Flexible IT-Infrastruktur schenkt Zeit

Wenn es um die eigene IT-Infrastruktur geht, steht manchem Geschäftsführer der kalte Angstschweiß auf der Stirn. Nicht nur die Komplexität der technischen Möglichkeiten entpuppt sich im Tagesgeschäft zu einer Endlosaufgabe, auch die Einschätzung des eigenen – heutigen und künftigen – Bedarfs ist alles andere als einfach.

Viele wünschen sich darum sehnlichst einen IT-Dienstleister, der nicht nur den Bestand verwaltet und das Netzwerk wartet, sondern Verantwortung für das Große und Ganze übernimmt. Sie suchen dabei einen Partner, der das Thema „IT“ sach – und fachgerecht führt. Ein aufstrebendes Berliner IT-Dienstleistungsunternehmen geht hier mutige, neue Wege und will ein vollständiges Outsourcing der IT / EDV-Themen anbieten – Mitdenken inklusive. Die Kunden buchen dann nur noch die Leistung „IT Arbeitsplatz“ oder „Server“. Um den Rest kümmert sich der Dienstleister. Dass die Unternehmen so viel flexibler auf Veränderungen reagieren können, ist dabei nur einer von vielen Vorteilen. Außerdem sparen sie teure Investition in IT Hardware und Software. Kurz gesprochen: Die IT atmet mit dem Unternehmen. Damit das so funktioniert, müssen allerdings die Rahmenbedingungen stimmen. Individuelle Hardware beispielsweise ist hier fehl am Platze. 

Die „liebe“ IT

Sie soll vor allem funktionieren. Niemand soll sich darum mehr kümmern müssen als nötig. Zeit soll sie schon gar nicht kosten. Geld sowieso nicht. Wenn die IT Ohren hätte, sie würden klingeln. Und doch ist der Anspruch an die eigene IT-Infrastruktur aus der Perspektive der Unternehmer allzu verständlich. Viel zu fordernd ist nämlich das Tagesgeschäft, als dass sich dabei noch Zeit fände, dem Notebook von Kollege Mustermann ein Sicherheitsupdate zu verabreichen. Vollkommen bewusst ist jedem, dass in solchen alltäglichen Situationen, die Schlaglöcher von morgen entstehen, die schnell das wirtschaftliche Überleben einer Organisation ins Schleudern bringen. Häufig werden beispielsweise zu Beginn einer Unternehmung gerade verfügbare Geräte zusammengestückelt. Es kommen Softwarelösungen zum Einsatz, z.B. bei der Datensicherung, die zwar für Laien verständlich sind, aber den Anforderungen eines Reibungslosen Einsatzes irgendwann nicht mehr gerecht werden. Dann schleichen sich Fehler und Ungereimtheiten in die Netze ein. Bei der Problembehebung oder Einrichtung neuer Produkte kommt dann die böse Überraschung. Selbst wenn die Arbeiten von einem externen Dienstleister durchgeführt werden, können sie sehr aufwändig und teuer werden.

Natürlich kann eine IT-Abteilung vieles abfedern – sie ist allerdings nicht für jedes Unternehmen bezahlbar, schon gar nicht für kleine, heranwachsende Häuser, deren Augenmerk naturgemäß zunächst auf der Produktentwicklung und Marktdurchdringung liegen muss. Aus diesen und zahlreichen weiteren Gründen bedarf es neuer Modelle, „IT“ tagesgeschäftstauglich zu integrieren, ohne erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen zu binden. Zudem ist der Unterhalt einer eigenen IT-Infrastruktur grundsätzlich eine Kostenfrage, auf die insbesondere kleine Häuser oder neu gegründete Startups schwer Antworten finden. Teuer im Sinne der Anschaffungskosten sind insbesondere eine solide und flexible Netzwerkstruktur. Vom eigenen Server angefangen, der nicht nur für die nächsten Jahre passend dimensioniert sein will, sondern auch entsprechend eingerichtet sein sollte. An eine sinnvolle Einrichtung von Strukturen, die zum Beispiel nicht nur die Ablage von Daten, sondern auch ihr Wiederfinden oder ein regelmäßiges Backup ermöglicht, denken viele aus Kostengründen erst zu spät. Doch auch im laufenden Betrieb schlagen einzelne IT-Komponenten, wie etwa die Pflege von Servern, Arbeitsstationen und Fachanwendungen zu Buche. Was zuerst so nebenbei geht, wie Updates und dergleichen, nimmt mit dem Wachstum des Unternehmens schnell an Umfang zu. Zudem erkennen viele, dass sie den Vorschriften mit Blick auf Datenschutz und –haltung gerecht werden müssen.

Der Bedarf verändert sich

Nichts ist so stetig wie die Veränderung. Dass dieser Grundsatz stimmt, spüren Unternehmer im IT-Bereich noch intensiver als anderswo. Erst recht spannend wird es, wenn der Geschäftsbetrieb Veränderungen erfährt. Die naturgemäße Volatilität der Wachstumskurve macht die eigene IT-Infrastruktur in der Regel nur bedingt mit. Besonders spürbar wird diese Inflexibilität dann, wenn eine Flaute dazu zwingt, gerade angeschaffte Hardware aus Liquiditätsgründen wieder verkaufen zu müssen. Ebenso unangenehm wird es, wenn über Nacht – etwa durch eine Viralkampagne eines neuen Produkts angefeuert – eine erhebliche Skalierbarkeit der Performance beispielsweise des hauseigenen Shopsystems gefordert wird, die die Server nicht schultern können.

Einem Kunden der NOVAGO beispielsweise bot sich die Chance, innerhalb von weniger als vier Wochen einen neuen artverwandten Bereich abdecken zu dürfen. Er musste nun seine Infrastruktur umgehend anpassen: in Windeseile einen neuen Standort aufbauen, Personal einstellen, Prozesse klären und eine IT aufbauen, die mit seinen Prozessen harmonisiert. Dabei war auch der Havariefall zu bedenken, denn das Unternehmen sollte schnell wieder handlungsfähig sein, wenn etwas ausfällt. Allein wäre das Wunder nicht zu schaffen gewesen – mit externer Hilfe, ist es dem Unternehmer dennoch gelungen. Wäre seine IT von vornherein skalierbar gewesen, hätten wahrscheinlich alle Beteiligten ein paar graue Haare weniger bekommen. Was lässt sich daraus lernen? Unternehmen, gerade kleine, wachsen meist schneller und unerwarteter als so mancher Unternehmer dies gerne hätte. Aber das Geschäft, die Chance oder Gelegenheit nicht zu ergreifen, kommt nicht in Frage. Um möglichst flexibel agieren zu können, müssen die IT und alle mit ihr in Verbindung stehenden Prozesse folglich ebenfalls flexibel und bedarfsgerecht anpassbar sein. Darum rufen insbesondere kleine, etablierte Unternehmen aber auch Startups nach neuen Konzepten, die ihren Geschäftsbetrieb skalierbar machen.

Flexible IT schafft Freiräume

Den Bedarf vieler kleiner Unternehmen nach einer spürbaren Flexibilisierung ihrer IT erkennend, wagen inzwischen wenige IT-Dienstleister den mutigen Schritt, ihr Angebot an die Nachfrage anzupassen. Die Berliner NOVAGO GmbH & Co. KG beispielsweise bietet neuerdings ein vollständiges Outsourcing der IT / EDV-Themen zu einem monatlichen Pauschalpreis an. Die Kunden buchen nur noch die Leistung „IT Arbeitsplatz“ oder „Server“ und um den Rest kümmern sich die Fachleute des Anbieters. Ein IT-Dienstleister kann so zum Alltagspartner avancieren, der die Rechner, die Server, die Switches und die Software – abgesehen von spezieller Branchensoftware, die seine Kunden selbst beschaffen – unproblematisch und bedarfsgerecht per Leihgabe zur Verfügung stellt und entsprechend betreut. Verändern sich die Rahmenparameter auf Kundenseite – etwa durch das Einstellen oder Kündigungen von Mitarbeitern – passen sie für ihre Auftraggeber schnell und unkompliziert die IT-Komponenten an den neuen Bedarf an. Auf diese Weise können Unternehmen viel flexibler auf Veränderungen reagieren und ihrem Wachstum entsprechend agieren. Außerdem sparen sie teure Investition in IT-Hardware und Software. Auch die Kernthemen Betriebsbereitschaft und IT-Sicherheit lassen sich auf diese Weise – ohne Ressourcen zu binden – auslagern. Damit einher geht natürlich ein Effekt, den insbesondere junge, wachsende Firmen zu schätzen wissen: Sie gewinnen Zeit für Wesentliches. So kann ein bestehendes Unternehmen mit 6 Arbeitsplätzen saisonal bedingte Spitzen nicht nur durch mehr Personal, sondern auch mit entsprechender Technik abfangen. Wenn beispielsweise das Weihnachtsgeschäft naht, kann beispielsweise der Geschäftsführer einfach 10 Arbeitsplätze für 3 Monate dazu buchen. Die Geräte werden in kürzester Zeit vorbereitet und beim Kunden aufgestellt. Die neuen Mitarbeiter werden schnellstens im System hinterlegt, so das sie mit Ihrer Arbeit gleich beginnen können. Ist die Saison vorbei, werden die Geräte wieder abgebaut und abgeholt. Für das Unternehmen selbst verändern sich nur die monatlichen Zahlungen für den Zeitraum der Nutzung.

Freiheit hat seinen Preis

Eine IT-Infrastruktur zum monatlichen Festpreis kann nur funktionieren, wenn die Unternehmen auf individuelle Hardware – und Softwareanschaffungen verzichten. Immerhin muss der Verwaltungsaufwand einfach und vor allem berechenbar bleiben. Das ermöglicht es auf allen Seiten, die unangenehmen Überraschungen auf einem Mindestmaß zu reduzieren. Damit dies gelingt, braucht es eine einfache aber robuste IT. Will der Geschäftsführer auf sein Macbook der neuesten Generation dennoch nicht verzichten, ist eine Abwägung gefragt. Ist der Nutzen einer Individuallösung tatsächlich so groß, dass sie den Stress und die damit verbundene Arbeit durch Pflege, Wartung und Integration in das Gesamtgefüge tatsächlich rechtfertigt? Oder begibt sich die Unternehmensführung mit einer persönlichen Hardwarepräferenz nicht in genau jene Schleife, der sie zu entkommen versucht? Möglich ist natürlich eine Kombination aus dem „Rundumsorglos-Paket“ eines externen Dienstleisters mit individuellen Anschaffungen – nur sollten hier im Vorfeld klare und nachvollziehbare Absprachen und Verantwortlichkeiten vertraglich festgeschrieben werden, damit es im Ernstfall – etwa im Falle einer Virusinfektion des Individualgeräts – nicht zu unerwünschten Diskussionen kommt.

Fazit

Die IT war und ist aufgrund ihrer Komplexität und auch aufgrund ihrer teilweise fehlenden, dem tatsächlichen Bedarf entsprechenden Skalierbarkeit für Unternehmer ein rotes Tuch. Viel zu oft liegen Notebooks ehemaliger Mitarbeiter brach, müssen dennoch gepflegt werden und sind letztendlich trotzdem nicht selten veraltet, bevor sie wieder zum Einsatz kommen. Damit die eigene IT mit dem Unternehmen atmen kann, bedarf es neuer Geschäftsmodelle, die der Volatilität natürlicher Unternehmenswachstumsprozesse Rechnung tragen. Erste IT-Dienstleister erkennen diesen Bedarf und bieten die Bereitstellung und die Pflege von IT-Infrastrukturen zum monatlichen Festpreis an. Dieses Angebot nutzend, finden sich viele Unternehmen in der komfortablen Situation wieder, Ressourcen zu sparen und vor allem mehr Zeit für das Tagesgeschäft einplanen zu können. Das nehmen sie gern in Kauf – auch wenn sie ein Stück Individualität in Sachen Hardware – und Softwarebeschaffung verlieren.

Daniel Görtz ist seit 2008 Managing Director und Prokurist der Berliner NOVAGO GmbH & Co. KG. Im Laufe seiner beruflichen Laufbahn widmete er sich seit 1984 insbesondere dem Faszinosum „Computer“ und dem Aufbau von Netzwerken. Sowohl in der privaten Wirtschaft als auch im öffentlichen Dienst baute er seine Kompetenzen im Bereich Systemdienstleistungen aus. Er lebt mit seiner Familie in Berlin.

www.novago.net