Baustellen erhalten – das funktioniert hervorragend. subreport ist ebenfalls ein Vorbild, und die ersten KI-Agenten von Reiner AI zeigen, wie praxisnah digitale Unterstützung aussehen kann.

Welche Entwicklungen bei Gesetzgebung und Vergaberichtlinien wären sinnvoll, um Innovationen zu fördern?

Sven Gasper: Wir brauchen verbindliche Standards für Daten und Schnittstellen. Wenn Systeme nicht miteinander sprechen, entstehen Brüche. Zudem wäre eine Gesetzgebung sinnvoll, die innovationsfreundliche Vergabemodelle zulässt. Mehr Spielraum für funktionale Ausschreibungen, Pilotprojekte und digitale Nachweise. Vergaberichtlinien sollten Qualität, Effizienzgewinne und digitale Kompetenz stärker gewichten statt nur den Preis.

Markus Becker: Im Gesetz sollte klarer geregelt sein, dass Perfektion kein Startpunkt sein muss. Digitalisierung ist ein Lernprozess. Auch die Vielzahl an Vergabewegen gehört entschlackt – Anwender sind keine Juristen, und Juristen keine Bauprofis. Dieses Dilemma müssen wir aufbrechen.

Christiane Schäffer: Ein großer Innovationsschub kam mit der verpflichtenden eVergabe und der Einführung der Textform. Das zeigt: Klare Regeln fördern Fortschritt. Für die Zukunft brauchen wir stabile Rahmenbedingungen, früh angekündigte Änderungen und ausreichend Übergangsfristen. Wettbewerb zwischen Plattformen statt zentraler staatlicher Lösungen sorgt für Innovation.

Wie wird sich das Zusammenspiel von Mensch und KI in den nächsten fünf Jahren im Bereich Infrastruktur entwickeln?

Markus Becker: KI bleibt Werkzeug. Sie denkt nicht, sie versteht keine Konzepte und ist nicht robust genug für Krisenzeiten – ohne Strom, keine KI. In Friedenszeiten kann sie jedoch Routineprozesse übernehmen und damit echte Entlastung schaffen. Darin liegt ihr Wert.

Christiane Schäffer: Wir werden KI als Begleiter im Vergabeprozess erleben: automatische Prüfungen, intelligente Assistenzen, datenbasierte Analysen. Der Mensch bleibt entscheidend für Bewertung, Fairness und Rechtssicherheit. KI beschleunigt. Aber sie ersetzt keine Entscheidung.

Sven Gasper: KI wird im Hintergrund arbeiten: eingebettet in Prozesse und Tools, die Ingenieure und Verwaltungen ohnehin nutzen. Sie übernimmt Recherche, Dokumentation und Strukturierung. Menschen konzentrieren sich stärker auf Entscheidungen und Kommunikation. Wir sehen auch heute schon, dass die Nutzung von KI-Anwendungen viel intuitiver sein wird als die klassischer digitaler Tools. Direkte Sprachsteuerung oder die Interaktion mit der KI über einen Chat haben die Hürde bereits heute enorm reduziert. Wir werden KI zukünftig viel mehr als echten inhaltlichen Sparringspartner sehen und nicht mehr als reine Anwendung, die ich bedienen muss. Und ganz offen gesprochen: wir werden ohne die Kombination aus motivierten Menschen und starker KI die steigenden Anforderungen in Infrastruktur und Verwaltung langfristig nicht bewältigen können.

(vp/Reiner AI/inframeta eG/subreport)