Alle Jahre wieder: Zeitfresser Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss: Er ist das Kerngeschäft der Buchhaltung, Kontroll- und Planungsinstrument, aber eben auch eine Pflichtaufgabe. Das alle Jahre wiederkehrende To-do fordert kaufmännische Abteilungen von KMU heraus und bindet ihre Ressourcen. Aussagekräftige und valide Ergebnisse müssen zeitnah vorliegen, während parallel das Tagesgeschäft weiterläuft und Sonderprojekte vorangetrieben werden.

Für viele bedeutet der Abschluss eines Geschäftsjahres eine Menge an Arbeit und so manche Überstunden. Mit der richtigen Vorbereitung und rechtzeitigen Bereitstellung der benötigten Daten lässt sich das Projekt „Jahresabschluss” stressfreier, zeitsparender und insgesamt effizienter umsetzen. Die gute Nachricht: Mittlerweile lassen sich viele Schritte mittels Software automatisieren und dadurch schneller und präziser umsetzen. Von der Sperrung der Buchungsperiode über die steuerliche Meldung bis hin zum Schaffen finanzieller Vorteile durch Warnen vor Kursverlusten: Im Jahresabschluss steckt eine Menge Automatisierungspotential.

Bevor es losgeht: Diese Unterlagen werden benötigt 

Der Ausgangspunkt für jeden Jahresabschluss ist eine umfassende Datenbasis. Wie steht es um die benötigten Rechnungen und Belege? Sind alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder Reisekosten ordnungsgemäß verbucht? Zu den Must-haves zählen beispielsweise die Abschreibungsbuchungen, die Einzel- und Pauschalwertberichtigung der Forderungsbestände, die Vor- und Mehrwertsteuerverprobung sowie die aktive und passive Rechnungsabgrenzung. Auch die folgenden Informationen sollten in abgestimmter Form vorliegen: Anlagenbuchhaltung, Summen-Saldenliste, Debitoren- und Kreditorenposten. Bereits an dieser Stelle wird deutlich, dass automatisierte Einlesungs- und Buchungsprozesse helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Schon unterjährig mindern smarte Abläufe kontinuierlich den Verwaltungsaufwand – Spürbar wird das dann so richtig beim Jahresabschluss. 

Wer ist hier zuständig? 

Den Jahresabschluss in den letzten Wochen vor dem neuen Geschäftsjahr noch „schnell” durchzuziehen, ist keine gute Idee: Zu rasch droht man auf halber Strecke im Chaos zu versinken. Stattdessen gilt es, frühzeitig zu überlegen, welche Abteilungen und Mitarbeitende involviert sein müssen, um Arbeitsspitzen und fehlende Daten zu vermeiden. Der Jahresabschluss ist eindeutig Teamarbeit. Auch das Einbinden der IT-Abteilung kann Erleichterung verschaffen.  Datenschnittstellen zu vorgelagerten Systemen entlasten die Buchhaltung und können den Anteil manueller oder doppelter Tätigkeiten signifikant verringern. Zwar erstellt heute wohl kaum noch ein Unternehmen einen Jahresabschluss per Hand – Buchungssoftware und Co. sei Dank – doch passt die eingesetzte Software auch zum Unternehmen und all seinen Besonderheiten? Erleichtert es tatsächlich die Arbeit der kaufmännischen Mitarbeitenden? Eine kritische Überprüfung der Prozesse kann Gold wert sein. Cloudbasierte, smarte Lösungen verschlanken die Abläufe mit mitgelieferten Workflows. 

Automatisierte Abläufe reduzieren den Zeitaufwand

Sind die Zuständigkeiten und die Datenlage geklärt, steht dem eigentlichen Jahresabschluss nichts mehr im Wege. Mit der passenden Software lassen sich viele Schritte automatisieren und deren Aufwände so reduzieren. Ein Beispiel und zugleich ein guter Start ist das Sperren der Buchungsperiode des abgeschlossenen Wirtschaftsjahres. Zugriff haben so lediglich die Mitarbeitenden, die mit den Abschlussbuchungen betraut sind. Wesentliche Fehlbuchungen durch andere Mitarbeitende sind so ausgeschlossen. Abschreibungen lassen sich einfacher abwickeln, wenn ihre Höhe von der Software ermittelt und automatisch in die Finanzbuchhaltung verbucht wird. Ein Plus für den Jahresabschluss ist, wenn die eingesetzte Software offene-Posten-geführte Sachkonten nutzt. Dabei werden die Buchungen auf solchen Konten mit der Möglichkeit der Postenauszifferung versehen, ähnlich wie bei Personenkonten. Somit entfällt beispielsweise das Heraussuchen der den Saldo ausmachenden Buchungen aus einem unübersichtlichen Kontenblatt.

Weitere Automatisierungspotenziale stecken in der Abgrenzung und Auflösung von Rechnungen in aktive und passive Abgrenzungsposten sowie in der Einzelwertberichtigung. So lässt sich beispielsweise Zeit sparen, wenn das System hierfür Workflows anbietet, die automatisch alle nicht einzelwertberichtigten offenen Posten als wertberichtigt einstufen. Auch die steuerliche Meldung ist so kein Akt mehr. Mit der richtigen Softwareeinstellung laufen die Vorbereitung der Umsatzsteuerjahresmeldung, der Antrag auf Dauerfristverlängerung, die zusammenfassende Meldung oder die Meldung der E-Bilanz fast von alleine. Für den Jahresabschluss müssen debitorische Kreditoren und kreditorische Debitoren umgebucht werden. Denn das handelsrechtlich verankerte Verrechnungsverbot (§ 246 Abs. 2 HGB) verlangt, dass Forderungen und Verbindlichkeiten getrennt und eben nicht untereinander verrechnet in der Bilanz ausgewiesen werden. Das Ermitteln der korrekten Beträge und auch das Umbuchen können mit moderner Software automatisiert werden.

Der Einsatz einer intelligenten Rechnungswesensoftware kann im Rahmen des Jahresabschlusses auch finanzielle Vorteile bieten. Exemplarisch hierfür steht die Bewertung von offenen Posten in Fremdwährung. Sie sind zum Bilanzstichtag zu bewerten, um gegebenenfalls gesetzlich vorgeschriebene Korrekturen vornehmen zu können. Moderne Softwarelösungen können drohende Kursverluste nach dem Prinzip der Einzelbewertung vornehmen und über die Höhe der notwendigen Korrekturen informieren.

Vorteile für die Kommunikation mit Externen 

Der Jahresabschluss ist nicht nur für die interne Kommunikation relevant, auch externe Adressaten sind interessiert an der finanziellen Lage des Unternehmens. Für Kunden und Lieferanten sind Saldenbestätigungen notwendig. Idealerweise lassen sich auch diese automatisiert erstellen und bereits so individualisieren, dass Rückläufer direkt an die Wirtschaftsprüfung gesendet werden. Kreditgeber bilden auf der Basis des Jahresabschlusses ihr Urteil über die Bonität eines Unternehmens Ebenso wird dieser zur Entscheidung über Kredite, deren Konditionen sowie über Investorengelder zurate gezogen. Des Weiteren ist die Auskunft über die finanzielle Situation auch relevant für Lieferanten, Kunden sowie selbstverständlich das Finanzamt. Den Kreis der externen Adressaten und ihre jeweiligen Informationsbedürfnisse vor Augen zu haben, ist bereits zu Beginn des Jahresabschlusses sinnvoll. Eine intelligente Software unterstützt die bedarfsgerechte Kommunikation, beispielsweise durch das Einrichten individueller Dashboards für die einzelnen Zielgruppen. In ihnen lassen sich die für jede Gruppe relevanten Informationen sammeln.

Entspannter zum Jahresabschluss

Auch wenn der Jahresabschluss wohl kaum zu den Lieblingsaufgaben aller zählen wird: Mit der frühzeitigen Vorbereitung und moderner Software lassen sich viele Routineaufgaben automatisieren und damit Zeit und Energie sparen. Insbesondere Cloud-Lösungen, liefern vollautomatische Workflows, durch die sich manuelle und doppelte Tätigkeiten verringern und darüber hinaus das digitale Arbeiten unterstützen.