Digitalisierung: Flexibilität als Erfolgsfaktor

Die Herausforderungen, vor denen der deutsche Mittelstand steht, werden nicht weniger. Starre Strukturen und langfristige Investitionsmodelle geraten dabei ebenso unter Druck wie isolierte IT-Lösungen.

Warum Flexibilität zum entscheidenden Erfolgsfaktor wird, wie sich der Shift von Besitz zu Nutzung auf Geschäftsmodelle auswirkt und welche Rolle vernetzte Prozesse und intelligente Services für eine zukunftssichere Transformation spielen, darüber sprachen wir mit Werner Theißen, Geschäftsführer Konica Minolta Deutschland & Österreich.

Herr Theißen, Sie sagen „Flexibilität ist die neue Währung.“ Was bedeutet das genau und warum ist der Shift von Besitz zu Nutzung gerade jetzt so entscheidend?

Werner Theißen: Der deutsche Mittelstand steht aktuell unter enormem Druck. Die raschen Marktveränderung, denen die Unternehmen ausgesetzt sind, ist mit einem traditionellen „deutschen“ Geschäftsmodell, das heißt, mit langen Planungszyklen und starren Strukturen, schwer zu bewältigen. Flexibel agierende Unternehmen sind jedoch überproportional erfolgreich. Sie erwarten mit Blick auf IT-Lösungen im B2B ähnliche Anwendungsoptionen, die sie aus dem Consumer-Bereich kennen: Weg vom Besitz hin zum Nutzen. Kunden kaufen keine Maschinen mehr, sondern Druckleistung und Verfügbarkeit. Das klassische CapEx-Modell mit Kauf oder Leasing wird dabei vom OpEx-Modell abgelöst, das auf nutzungsabhängiger Bezahlung basiert.

Damit verändert sich auch die Angebotsstruktur in der IT-Wirtschaft: Unternehmen verlangen von ihren Technologiepartnern heute standardisierte Verträge, geringere Komplexität und Preismodelle, um flexibel auf Marktveränderungen reagieren können. Für uns als Anbieter von Print- und Dokumentenlösungen eröffnet das neue Chancen.

Wie sehen diese genau aus?

Werner Theißen: Wir haben beispielsweise eine Reihe standardisierter Managed Print Service-Modelle entwickelt, die von unseren Kunden als Abo-Modell entweder mit definiertem Druckvolumen oder als Flatrate gebucht werden können. An die Stelle von Langfristverträgen treten dabei kurze Laufzeiten und minimale Vertragsbindungen.

Konica Minolta betreut rund 21.000 Unternehmen in Deutschland und wurde mehrfach als Managed Service Provider ausgezeichnet. Was unterscheidet Ihren Ansatz von anderen großen IT-Dienstleistern?

Werner Theißen: Ein Service Provider kann nur dann erfolgreich sein, wenn er es versteht, sein Geschäft flexibel an den wechselnden Kundenanforderungen auszurichten. Aktuell entwickeln wir unser Services-Geschäft in Richtung der Applikationsunterstützung weiter. Dabei übernehmen wir beispielsweise die ganzheitliche Betreuung unterschiedlichster Cloudlösungen für Kunden. Neben ECM- und ERP-Anwendungen sind dies Digitalisierungslösungen aus der Microsoft Power Platform oder der gesamte Bereich der Microsoft 365-Lösungen.

In der Kundenarbeit fokussieren wir uns dabei auf zwei zentrale Handlungsfelder: die digitale Arbeitswelt mit modernen Arbeitsplätzen und effizienten Workflows sowie die intelligente Unternehmenssteuerung durch vernetzte Prozesse und eine zukunftssichere Transformation. Hier liefern wir eine Kombination aus IT-Expertise und Prozess-Know-how, verbunden mit einem ganzheitlichen Blick auf Dokumenten-, Informations- und Geschäftsprozesse als zusammenhängende Workflows.

Welche Rolle spielt intelligentes Output-Management und welche Sicherheitsaspekte müssen beachtet werden?

Werner Theißen: Intelligentes Output- Management ist Kern unserer Digital- und IT-Lösungen. Es sorgt dafür, dass Dokumente – unabhängig von Quelle, Format oder Endgerät – effizient, sicher und kontrolliert digital bereitgestellt und weiterverarbeitet werden. Unsere Multifunktionsgeräte sind dabei die Schnittstelle zwischen der analogen und digitalen Welt, indem sie Dokumente für digitale Prozesse nutzbar machen. Die technologische Klammer stellt für uns die Cloud dar und mit ihr die Möglichkeit intelligente Folgeschritte anzuschließen. Etwa indem ein eingescanntes Dokument gleich an ein relevantes System weitergeleitet und dort automatisiert weiterbearbeitet wird.

Mit dieser exponierten Rolle von MFPs geht einher, dass sie nur durch einen ganzheitlichen Sicherheitsansatz zuverlässig geschützt werden können. Das reicht von verschlüsselter Datenhaltung auf den Systemen, über eine erweiterte Benutzerauthentifizierung bis hin zu automatisierte Sicherheitsregeln.

Modern Workplace ist ein Bereich, der aktuell viel diskutiert wird. Welche konkreten „Pain Points“ adressiert Konica Minolta? Woran scheitert hier die Umsetzung?

Werner Theißen: Der digitale Arbeitsplatz ist für viele Kunden derzeit der zentrale Transformationsbereich. Über kontinuierliche Digitalisierungsschritte schaffen sie die Grundlage für eine Erhöhung ihrer Flexibilität im Umgang mit Druck- und Dokumentenprozessen. Wir sprechen dabei vom Prozess der Weiterdigitalisierung also einer permanenten digitalen Verbesserung. Und tatsächlich erzielen sie damit spürbare Produktivitätsfortschritte.

Allerdings kennen wir auch die neuralgischen Punkte. Mittelstandskunden müssen schnell sein, um den eigenen digitalen Reifegrad gegenüber dem Wettbewerb zu steigern. Parallel suchen sie nach Wegen, ihre langfristigen Investitionen zugunsten von laufenden Betriebsausgaben umzuschichten. Und leider fehlt es oft auch an der Verankerung einer nachhaltigen Digitalisierungsagenda auf Managementebene.

In der heutigen Wirtschaftswelt ist Anpassungsfähigkeit wertvoller als vermeintliche Planungssicherheit.

Werner Theißen, Konica Minolta

An diesen Schmerzpunkten setzen wir an – indem wir Digitalisierung in ganzheitlichen Prozessen denken. Das heißt, dass wir Kunden dabei unterstützen, auch Abläufe zu digitalisieren, die nicht von einer Standardlösung abgedeckt werden. Daher darf man in der Weiterdigitalisierung nicht einfach ein System neben das andere stellen, sondern man muss ein Netzwerk an Systemen orchestrieren.

Was verstehen Sie konkret unter „intelligenter Unternehmenssteuerung mit effizient vernetzten Prozessen“?

Werner Theißen: Für jedes Unternehmen ist es essenziell, Datensilos durch kluge Systemvernetzung aufzubrechen und Datentransparenz zu schaffen. Mit unseren Technologien halten wir alle relevanten Daten zentral auf Basis einer Single Source of Truth vor, unabhängig davon, in welchen Systemen sie ursprünglich liegen. Digitalisierungsbrüche aus Legacy-Systemen und inkompatiblen Systemlandschaften lassen sich über die Microsoft Power Platform überbrücken. KI-gestützte Lösungen wie unsere Business Transformation Suite wiederum übersetzen Daten in entscheidungsrelevante Erkenntnisse. Über einen solchen ganzheitlichen Ansatz gewinnen Unternehmen Mehrwert aus ihren Daten.

Welche Technologien oder Strategien sind entscheidend für eine zukunftssichere Transformation?

Werner Theißen: Blind drauflos zu digitalisieren ist meiner Ansicht nach gefährlich, denn da entsteht leicht Wildwuchs oder man landet in Sackgassen. Die Ziele einer unternehmensweiten Digitalisierung lassen sich daher ohne durchgängige Prozessverantwortlichkeiten und einen ganzheitlichen Beratungsansatz kaum realisieren. Strategisch steht für Unternehmen der Abbau von Insellösungen im Mittelpunkt. Dafür braucht es stabile, zukunftsfähige und cloud-basierte Rückgratsysteme wie ERP-Lösungen sowie integrierte, durchgängige Dokumentenmanagement-Prozesse für unterschiedliche Inputs und Outputs.

Sprechen wir über das Thema „Weiterdigitalisierung“. Wo steht Deutschland aktuell, welche Herausforderungen kommen 2026 auf Unternehmen zu bzw. gibt es Herausforderungen der digitalen Transformation, die ungelöst bleiben?

Werner Theißen: Die Digitalisierung in Deutschland hat zuletzt an Dynamik verloren. Unternehmen agieren hierzulande häufig langsamer, gehen das Thema Transformation dafür jedoch überlegter an. Denn entscheidend ist, wie Unternehmen aus der Digitalisierung konkret Mehrwert generieren. Was die kommenden Monate anbetrifft, braucht man keine Glaskugel: KI wird die Entwicklung des Digital Workplace dynamisch vorantreiben. Steigt der Kostendruck auf die Unternehmen aufgrund von globalen Unsicherheiten oder regulativen Änderungen weiter an, werden sie verstärkt auf Outsourcing und KI-gestützte Automatisierung setzen. Denn durch Automatisierung, vorausschauende Wartung und intelligente Datenerfassung und -auswertung lassen sich Betriebskosten und Compliance-Risiken senken.

Sie wurden mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis ausgezeichnet. Welche Ziele in diesem Kontext haben Sie sich für die kommenden Jahre gesetzt?

Werner Theißen: Die Auszeichnung mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis zeigt, dass wir Nachhaltigkeit als strategischen Wettbewerbsvorteil leben, und nicht als bloße regulatorische Pflicht. Mit Lösungen wie bizhub Refreshed setzen wir konsequent auf Kreislaufwirtschaft statt Neuproduktion, senken CO₂-Emissionen und schonen Ressourcen bei voller Leistungsfähigkeit.

Unsere Ziele sind klar definiert: die kontinuierliche Reduktion von Energieverbrauch und Emissionen, der weitere Ausbau erneuerbarer Energien, konzernweit mit dem Ziel von 100 Prozent Ökostrom bis 2050, sowie die Verlängerung von Produktlebenszyklen durch Wiederaufbereitung und Recycling. Seit 2015 wurden europaweit bereits über 30.000 Tonnen CO₂ kompensiert.

Herr Theißen, wir danken Ihnen für das Gespräch.