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Dokumentenmanagement

In den letzten Jahren hat das Thema Digitalisierung in vielen Bereichen an Bedeutung gewonnen. Auch das Dokumentenmanagement kleiner und mittelgroßer Unternehmen ist davon betroffen.

Dabei profitieren Sie als Unternehmer gleich doppelt von dieser Digitalisierung: Sie senken die Kosten in Ihrem Betrieb durch effizientere Arbeitsweise. Und Sie steigern die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Andre Nordlohne ist Experte für digitales Dokumentenmanagement und zeigt in dem folgenden Artikel 5 Gründe, warum die Digitalisierung Ihrer Unterlagen die Kundenzufriedenheit erhöht.

Grund 1: Informationen in Echtzeit

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement müssen Sie nicht lange suchen, sondern Sie finden gleich, was Sie brauchen. Das führt zu verkürzter Wartezeit – und Zeit ist für Sie und Ihren Kunden wertvoll. Statt lange in Ordnern suchen und das Gesuchte nicht gleich auf Anhieb zu finden oder den Kunden zurückrufen zu müssen, haben Sie innerhalb weniger Sekunden benötigte Dokumente zum Abruf bereit. Sie müssen den Kunden nicht lange warten lassen und können Ihm direkt offene Fragen beantworten. 

Grund 2: Transparenz

Sie können Ihrem Kunden die Unterlagen jederzeit zur Verfügung stellen, und auch Sie selbst haben die Dokumente stets griffbereit. Statt zahlreiche Mails oder – noch schlimmer – alles per Post zu verschicken, greifen Sie auf Ihre internetbasierte Anwendung zu und arbeiten gemeinsam mit Ihrem Kunden an den Daten und Unterlagen. Dies steigert die Vertrauenswürdigkeit, da der Kunde sieht, welche Daten von ihm gespeichert sind und was damit geschieht.

Grund 3: Schnellere Abwicklung

Wenn ein Kunde Änderungswünsche hat wird zunächst die Änderung handschriftlich auf Papier erfasst, im Büro dann die Datei gesucht und bearbeitet oder durch eine neue ersetzt. Hat ein Angestellter inzwischen ebenfalls Änderungen vorgenommen und noch nicht im System erfasst, ist das Chaos komplett. Schneller und effizienter geht die Lösung über ein Dokumentenmanagement. Änderungen sind unmittelbar und auf jedem Gerät verfügbar, das auf die Daten zugreift. So gehören Missverständnisse und lange Rückfragen der Vergangenheit an.

Grund 4: Der gute Eindruck

Ohne Zweifel wird auch Ihr Kunde bemerken, dass etwas anders ist, wenn Sie statt mit einem Ordner voll Papier mit dem Tablet vor ihm stehen. Nicht nur im Sinne des Umweltschutzes machen Sie dadurch einen positiven Eindruck. Durch ein aufgeräumtes, gut organisiertes elektronisches Ablagesystem können Sie auf jeden Fall punkten – auch gegenüber der Konkurrenz.

Grund 5: Verbessertes Zahlungsverhalten

Durch eine lückenlose und für den Kunden transparente Dokumentation eines Auftrages, zahlt dieser seine Rechnungen in der Regel zuverlässig und pünktlich. Um Kunden, die lange über der Rechnung grübeln, weil Sie einzelne Posten nicht verstehen oder sogar für zu hoch veranschlagt halten, müssten Sie sich also nicht mehr kümmern.

Andre Nordlohne, Geschäftsführer
Andre Nordlohne
Geschäftsführer, Nordlohne Digital GmbH
(Bildquelle: Nordlohne Digital GmbH)
Ordner, Dateien und Formate? Ein Paradies für Andre Nordlohne. Er und sein Team begleiten heute kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement. Ihre Kunden reduzieren auf diese Weise Kosten, sparen Zeit und haben mehr Fokus für Ihr Kerngeschäft.

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