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Dokumentmanagement

Schon lange existiert der Traum von der Arbeit ohne herumflatternde Zettel und Berge von Dokumenten – seit einigen Jahren sogar die Wunschvorstellung vom komplett papierlosen Büro. Fachleute befinden sich ständig auf der Suche nach Mitteln und Wegen, um es zu realisieren.

Zu den Hintergründen zählt die Einführung eines nachhaltigen Arbeitsstils in die unterschiedlichen Geschäftsbereiche von Unternehmen. Am digitalen Arbeiten kommen Betriebe heute nicht mehr vorbei, zu offensichtlich wirken sich die Vorteile auf so ziemlich alle Berufsfelder aus.

„Neben den ökologischen Gründen stechen hier besonders eine gesteigerte Effizienz und ein vereinfachter Arbeitsalltag heraus“, erklärt Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH. Mit seinem Unternehmen stellt er komplexe Software für Multifunktionsgeräte bereit, die vollständige Digitalisierungsprozesse leistet. „Nichtsdestotrotz werden Unternehmen auch in naher Zukunft nicht ohne Papier im Büro auskommen. Mit diesem Wissen muss deswegen das Ziel lauten, den statischen Informationen einen Weg in digitale Systeme zu weisen“, so der Experte.

Herausforderung Digitalisierungsprozess

Digitales Drucken und Scannen gehört in vielen Büros zum Alltag. Arbeitsabläufe gewinnen durch Befehle auf Knopfdruck und die Standort-, Netzwerk- und Geräteunabhängigkeit an Effizienz. Kommunikation erfolgt schneller, Wissen lässt sich leichter abrufen und es erfolgt eine signifikante Kostenersparnis – beispielsweise durch geringere Druck- und Scankosten. Gewisse Abläufe erfordern aber nach wie vor Papierdokumente und stellen Unternehmen bei der Digitalisierung damit vor große Schwierigkeiten.

Rudolph meint: „Hier müssen Verantwortliche ansetzen. Mit Scan-Software steht ihnen eine Brücke zwischen analog und digital zur Verfügung. Deswegen sollte niemand danach eifern, das Papier von der Bildfläche verschwinden zu lassen, sondern einen digitalen Einsatz zu ermöglichen.“ Denn für Unternehmen zählt das permanente und flexible Abrufen von Daten zu den wichtigsten Schritten auf dem Weg zu effektiven Prozessen.

Mit Blick auf das E-Reader-Phänomen

Als vor einigen Jahren E-Books auf den Markt kamen, etablierte sich die einhellige Meinung, das Ende des analogen Buches sei gekommen. Doch entgegen den Erwartungen trat dies nicht ein. Rudolph erklärt den Gleichschritt von analogen und digitalen Dokumenten im Büroalltag in gleicher Weise wie die Emanzipation von E-Books und analogen Büchern: „Wir leben in einer fast komplett digitalisierten Welt. Papier bietet in dieser durch seine Greifbarkeit und seine haptische Wahrnehmung eine Konstante, die für Vertrauen sorgt.“ Analoge Dokumente erweisen sich noch immer als unverzichtbar.

Bei besonders hoher Dringlichkeit oder wenn eine gewisse Wertigkeit zugrunde liegen soll, gibt es auch in Zukunft kein Vorbeikommen am Papier. Teilweise schrecken Unternehmen aber nicht nur aus nostalgischen Gründen vor einer gänzlichen Digitalisierung zurück, sondern auch aus Angst vor Neuem. „Bei der Umstellung von altbewährten Prozessen braucht es Aufgeschlossenheit“, bestätigt Rudolph. Scan-Software fungiert als Ergänzung und macht somit zumindest einen Schritt in Richtung des Traums vom papierlosen Büro. „Analoge und digitale Prozesse profitieren voneinander. Ähnlich wie Treppen und Fahrstühle koexistieren sie – mit dem Ziel der digitalen Nutzbarkeit, nicht des Austauschs des Mediums“, so der Experte abschließend.

Myrko Rudolph, Geschäftsführer
Myrko Rudolph
Geschäftsführer, exapture GmbH

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