Bürokultur neu gedacht

Was Unternehmen jetzt beschäftigt

„Aktuell werden Routinen sowie bestehende Prozesse und Strukturen mehr denn je hinterfragt: Der Chip-Mangel, die Krise in der Supply Chain sowie die mangelhaften IT-Infrastrukturen in Unternehmen, Behörden und an Schulen haben einen wichtigen Denkanstoß gegeben. Die Distributed Workforce stellt Unternehmen vor viele Herausforderungen, doch auch die Rückkehr ins Büro ist eine Challenge für viele Unternehmen, denn es müssen Anreize für diese geschaffen werden. Arbeitnehmer haben verstanden, dass Arbeiten auch anders geht und werden auf ein Stück Flexibilität und Unabhängigkeit nicht verzichten wollen. Wenn Chefs wollen, dass Ihre Belegschaft zurückkehrt, muss das Büro technologisch attraktiver gestaltet werden“, erklärt Ingo Wittrock, Marketing Director und New-Work-Experte bei Ricoh Deutschland. Eine Studie von Ricoh zeigt außerdem auf, dass fast die Hälfte der Entscheidungsträger in deutschen Unternehmen glauben, dass die Zusammenarbeit im Büro für den zukünftigen Erfolg des Unternehmens entscheidend ist. Der persönliche Austausch mit Kolleginnen und Kollegen ist für viele Arbeitnehmer ein großer Anreiz um wieder in die Büroräumlichkeiten zurückzukehren, es sollte allerdings nicht der einzige bleiben. Die räumlichen und technologischen Rahmenbedingungen im Büro müssen stimmen, ansonsten lässt sich keine positive Arbeitskultur aufrechterhalten – der Rückzug ins Homeoffice oder sogar die Kündigung sind die Folgen. Führungskräfte müssen lernen, auf Ihre Mitarbeiter zu hören, in den Dialog zu treten und die Büroräumlichkeiten so zu gestalten, dass die Belegschaft gerne zurückkehrt. Technologische Investitionen helfen nicht nur dabei, die Büroflächen sinnvoll zu nutzen und eine barrierefreie Zusammenarbeit zwischen den Beschäftigten im Büro und im Homeoffice zu ermöglichen, sondern können auch einen positiven Beitrag zu einer zukunftsgerichteten Unternehmenskultur leisten.

Wandel zu Smart und Seamless Offices

Die Chancen stehen gut, dass Unternehmen nicht mehr ihre gesamte Bürofläche benötigen. Da das Konzept Hybrid Work in vielen Unternehmen (in unterschiedlichem Umfang) weiter Bestand hat, ist es oftmals nicht wirtschaftlich, an der gesamten Bürofläche festzuhalten. Es muss jetzt eine Umgebung geschaffen werden, die modern ist und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten wurde, sodass diese durch einen Arbeitstag im Büro motiviert und inspiriert werden.

Das Büro als Arbeitsort sowie die Bürokultur müssen neu definiert und gedacht werden

Mit der Verkleinerung der Bürofläche setzen immer mehr Unternehmen mit einer Plattform für Workspace-Management, wie beispielsweise Ricoh Spaces, das Konzept des Desksharings um. Die Desk-Management-App zeigt unter anderem an, welche Räumlichkeiten im Büro bereits besetzt, reserviert oder noch verfügbar sind. Von Zuhause können die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jederzeit den Status prüfen und sich auf Wunsch einen Arbeitsplatz buchen. Wenn die maximale Auslastung erreicht ist, werden die Benutzer benachrichtigt, sodass überflüssige Fahrten ins Büro verhindert werden können. Es wird außerdem ausgeschlossen, dass sich zu viele Personen in einem Raum oder im Gebäude aufhalten. Zusätzlich ist es für den Admin möglich, einzelne Arbeitsplätze online zu stellen und auch wieder offline zu nehmen. Besprechungsräume können zudem ganz einfach zugewiesen werden, sodass fest geplante Meetings ohne Raumchaos stattfinden. „Flexibel einsetzbare Büroräume und Infrastrukturen sind heutzutage essentiell für Unternehmen. Ricoh Spaces bietet Unternehmen zusätzlich die Möglichkeit unser Smart Locker-System zu integrieren. Nicht nur Post und Pakete, IT-Ausstattung und Ersatzteile können hier kontaktfrei abgeholt werden – die Day Locker für die Belegschaft sind besonders für Desksharing geeignet, da nach einem Arbeitstag im Büro das eigene Arbeitsmaterial hier gelagert werden kann und der zuvor gebuchte Arbeitsplatz wieder für eine Kollegin oder einen Kollegen freigegeben ist. Diese intelligente und sichere Arbeitsumgebung sorgt dafür, dass die Belegschaft ohne Bedenken an ihren Arbeitsplatz zurückkehren kann und Kollegialität und Kreativität wieder im Büro gelebt werden können.“

Innovative Technologien

Eine Ricoh Studie zeigt auf, dass 48 Prozent der Angestellten der Ansicht sind, dass Investitionen in KI und Automatisierung die Produktivität einer hybriden Belegschaft steigern würden. Auch wenn besonders kleine und mittlere Unternehmen in diesem Bereich weiterhin nur zögerlich investieren, sind die Chancen und Vorteile, die mit einer Implementierung einhergehen, nicht mehr von der Hand zu weisen. Ein sicheres und cloudbasiertes Dokumenten-Management-Tool, wie beispielsweise DocuWare, erleichtert durch Automatisierung von Workflows und KI-basierte Prozesse, wie die Kopf- und Fußzeilenerkennung der eingepflegten Dokumente, den Arbeitsalltag. DocuWare nimmt sich den größten Herausforderungen des Dokumentenhandlings an: Medienbrüche, Dokumentenintensivität, Informationsmanagement und Dokumentenverwaltung. Außerdem ist der Sicherheitsaspekt sehr wichtig: Besonders in der Buchhaltung, im HR-Bereich oder in der Rechtsabteilung wird mit empfindlichen Daten gearbeitet, zu denen Dritte nicht unbefugt Zugang erlangen dürfen. Mit Docu-Ware sind diese essenziellen Dokumente digital und zentral für die befugten Mitarbeiter zugänglich, so dass beispielsweise Recruiting- und Buchhaltungsprozesse Compliance- und DSGVO-konform ablaufen und digitale Dokumente revisionssicher im Archiv gespeichert werden können. Die digitalen Freigabeprozesse schaffen einen barrierefreien Arbeitsalltag und somit mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben. Zusätzlich können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer cloudbasierten Plattform reibungslos zusammenarbeiten – ob im Homeoffice oder im Büro.

Unternehmen müssen heutzutage beides können: Homeoffice und Büroarbeit. Der Mix macht´s – Flexibilität im Hinblick auf ortsunabhängiges Arbeiten ist weiterhin das Gebot der Stunde. Die Interkonnektivität der Systeme und Tools muss dabei gegeben sein, damit zwischen der Arbeit im Büro und im Homeoffice kein Gefälle entsteht. Die Attraktivität eines Arbeitgebers wird sich in nächster Zeit stark über die Technik definieren. Über all dem steht aber, dass die Mitarbeiter wieder zusammengebracht werden und somit eine Unternehmenskultur aufrechterhalten werden kann, die letztendlich auch zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens führt. Eine lebendige Bürokultur motiviert die Beschäftigten und fördert die Kreativität sowie die Kollegialität – auch bis ins Homeoffice.