Vom Aussterben bedrohte Spezies: das fleißige Bienchen

Die digitale Transformation verändert viel – auch die traditionellen Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen. Da, wo der Abgleich von Excel-Listen bisher zum festen Bestandteil der Jobbeschreibung zählte, hat sich viel getan. 

Moderne, weitestgehend automatisierte Workflows halten Einzug und prägen das neue Bild. Aufgaben, Anforderungsprofile und Verantwortlichkeiten ändern sich und damit nicht zuletzt das Image einer ganzen Finanzbranche.

Basis dieses grundlegenden Wandels ist eine IT, deren Lösungen sich zunehmend smarter in die Prozesse von Unternehmen und Abteilungen integrieren. Innovative Technologien sorgen dafür, dass die Arbeiten, die man landläufig als „Fleißarbeit“ bezeichnet, durch automatisierte Workflows ersetzt werden. Das entlastet die Mitarbeiter und schafft Freiraum für andere, anspruchsvollere Tätigkeiten, so auch im Finanzwesen. Hier sorgt die Automatisierung zudem für mehr Transparenz und validere Ergebnisse – Mehrwerte, die gerade im Finanzwesen von großer Bedeutung sind. 

Ein Praxisbeispiel, das jedes Unternehmen kennt und an dem sich Automatisierungseffekte eindrucksvoll aufzeigen lassen, ist der Monatsabschluss. Die manuellen Tätigkeiten zum Monatsende sind eine enorme zeitliche Belastung für die Mitarbeiter in der Buchhaltung: Sie sehen sprichwörtlich „den Wald vor lauter Bäumen“ nicht mehr, wenn sie Massen von Buchungen manuell durcharbeiten müssen, um die Konten auf Vollständigkeit und Korrektheit zu überprüfen. Nicht nur, dass dieser Prozess mühsam ist, er birgt auch zahlreiche Fehlerrisiken, wie nicht zuletzt eine im Jahr 2018 von Censuswide international durchgeführte Studie zeigt.

Demnach gaben etwa zwei Drittel (65 Prozent) der Befragten Finanzverantwortlichen an, dass sie schon einmal in einem Unternehmen gearbeitet haben, das seine Gewinne aufgrund nicht rechtzeitig erkannter Fehler, noch einmal anpassen musste. Umso wichtiger ist es, Fehlerpotenziale zu ermitteln und eliminieren. Immerhin scheinen die Ursachen der Fehler bekannt zu sein. Laut Studie geben 41 Prozent menschliches Versagen, 40 Prozent vielfältige Datenquellen, 28 Prozent einen Mangel an automatisierten Kontrollen sowie schwerfälligen Technologien (28 Prozent) an.

Continuous Accounting

Diesem Problem können moderne Automatisierungslösungen entgegenwirken. Sie sorgen dafür, dass die Daten aus den ERP-Systemen der Unternehmen so aufbereitet werden, dass sie automatisch von den Accounting-Systemen übernommen und weiterverarbeitet werden können – wie ein Katalysator sitzen die Automatisierungslösungen zwischen beiden Systemen. Da wo das fleißige Bienchen früher mühsam Excel-Listen gegenüberstellen musste, wird jetzt die Automatisierungslösung aktiv und macht den zeitaufwendigen manuellen Abstimmungsprozesse obsolet. So werden die Daten konsistent und der gesamte Workflow transparent und nachvollziehbar. 

Positiver Nebeneffekt derartiger Automatisierungslösungen ist, dass Aufgaben, die sich üblicherweise zum Monatsende kumulieren, auf die gesamte Bilanzierungsperiode verteilt werden. Dieses Prinzip bezeichnet man als Continuous Accounting: Es sorgt dafür, dass sich der Abschlussprozess nicht mehr nur über ein paar Tage am Monats-, Quartals- oder Geschäftsjahresende erstreckt, sondern die einzelnen Aufgaben durch Automatisierung sukzessive erledigt werden. Das Resultat: Weniger Aufwand, weniger Stress, ein deutlich geringeres Fehlerrisiko und damit validere Zahlen.

Machine Learning: Wie die Ausnahme zur Regel werden

Bei der Automatisierung des Monatsabschlusses spielt das „Exception Driven Concept“ eine wichtige Rolle. Dieses besagt, dass Standardaufgaben in der Finanzabteilung weitestgehend automatisiert werden und manueller Handlungsbedarf nur dann besteht, wenn es Ausnahmen oder besondere Fälle zu bewältigen gilt. Betrachtet man vor diesem Hintergrund die Kontenabstimmung, werden die Vorteile schnell deutlich: Weil moderne Automatisierungslösungen den Kontenabgleich auf Basis von Algorithmen automatisch durchführen, muss der Buchhalter zum Schluss nur noch die Transaktionen klären, die das System nicht selbstständig bewältigen kann. Die Automatisierungslösung von BlackLine beispielsweise verfügt über ein solches Machine-Learning-Prinzip. Mit jeder Ausnahme, die manuell geklärt und zugeordnet wird, lernt das System dazu – sprich der Algorithmus wird mit jedem manuellen Kontenabgleich zunehmend intelligenter, so dass die Anzahl der händischen Zuordnungen schließlich gen Null gehen. So nimmt der Automatisierungsgrad des Monatsabschlusses kontinuierlich zu und das Risiko menschlicher Fehler ab.

Mit derartigen, auf innovativen Technologien basieren Lösungen lassen sich auch komplexe Bilanzen validieren, denn dem System ist es egal ob es einen oder Millionen Abgleiche vornehmen soll. Der Algorithmus macht es möglich, dass das, was bisher von vielen Mitarbeitern in Fleißarbeit überprüft wurde, jetzt mit Millionen von Transaktionen innerhalb von nur wenigen Sekunden machbar ist. 

Ungeahnte Perspektiven durch Echtzeitzahlen 

Die neue Technologie löst beim ein oder anderen Mitarbeiter im Finanzwesen durchaus Ängste aus, zukünftig nicht mehr gebraucht zu werden. Aber das Gegenteil ist der Fall. Das Bureau of Labor Statistics prognostiziert beispielsweise, dass die Nachfrage nach Buchhaltern bis 2026 um 10 Prozent steigen wird. Das ist schneller als die durchschnittliche Wachstumsrate in anderen Berufen. Gleichzeitig nimmt das Angebot an qualifizierten Buchhaltern ab. Umso wichtiger ist es, dem bestehenden Expertenstamm in der Buchhaltung neue Perspektiven zu bieten – beispielweise, dass sie zukünftig stärker eine beratende Position einnehmen werden.
Wie muss man sich das vorstellen? Dadurch, dass die Buchhaltung auf Continuous Accounting setzt und jetzt einen bisher nicht dagewesenen Überblick über die Unternehmenssituation hat, kann sie die Geschäftsführung früher, umfassender und zuverlässiger als bisher über Chancen, Risiken oder andere Veränderungen informieren und vor allem auch zu beraten.

Dank der Tatsache, dass bei Bedarf ein Monatsabschluss simuliert werden kann, ist die Finanzabteilung zu einem früheren Zeitpunkt im Monat in der Lage, valide Aussagen treffen und belastbare Auswertungen anbieten zu können. Diese Analysen kann sie dem CFO zur Verfügung stellen, so dass auch dieser erstmals in der Lage ist, noch während des Closing-Prozesses seinen Kollegen in der Geschäftsführung Detailfragen zu beantworten. Der zentrale, weitestgehend automatisierte und vor allem durchgängige Prozess bildet die Grundlage für dieses moderne Accounting, in dem jederzeit präzise Zahlen zur Verfügung stehen und im Bedarfsfall das Business nachjustiert werden kann – unabhängig von der Größe und Komplexität des Unternehmens.

Blick in die Zukunft: Predictive Accounting

Von all diesen Vorteilen können Unternehmen heute schon profitieren, wenn sie Prozesse digitalisieren und automatisieren. Experten allerdings sind schon einen Schritt weiter. Sie beschäftigen sich mit Predictive Accounting, also einem Accounting, das bereits im Vorfeld in der Lage ist, den angenommenen Monatsabschluss prognostizieren. Was im ersten Moment wie ein Blick in die Glaskugel anmutet, ist durchaus nicht abwegig. Wenn Unternehmen in der Lage sind, den überwiegenden Teil ihres Monatsabschlusses bereits Wochen im voraus zu erledigen, so dass nur noch ein geringer Prozentsatz der Buchungen vakant ist, rückt die Idee einer zuverlässigen Vorhersage in greifbare Nähe – vorausgesetzt, man räumt der Digitalisierung Priorität ein und vertraut Algorithmen-getriebenen Automatisierungslösungen.