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Das neue ExchangeDie lang erwartete neue Version von Exchange steht seit Ende Oktober bereit. Darüber sprach Ulrich Parthier mit den beiden Microsoft-Deutschland-Mitarbeitern Antje Reichelt – sie verantwortet als Product Marketing Manager unter anderem Exchange – und Günther Igl, dem Leiter des Office Server & Cloud Teams.

Wenn wir über Kommunikationslösungen sprechen, dann spielen Office und Exchange eine zentrale Rolle. Welches sind die Herausforderungen und Potenziale im Office-Umfeld?

Günther Igl: Wir produzieren alle täglich so viele Informationen. Diesen Herr zu werden, also sie zu schützen und zu verwalten, sie zugleich aber auch nach Jahren für den Endanwender noch auffindbar und dauerhaft ablegbar zu machen ist eine große Aufgabe. Sie außerdem anderen einfach zur Verfügung zu stellen, ist, glaube ich, schon seit Jahren eine große Herausforderung. In den letzten ein bis zwei Jahren finden aber noch weitere Trends massiv Eintritt ins Arbeitsleben.

Zunächst einmal kommt eine neue Generation von Arbeitnehmern, die mit Internet, Facebook, Twitter & Co aufge- wachsen ist, in ihrem Leben noch nie ein Fax gesendet haben und eine komplett andere Art der Kommunikation kennen. Hinzu kommt das Phänomen, dass Unternehmen mittlerweile eine Vielzahl von Endgeräten im Unternehmen zulassen, mit denen vor allem mobiles Arbeiten möglich gemacht werden soll – nicht zuletzt weil Geräte aus dem privaten Umfeld Einzug ins Unternehmen halten. Und diese Trends wollen wir natürlich auch in unseren Lösungen rund um Kommunikation und Zusammenarbeit gerecht werden.

Frau Reichelt, welches sind die Highlights und Besonderheiten der neuen Version, Stichwort „Intelligenter arbeiten“ ?

Antje Reichelt: Intelligenter Arbeiten bezogen auf Exchange 2013 heißt im Zusammenspiel mit Outlook 2013 im Wesentlichen, Wege zu verkürzen. Lassen Sie mich das kurz an zwei Beispielen erklären. Nehmen wir beispielhaft unser „Kommunikationscockpit“ Outlook. Früher musste man auf die einzelnen Rubriken – Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben – klicken, um dort die nächsten Termine oder die meist genutzen Kontakte zu sehen. Mit den PopUps in Outlook sieht man diese in der Vorschau ohne erneutes Klicken. Eine weitere „Intelligenzstufe“ von Outlook, ist die erweiterte Kategorisierung von E-Mails.

Ein kurzes Beispiel hierzu: In 90% der Mails von meinem Chef ist das Wort „ToDo“ enthalten aus dem ich eine Aufgabe erstelle. Die Mail würde dann zukünftig in der Mail Kategorie „ToDos“ einsortiert werden und mir würde die Erstellung einer Aufgabe direkt in der E-Mail angeboten werden. Man hat also die Sortierung nicht mehr nur nach Datum, Person oder Priorität, sondern auch nach ToDos oder Informationsgrad.

Günther Igl, Leiter Office Server & Cloud Teams bei Microsoft„Software muss intuitiv sein und das bezieht sich auch immer mehr darauf, dass man gar nicht darüber nachdenken will, wo Dokumente und Informationen überhaupt abgelegt sind oder einem selbst zur Verfügung stehen.“ 

Günther Igl Leiter Office Server & Cloud Teams bei Microsoft

 

Und Ihr Beispiel Nummer zwei?

Antje Reichelt: Schauen wir uns ein Beispiel an, wie Informationen zusammengeführt und gleichzeitig geschützt werden. Bleiben wir bei Outlook – dort kann ich anhand der neuen, integrierten Websitepostfächern direkt Mails und Dokumente auf einem Team-Sharepoint ablegen. Zum Thema Sicherheit in Exchange passt das neue Schlagwort Data Loss Prevention. Das bedeutet, der Nutzer wird vor dem Versenden von Mails darauf hingewiesen, dass er persönliche oder unternehmenskritische Daten verschicken möchte oder schlicht- weg das Attachment vergessen hat, auf das er sich im E-Mailtext bezieht.

Die letzten Versionen von Office mussten sich dem Vorwurf der Featuritis stellen. Zu viele Funktionen, die nicht immer leicht zu finden waren. Was hat Microsoft gegen diesen Vorwurf getan?

Günther Igl: Wir haben den Anwender in den Mittelpunkt gestellt, und zugehört, was uns Kunden über die Jahre und auch in den Early Adopter-Programmen erzählt haben. Mit der Einführung des sogenannten Ribbon in Office 2007 haben wir Nutzern die wich- tigsten Funktionen auf einen Klick übersichtlich dargestellt. Mit Office 2010 hielt diese Bedienlogik auch in Outlook Einzug.

Mit der neuen Office Generation haben wir diesen Ansatz noch ein Stück weitergebracht und zeigen an vielen Stellen das an, was der Nutzer vermutlich als Nächstes braucht. Das bedeutet Power User-Funktionalität und Effizienz, ohne dass der Anwender selbst ein Power User sein muß. Beispiele dafür sind in Excel die Flash Fill-Funktion und das Anlegen von Pivot-Tabellen, in Word ist es zum Beispiel die Überarbeitung von PDF-Dateien. Manchmal sind es eben die kleinen Dinge, die das Leben einfacher machen!

Wenn wir in die Entwicklung der letzten 15 Jahre schauen, dann war der Exchange Server immer an vorderster Innovationsfront. E-Mail im Browser 1997, E-Mail auf dem Telefon 2001, Sprachnachrichten im Posteingang 2006 dazu Hochverfügbarkeit für unternehmenskritische Prozesse, Spamschutz und nun die Cloud. Welche Optionen ermöglicht die Cloud und welchen Nutzen hat der Anwender durch Sie?

Antje Reichelt: Nun ja, cloudfähig war der Exchange Server ja bereits in der letzten Generation. Als Microsoft- gehosteter Dienst ging Exchange Online im Rahmen von BPOS im Jahr 2009 ins Rennen, seit 2011 ist Exchange Online eine Kernkomponente von Office 365. Der Exchange-Nutzer hat also die Wahlfreiheit, ob er Exchange selbst betreiben oder als Dienst beziehen möchte, aus Microsoft Rechenzentren heraus oder von einem Hoster. Dabei sind auch Kombinationen möglich, sogenannte Hybridszenarien. Dazu passend werden mit dem neuen Exchange die Themen unabhängiges Arbeiten und Sicherheit ausgebaut. Erstmalig kann man einen Exchange Server versionenübergreifend betreiben. Die Abbildung von Hybridszenarien wird über das Exchange-Administration Center deutlich einfacher. Damit eröffnen sich für den Adminstrator dank eines ansprechenden User Interfaces sehr komfortable Möglichkeiten der kompletten Kontrolle und Verwaltung seiner Infrastruktur in einer Weboberfläche. Erstmalig und einzigartig in der Messaging Landschaft ist auch, dass Antimalware direkt auf und mit dem Mailserver bereitgestellt wird.

Das neue Exchange soll mehr Transparenz schaffen. Wie packen Sie das Problem an?

Antje Reichelt: Transparenz hat in diesem Zusammenhang mehrere Facetten. Zum einen Transparenz für die IT-Verantwortlichen. Angefangen von einer einheitlichen Administration, über Mailboxen hinweg, bis hin zu einem Ausbau der Funktionalitäten, was die Performance und die Sicherheit des Exchange Servers angeht, etwa auch die Einhaltung unternehmenseigener Richtlinien zum Thema Data Loss Prevention.

Für den Nutzer bedeutet Transparenz hingegen einen guten Überblick über Informationen im Unternehmen, umfassende Suche in Outlook oder Exchange, die Verfügbarkeit von Kollegen mit Präsenzanzeige in Lync oder Neuigkeiten über Microblogging-Funktionalität in Sharepoint.

In Verbindung mit Windows 8 und vor allem aus der „i-Welt“ schon oft gehört und verwendet, sind Apps – jetzt gibt es diese auch in Verbindung mit dem neuen Office. Werden jetzt Funktionalitäten ‚ausgegründet‘ und was hat der Nutzer davon?

Günther Igl: In der IT Welt sind Apps nicht mehr wegzudenken. Warum? Weil sie vielfältige Anforderungen abdecken und dabei einfach zu installieren und zu nutzen sind. Die bedienten Szenarien können dabei vielfältig sein, also zum Beispiel die Anzeige von Wettervorhersagen oder Anfahrtsplänen in Outlook- Terminen. Für Unternehmen bieten sich außerdem Möglichkeiten, eigene Apps zu programmieren und unternehmensspezifische Anwendungen in Standardsoftware zu integrieren.

Ziel ist dabei die Verschmelzung von Standardinformationen und -software mit Live-Informationen aus anderen Systemen zu einem Cockpit. Apps schießen derzeit wie Pilze aus dem Boden, da sie mit Standardtechnologien wie HTML5 und JavaScript erstellt werden können. Und die Administratoren können sie über integrierte Storelösungen besser ausrollen und managen.

Ein neuer Look und sinnvolle Cloudnutzung sind zwei weitere Stichpunkte zur neuen Office-Version. Was verbirgt sich dahinter?

Günther Igl: Vom User Interface hat sich die neue Office-Generation stark an das Look and Feel von Windows Phone und Windows 8 angepasst – nicht zu- letzt, weil die Produkte von Office jetzt touchfähig sind. Während Exchange bereits in der letzten Version mit Exchange Online ein vollständiges Cloud-Pendant hatte, kann mit dem neuen Office der Office Client wahlweise auch aus der Cloud gemietet zur Verfügung gestellt werden und bedarf keiner klasssischen Installation mehr. Die „alte Welt“ wird es natürlich nach wie vor geben!

Erweitere Transportregeln und Richtlinien für die Aufbewahrung vereinfachen eine granulare Aufbewahrung und Löschen von E-Mails. Archivierung und auch das "On Hold"- Setzen nach Schlagworten von E-Mails, die für Audits benötigt werden könnten, ist möglich. Aber wie behalten Administratoren bei der Menge an E-Mails für die Compliance Audits noch den Überblick?

Antje Reichelt: Die neue Suchfunktionalität in Exchange basiert auf der Suche, die der eine oder andere aus Sharepoint bereits kennt. Darin ist es zum einen möglich, detaillierter zu suchen und die Ergebnisse aus den Suchabfragen auch direkt abzuspeichern, zum anderen wurde, dass was durchsucht werden kann, erweitert. So kann nicht nur die aktuelle Mailbox, sondern auch Websitepostfächer und das Exchange Online Archiv direkt mit durchsucht werden.

Kommen wir zum Thema Unified Communication und Collaboration. Die Jugend sagt ja bereits das Ende der E-Mail voraus. Wie ist Ihre Meinung dazu?

Antje Reichelt: Ich stimme zu, dass wir mit E-Mails derzeit nur so überflutet werden. Wenn ich meine Arbeit bei Microsoft mal als Basis nehme – ich bekomme jeden Tag mehr als 100 Mails und schreibe auch sehr viele und bei mindestens einem Drittel dieser Mails habe ich noch Anhänge. Ich denke, dass neue Formate wie Social Enterprise und Co. im Unternehmen diese Mailflut durchaus sinnvoll eindämmen können, bin aber ebenfalls der Meinung, dass Mail als unkomplizierte asynchrone Kommunikationsform bestehen bleiben wird. Letztlich sind ja die Funktionalitäten rund um E-Mail nicht mehr vergleichbar mit E-Mail aus den 90er Jahren. Auch hier hat ja eine Evolution stattgefunden von einfachen textbasierten Mails hin zu vollständig integrierten, optisch aufbereiteten und um zusätzliche Informationen angereicherten Mails.

Wie wurden bisher Lync und Sharepoint von den Anwendern angenommen? Sind die Zielgruppen identisch und was gibt es hier an Neuigkeiten?

Günther Igl: In den Zielgruppen gibt es sicherlich Überschneidungen, da Unternehmen, die ihre Infrastruktur auf einen modernen Stand bringen möchten, oft auf den UC&C-Dreiklang Exchange-SharePoint-Lync setzen.

Antje Reichelt Product Marketing Manager bei Microsoft


„Neue Formate wie Social Enterprise und Co. können im Unternehmen die Mailflut durchaus sinnvoll eindämmen. Gleichzeitig wird die Mail als unkomplizierte asynchrone Kommunikationsform aber ebenfalls bestehen bleiben.“ 

Antje Reichelt Product Marketing Manager bei Microsoft

Jedes Produkt hat aber auch Bereiche, die es eigenständig für sich abdeckt, zum Beispiel SharePoint für den Aufbau von Intranets oder bei Lync das Thema Telefonie. Neuigkeiten gibt es bei diesen Produkten jede Menge. Schauen Sie doch einfach mal auf der Webseite zum neuen Office vorbei: www.office.com/preview

Welches würden Sie zusammenfassend als die Alleinstellungsmerkmale der neuen Produkte bezeichnen?

Günther Igl: Im Wesentlichen würde ich drei Bereiche nennen, die besonders auffallen:

  • Alle Produkte sind von Grund auf für die Nutzung als Cloud-Dienste konzipiert und erlauben es, von überall und jedem Device auf eigene Dokumente zuzugreifen
  • Social-Funktionen für moderne Zusammenarbeit sind produktübergreifend integriert und reichen von Microblogging bis Chatrooms
  • IT-Verwaltung und Kontrolle wurde erweitert und gleichzeitig vereinfacht, womit die Produkte auch hinsichtlich verschiedener Plattformen handhabbarer und sicherer werden

Letzte Frage: Wie sehen die Visionen für die Zukunft aus? Was wünschen sich die Anwender?

Günther Igl: Die Anwender möchten sich nicht mehr damit auseinandersetzen wie Software funktioniert. Die Produkte müssen so integriert sein, dass der Anwender gar nicht unbedingt merkt, ob er gerade in seinem Lync Client, in Outlook oder in Sharepoint ist. Software muss intuitiv sein und das bezieht sich auch immer mehr darauf, dass man gar nicht darüber nachdenken will, wo Dokumente und Informationen überhaupt abgelegt sind oder einem selbst zur Verfügung stehen.

Jeder möchte zu einem beliebigen Zeitpunkt, über ein Device seiner Wahl und an einem Ort seiner Wahl sicher auf eine bestimmte Information zugreifen. Das ist die Vision, die gar nicht in allzu weiter Zukunft liegt. Für Unternehmen und Administratoren steht eine einfache, handhabbare IT, die finanzierbar ist und quasi zu allen äußeren Bedingungen passt im Vordergrund. IT für jedermann, für Unternehmen jeder Größe. 

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