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Viele Unternehmen wollen auf das hybride Büro umsteigen, da es zahlreiche Vorteile bietet – auch für die Umwelt.

Doch bei der Umsetzung bringt das neue Arbeitsmodell einige Herausforderungen mit sich, die es zu beachten gilt. CERN macht vor, worauf es in der Praxis ankommt.

Die Pandemie hat der Arbeitswelt viele Höhen und Tiefen beschert. Dabei kristallisiert sich immer mehr heraus, dass ihre Zukunft nicht im traditionellen Büro, sondern in alternativen Arbeitsformen liegen wird. Vor allem das hybride Modell hat sich für viele Unternehmen als äußerst praktisch erwiesen. Im Rahmen einer IDC-Umfrage gab mehr als ein Drittel von ihnen an, dauerhaft auf diese Mischung aus Homeoffice und Arbeit vor Ort umsteigen zu wollen. Bei der Umsetzung gilt es allerdings einiges zu beachten. Denn das hybride Büro ist nicht nur eine kulturelle Herausforderung – sondern vor allem auch eine organisatorische.

Eine Frage der Organisation

Das hybride Büro bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Einerseits haben Mitarbeitende die Chance, Beruf und Privatleben besser in Einklang zu bringen, wenn für sie der Arbeitsweg öfter entfällt. Andererseits können auch Arbeitgebende profitieren, da weniger teure Bürofläche benötigt wird. Für viele Unternehmen ist ein Umstieg auf diese alternative Arbeitsform also eine echte Win-Win-Situation.

Ein Standort, der sich die Vorteile des hybriden Büros bereits seit Längerem zunutze macht, ist die Großforschungseinrichtung CERN. Schon vor Pandemiebeginn waren hier rund 10.000 Mitarbeitende und Gastwissenschaffende beschäftigt, die nicht immer alle gleichzeitig vor Ort sind. Um die verfügbare Fläche smarter verteilen zu können, hat man in CERN auf die ArcGIS Indoors-Software von Esri gesetzt. Sie ermöglicht es den Mitarbeitenden mithilfe einer App, ihren Arbeitsplatz flexibel selbst zu buchen, denn hier werden alle wichtigen Geodaten verarbeitet und in einer interaktiven Karte visualisiert. Hierbei können sie auch Sonderwünsche wie beispielsweise einen Fensterplatz auswählen. Beim Betreten des Raumes werden sie automatisch eingecheckt. Geschieht dies nicht, wird der Raum wieder für die Buchung freigegeben. Dadurch lässt sich die Auslastung der Räume zusätzlich optimieren. Dank des Systems und der Kartenansicht können die Mitarbeitenden außerdem einsehen, wer an diesem Tag an welchem Arbeitsplatz sitzt. Dieser Raumbezug erleichtert die Navigation vor Ort ungemein, sollte doch einmal der Bedarf für ein persönliches Gespräch bestehen. 

Ohne ein solches zentrales System endet das hybride Modell schnell im Chaos. Da nicht mehr alle Mitarbeitenden einen festen zugewiesenen Arbeitsplatz haben, muss die verfügbare Fläche täglich neu organisiert werden. Manuell bräuchte dies jedoch viel Zeit und ist dazu auch noch sehr fehleranfällig. Im schlimmsten Fall könnte es zu Überbelegungen kommen oder aber der zugewiesene Platz entspricht nicht den Bedürfnissen des Mitarbeitenden. Beides kann dazu führen, dass das hybride Büro in einer Arbeitsatmosphäre endet, die es nicht möglich macht, produktiv zu arbeiten. Und das muss natürlich unbedingt vermieden werden. Mit der Reduzierung der Bürofläche und dem Einrichten der Homeoffice-Plätze ist es also noch lange nicht getan.

Location Intelligence im Büro

Ein zentrales System, wie es in CERN zum Einsatz kommt, ist also ein Schlüssel zum Erfolgreichen des hybriden Büros. Es bietet nicht nur die Chance, Buchungsüberschneidungen vollautomatisch auszuschließen, sondern ermöglicht es auch, viele zusätzliche Faktoren miteinzubeziehen und so besser auf die individuellen Ansprüche der Mitarbeitenden einzugehen. Wichtig ist dabei neben persönlichen Ansprüchen zusätzlich der tagesaktuelle Bedarf der Mitarbeitenden, wie beispielsweise die Hardwareanforderungen nach einem Smartboard oder einem Drucker. Dasselbe gilt für die Raumgröße. Für manche Aufgaben braucht es ein Einzelbüro, in dem konzentriert gearbeitet werden kann. Am Nachmittag steht wiederum vielleicht ein großes Meeting an, für den ein Konferenzraum benötigt wird. Andere sind auf einen barrierefreien Arbeitsplatz angewiesen oder möchten einfach gerne in der Nähe einer Heizung sitzen. Mithilfe eines zentralen Systems lässt sich all das effizient managen.

Die Möglichkeiten, die das hybride Büro bietet, gehen aber noch weit darüber hinaus. Richtig organisiert, bietet es nämlich auch die Chance, Ressourcen effizienter einzusetzen und dadurch die Umwelt zu schonen. Zum Beispiel lassen sich die Räumlichkeiten so zuweisen, dass ganze Stockwerke oder Gebäudeabschnitte frei bleiben und da diese Fläche nicht beheizt werden muss, kann Energie eingespart werden. Aber auch externe Geodaten, die sich zum Beispiel auf Staus oder das Wetter beziehen, lassen sich miteinkalkulieren. So ein zentrales System in der Lage, zu prognostizieren, ob eine größere Gruppe Mitarbeitender später eintreffen wird oder bei Schnee eher kurzfristig zuhause bleibt. Dadurch fällt es auch der Kantine leichter, ressourcenschonender zu planen. Denn wenn das Team tagesaktuell einsehen kann, wie viele Personen heute vor Ort zu Mittag essen werden, können die entsprechenden Mengen vorbereitet und Lebensmittelverschwendung vorgebeugt werden.

Ein Modell mit großem Potenzial

Beim hybriden Büro sollte es immer darum gehen, Arbeitsbedingungen zu schaffen, mit denen sich die Mitarbeitenden wohlfühlen und deshalb ihre beste Leistung erbringen können. Um dies von der Theorie in die Praxis umzusetzen, ist es jedoch unbedingt notwendig, alle Herausforderungen, die dieses neue Modell mit sich bringt, zu kennen und bei der Umsetzung entsprechend miteinzuplanen. Der Raumbezug spielt hierbei eine extrem wichtige Rolle – auch im Kontext der anhaltenden Pandemie. Um diejenigen, die nicht oder zumindest nicht immer im Homeoffice arbeiten können, vor einer Ansteckung schützen zu können, ist es umso wichtiger, zu wissen, wie viele Schreibtische vorhanden sind, wo genau sich diese befinden und über welche zusätzlichen Attribute sie verfügen. Auch hier kann ein zentrales System dabei helfen, die Plätze zu identifizieren, die belegt werden können, damit sich die geltenden Abstandsregelungen einhalten lassen. Ist die maximale Anzahl der Mitarbeitenden ausgereizt, kann es außerdem dafür sorgen, dass keine weiteren Buchungen möglich sind – im hybriden Büro ist Location Intelligence das A und O.

Jürgen Schomakers, Managing Partner
Jürgen Schomakers
Managing Partner, Esri DCH

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