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Geschäftsabläufe und die Verarbeitung sowie Ablage von Dokumenten fanden Jahrzehnte lang manuell und papiergestützt statt. Durch die Digitalisierung ändert sich jedoch alles und so setzen sich heute digitale, automatisierte Workflows mehr und mehr durch. Der nächste Schritt ist deren Verlagerung in die Cloud.

Seit einigen Jahren bieten Softwarehersteller Dokumentenverarbeitungslösungen nicht mehr nur für den Inhouse-Betrieb („on-premises“) an, sondern auch als Software as a Service bzw. aus der Cloud. Ein technologisches Konzept, das sich als langfristiges Modell durchsetzen dürfte. Denn die Vorteile einer cloudbasierten Prozessgestaltung und Dokumentenverarbeitung sind bestechend: nutzungsabhängige Kosten statt hoher Anfangsinvestitionen, schnelle Einführung durch standardisierte Lösungen, Abrechnung nach tatsächlichem Ressourcenverbrauch, einfaches Anpassen an sich ändernde Verarbeitungsmengen sind nur einige der offensichtlichsten Mehrwerte.

Entgegen manch skeptischer Zahlen ist die Verbreitung der Cloud enorm. Bitkom Research und KPMG haben festgestellt, dass 66 Prozent der Unternehmen inzwischen Cloud Computing nutzen, weitere 21 Prozent denken darüber nach (Quelle: „Cloud-Monitor 2018 – Eine Studie von Bitkom Research im Auftrag von KPMG“, Bitkom Research, 2018).

Gleichzeitig jedoch sind viele Unternehmen augenscheinlich nicht so schnell, wie es die Hersteller gerne hätten. So konnte SAP in 2017 nur 16 % seines weltweiten Umsatzes mit Cloud-Lösungen generieren. Die WMD Group hat in eigenen Befragungen ermittelt, dass nur 15 Prozent ihrer Kunden wahrscheinlich oder in jedem Fall auf eine Cloud-Lösung im Bereich Rechnungsverarbeitung und Workflow Management setzen würden.

Multi-Cloud als Strategie

Wie passt es nun zusammen, dass so viele Unternehmen die Cloud nutzen, der Marktanteil von Cloud-Lösungen aber in etlichen Bereichen noch immer im unteren zweistelligen Prozentbereich liegt? Die Antwort liegt in der ungleichen Cloud-Durchdringung. CRM-Anwendungen und Speichersysteme etwa laufen sehr häufig über ein Rechnernetz, das nicht lokal installiert ist – also in der Cloud. Supply Chain Management und Warenwirtschaft hingegen sind Bereiche, in denen Cloud-Anwendungen mit je 4,3 Prozent bislang erst marginal genutzt werden; das Thema ERP liegt mit 19,2 Prozent im Mittelfeld (abgerufen Juni 2018).

Die deutlich unterschiedlichen Durchdringungsraten je nach Anwendungsfeld lassen sich zum Teil damit erklären, dass es nicht eine einzige generische, allumfassende Cloud gibt, sondern vielmehr zahlreiche verschiedene Modelle mit unterschiedlichsten Spezialisierungen (z.B. auf Infrastruktur, Speicherplatz, Archivierung, etc.) und Anwendungsfällen (CRM- oder ERP-System). Die Unternehmen verfolgen daher vorwiegend einen „Multi-Cloud“-Ansatz – der auch laut Systemintegrator und Cloud-Provider T-Systems der einzig sinnvolle und zukunftsfähige Ansatz ist, die Cloud zu nutzen.

SAP-Innovationszyklen als Beschleuniger

Warum das Thema Cloud und Cloud-Nutzung gegenwärtig gerade bei SAP-Anwendern so relevant und aktuell ist, liegt an den Innovationszyklen. Ihretwegen könnte sich die Verbreitung und Durchdringung von Cloud-Angeboten in den nächsten zwei bis fünf Jahren deutlich erhöhen. Für diesen Zeitraum plant ein großer Teil der SAP-Kunden den Umstieg vom klassischen ERP auf S/4HANA: 49 Prozent der WMD-Kunden sieht die Migration auf S/4HANA für 2020-2023 vor. Dies deckt sich mit einer aktuellen DSAG-Umfrage, nach der 53 Prozent den Umstieg in 2019-2021 anvisieren.

Die SAP-Anwenderunternehmen haben es dabei mit umfangreichen und aufwändigen Migrationsprojekten zu tun. In diesem Zuge drängt es sich förmlich auf, auch die zugrunde liegenden bzw. angrenzenden Technologien und Plattformen auf den Prüfstand zu stellen bzw. neue zu evaluieren. Die Frage nach der Cloud hat insbesondere für SAP-Kunden also inzwischen eine hohe Relevanz und – wenn auch zögerlich – allmählich verschwinden die Vorbehalte der deutschen Anwender/innen.

Was muss Workflow Management heute leisten?

Die Erwartungshaltung von Unternehmen an innovative Workflow-Lösungen für die Optimierung von Geschäftsprozessen ist in den letzten Jahren gestiegen. Gefragt sind Lösungen, die leicht zu bedienen sind und mit denen Fachanwender/innen aus den jeweiligen Abteilungen ihre speziellen Anforderungen umsetzen und abteilungsübergreifend agieren können. Ein Workflow-Management-System sollte außerdem plattformunabhängig sein, weil nur dadurch die Flexibilität gewährleistet ist. Denn so vielfältig wie die Geschäftsprozesse, sind heute auch die parallel in einem Unternehmen genutzten Plattformen: Microsoft SharePoint und IBM Connections stehen da gleichberechtigt neben browserbasierten Workflows. Bei geschäftskritischen Prozessen, die eine schnelle Reaktionszeit erfordern, ist schließlich auch eine mobile Bereitstellung oft von Nöten.

Am besten begegnet man diesen gestiegenen Anforderungen an ein Workflow Management durch seine Verlagerung in die Cloud. Bezogen auf eine Software-as-a-Service-Lösung, bei der Anwendungen nicht klassisch erworben und auf einem Rechner installiert, sondern flexibel und geräteunabhängig über einen Webbrowser genutzt werden, entfallen für den Nutzer/in die Installation, der Betrieb und die Wartung der notwendigen IT-Infrastruktur. Es muss nicht in eigene Server-Hardware investiert werden, wenn Operationen erweitert werden sollen (Skalierbarkeit) und die Workflow-Lösung lässt sich auf eigene Bedürfnisse zuschneiden, indem man Teile und Add-Ons der gewünschten Software nach Belieben hinzufügt oder entfernt. Cloudbasierte Workflow-Lösungen stellen einen zentralen Ort für alle zu speichernden Daten bereit. Darüber hinaus werden diese meist redundant gespeichert, was für zusätzliche Datensicherheit und -aktualität sorgt. Im Störungsfall reduziert sich die Abhängigkeit von der lokalen IT enorm, da Service, Wartung und Support über den Anbieter automatisiert laufen.

Gartner geht davon aus, dass im Jahr 2020 bei mehr als einem Drittel der Unternehmen über 50 Prozent der Finanzvorgänge cloudgestützt ablaufen werden. Die Cloud eröffnet Nutzungspotenziale und verhilft zu mehr Flexibilität und Freiheit, um neue Geschäftsfelder zu erschließen – wenn man sich darauf einlässt. Weil es keinen allumfassenden Cloud-Anbieter gibt, der alle Geschäftsprozesse ganzheitlich auf einer Plattform abbilden kann, gehört flexiblen Modellen sowie Hybrid- und Multi-Cloud-Ansätzen die Zukunft. Hybride Modelle sind eine Mischform zwischen On-Premises und Public Cloud, bisweilen auch zwischen Public und Private Cloud. Beispielweise können Unternehmen bestimmte geschäftskritische Anwendungen lokal betreiben, andere aus einer Private Cloud beziehen und wieder andere über eine Public-Cloud-Lösung.

Dokumentenbasierte Prozesse, die zu Finanzvorgängen passen – digitaler Posteingang, Beleglesung, Verteilung und Archivierung – laufen in der Cloud, Prozesse aus Einkauf, Finanzwesen, Auftragsabwicklung weiterhin lokal und beide werden miteinander verbunden. Ein solches Konzept verfolgt zum Beispiel ECM-Spezialist WMD, der die Funktionalität seiner Systeme derzeit verstärkt in die Cloud verlagert und einen hybriden Betrieb ermöglicht. Gerade Workflow und Dokumentenaustausch als Prozesse für übergreifende Zusammenarbeit können gut in die Cloud ausgelagert werden, denn Cloud-Computing-Services bieten die dafür erforderliche Flexibilität und Mobilität. So lässt sich Collaboration sinnvoll und sicher in die eigene ECM-Prozess- und Wertschöpfungskette integrieren. 

Dina Haack Nina Gielnik

Dina Haack und Nina Gielnik, Produktmarketing/-management, WMD Group GmbH, www.wmd.de


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