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Mann und Roboterarme

Vor circa vier Jahren standen bei vielen Unternehmen drei Buchstaben im Raum – RPA. Details kannte niemand. Vier Jahre später sprechen fast alle über „Robotic Process Automation“ (kurz RPA) und die Technologie, die sich dahinter verbirgt.

Ersten Markteinschätzungen zufolge, beschäftigen sich über 50 Prozent aller Unternehmen in der DACH-Region mit Softwarerobotern. Die meisten von ihnen stehen ganz am Anfang und setzen die ersten Proof of Concepts um.

Dem allgemeinen Verständnis nach können Unternehmen durch softwaregestützte Roboter Geschäftsprozesse automatisieren, die früher nicht zu automatisieren waren. Zum einen, weil sie Anwendungsgrenzen hatten und unvereinbare Systemlandschaften aufwiesen; zum anderen weil sie finanziell nicht lohnenswert waren. Diese Hürden scheinen überwunden zu sein, sodass der Weg zu einer gesteigerten Effizienz und geringeren Kosten frei zu sein scheint. Für ein erfolgreiches RPA-Projekt ist es wichtig, die richtigen Fragen zu stellen. Was gibt es für Tools? Was ist der Nutzen? Welches Return-On-Investment erhalten wir durch RPA? Doch damit allein ist es nicht getan, wie die Praxis zeigt. Erst wenn Unternehmen RPA sinnvoll implementieren und folgende Hinweise berücksichtigen, kann es sich lohnen, Softwareroboter einzusetzen.

1. RPA ist kein Allheilmittel

Wenn ein RPA-Projekt falsch angegangen wird – etwa durch unzureichende Annahmen, Planung oder Methoden – kommen in der Regel nicht die erhofften Ergebnisse heraus. Viele Kunden unterschätzen beispielsweise die Komplexität der zu automatisierenden Abläufe und binden die operativen Mitarbeiter nicht von Anfang an mit ein. Dadurch kann schnell ein Kommunikationsdefizit entstehen.

Sind Geschäftsprozesse ineffizient und kompliziert, wird eine RPA-Lösung auch nicht den gewünschten Erfolg bringen. Das heißt, zunächst müssen mögliche Prozesse evaluiert und gegebenenfalls angepasst werden, damit diese für den Einsatz von Softwarerobotern einen Unternehmensmehrwert und Effizienz schaffen können.

2. Die richtigen Prozesse wählen

Es hat sich als förderlich erwiesen, möglichst schnell viele Mitarbeiter in das Projekt zu holen, um gemeinsam mögliche Prozesse (Prototypen) zu identifizieren. Die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen sind mit den Prozessen genauestens vertraut und kennen mögliche Show-Stopper. Die beteiligten Akteure sollten jedoch ein Grundverständnis für RPA-Technologien aufweisen, um den richtigen Prozess für einen Proof of Concept zu wählen. Projekte scheitern oft an der Wahl des Prozesses. Das heißt, zu Beginn werden Prozesse gewählt, die unnötig komplex sind und oftmals viele individuelle Teilprozesse aufweisen.

Die Praxis zeigt, dass sich Prozesse eignen, die strukturiert ablaufen und von den Mitarbeitern als „einfach“ angesehen werden. Vorteilhaft ist es außerdem, einen Prozess zu wählen, der viele Beschäftigte betrifft und gleichzeitig eine hohe Wiederholungsrate aufweist. So lassen sich gleich zwei Erfolge erzielen: Diese oftmals eher unbeliebten Tätigkeiten erledigt fortan ein Roboter; gleichzeitig erreicht er den ROI in nur wenigen Monaten.

3. Ohne die IT läuft nichts

Ein wesentlicher Vorteil der RPA-Technologie ist, dass sie auch von der Fachabteilung betrieben werden kann. Dies bedeutet aber nicht, dass man die IT nicht rechtzeitig dazu holen sollte. Es soll nicht das Ziel sein, parallel eine Schatten-IT aufzubauen. Die IT ist im Zuge der Implementierung hilfreich, da in den ersten Schritten selten an folgende Punkte gedacht wird: Abstimmung von Releasewechseln der eingesetzten Softwarelösungen, Softwarearchitektur-Wissen, Hardware- und Lizenzbeschaffung, Wartung und vieles mehr.

Nicht selten haben Fachabteilungen die Unternehmensrichtlinien zur IT und Governance nicht voll im Blick: Was passiert etwa bei Änderungen in den Richtlinien? Welche Auswirkungen haben Releasewechsel auf RPA-Roboter?

4. Kein RPA ohne eine transparente Kommunikation und Change Management

Die Einführung von RPA-Technologien ist eine digitale Transformation. Insbesondere beim Start und bei der Implementierung von RPA-Projekten wird häufig übersehen, dass ein regelmäßiger und fortlaufender Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Verantwortlichen notwendig ist. Umso wichtiger ist es, Veränderungen klar und offen zu kommunizieren: Eine transparente Strategie für diesen „Change“ führt zu weniger Verunsicherung bei den Beschäftigten im Unternehmen. Um mögliche Konflikte und Ausfälle automatisierter Geschäftsprozesse zu verhindern, sollten Verantwortliche schnell und offen mit allen Beteiligten sprechen, sie von den Vorteilen und Stärken überzeugen – zugleich aber auch auf Veränderungen durch RPA hinweisen. Neue Denk- und Arbeitsweisen müssen bei den Mitarbeitern ankommen. Daher sollte auch die Personalabteilung eingebunden werden. Sie kann neue Arbeitsweisen begleiten.

Der Einsatz von RPA-Lösungen ruft nicht selten kritische Stimmen hervor. Beispielsweise wird angenommen, dass ein Softwareroboter ganze Arbeitsplätze ersetzt. Vielen ist hingegen nicht bewusst, dass stattdessen Freiraum für wertschöpfende und anspruchsvolle Tätigkeiten entsteht. Daher sollten Unternehmen mit Prozessen starten, die monoton, einfach und unbeliebt sind.

5. Erwartungen realistisch halten

Vielfach ist von schneller Implementierung und sofortigen Erfolgen durch RPA zu lesen. Zwar können Unternehmen mithilfe von RPA-Technologien flexibel auf neue Umstände reagieren, sodass sich erste Erfolge schnell einstellen. Dennoch sollten Betriebe die Einführung von Softwarerobotern als richtiges Software-Projekt ansehen!
RPA-Verantwortliche sollten eine stufenweise Methode nutzen, denn Test- und Produktivumgebung sind in den wenigsten Organisationen vollständig identisch.

Roboter sollten keineswegs ungetestet in der Produktivumgebung umgesetzt werden. Zudem gilt es deren Einsatz sowie die Anforderungen aus der ersten Analysephase stets zu reflektieren. Ein weiterer Tipp: Es hat sich als praxistauglich erwiesen, agil in den RPA-Projekten vorzugehen – beispielsweise durch zwei Sprints zu jeweils 14 Tagen.

6. Von guten Beispielen lernen

Nichts ist wichtiger als Praxiserfahrung. Viele Unternehmen nutzen bereits Softwareroboter und haben viel dazugelernt. Diesen Wissensaustausch gilt es voranzutreiben. Die nächste Gelegenheit bietet die von Syncwork und Abide präsentierte TECHBAR zum Thema „Roboterbasierte Prozessautomation – Robotic Process Automation“ am 21. März 2019 in Berlin. Referenten aus der Praxis, zum Beispiel von BMW, Lufthansa Technik oder Uniper Financial Services, teilen ihre Erfahrungen und geben Praxistipps.

Weitere Informationen unter www.techbar.berlin

Daniel Bernstein, Consultant bei der Syncwork AG

syncwork.de
 


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