UEM: Kommunale IT-Landschaft effizienter verwalten

Mit der Einführung einer Unified-Endpoint-Management-Lösung (UEM) hat die Kreisstadt Unna ihre IT-Prozesse effizienter und sicherer gestaltet. Automatisierte Softwareverteilung, zentralisierte Updates und ein optimiertes Lizenzmanagement entlasten die IT-Abteilung und ermöglichen eine reibungslose Verwaltung von rund 600 Clients, von denen zahlreiche heute sowohl im Büro wie im Homeoffice stehen.

Wenn sich in deutschen Verwaltungen Aktenstapel anhäufen, dann liegt das nur zum einen an der zu langsamen Digitalisierung. Auch simpler Fachkräftemangel ist ein Grund, warum Baugenehmigungen, Steuerbescheide etc. oft Monate brauchen, bis sie bearbeitet sind.

Personal fehlt an allen Ecken und Enden; in den einzelnen Verwaltungsbereichen, aber auch in zentralen Abteilungen wie der IT. Diese sieht sich derzeit mit zahlreichen neuen Themen konfrontiert: Digitalisierungsprojekte voranbringen, E-Akten und elektronische Vorgangsbearbeitung aufsetzen, E-Rechnungen entgegennehmen und bearbeiten, usw. Für die klassischen Aufgaben, wie die Bereitstellung und Wartung von PCs, Softwareverteilung oder Lizenzmanagement, bleibt da oft zu wenig Zeit.

Die seit der Pandemie gestiegene Zahl an Homeoffice-Arbeitsplätzen hat die Komplexität der Wartungsarbeiten noch einmal erhöht. „Angesichts dessen ist es ein enormer personeller Aufwand, alle Rechner manuell upzudaten“, weiß Michael Wiehage, IT- und Amtsleiter der Stadtverwaltung Unna. Vernünftige Roll-Outs durchzuführen, das heißt: Rechner permanent mit der passenden Software auszustatten und diese aktuell zu halten wird da zu einer kaum mehr zu bewältigenden Herausforderung. Zumal in Kommunalverwaltungen besonders viele zu administrierende Softwareprogramme im Einsatz sind, für alle möglichen Verwaltungsangelegenheiten. Über 600 Clients muss die IT in Unna verwalten.

Standardisierte Arbeitsplätze schaffen

Auch in öffentlichen Verwaltungen haben sich Lösungen für Unified Endpoint Management (UEM) daher als unschätzbarer Helfer erwiesen, indem sie lästige Routinearbeiten abnehmen und automatisieren. Sie helfen, die IT-Administration zu vereinfachen und standardisierte Arbeitsplätze zu schaffen. Mithilfe der zentralen Steuerung von Softwareverteilung, Sicherheits-Updates und Benutzerverwaltung unterstützen sie die IT-Abteilungen dabei, einen einheitlichen IT-Betrieb sicherzustellen.

In Unna ist die Lösung ACMP Suite des Herstellers Aagon im Einsatz. Nicht lange nach ihrer Einführung zeigte sich, welche Vereinfachung sie den Beschäftigten in der IT-Abteilung bringt. Ihnen bleibt mehr Zeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich Tag für Tag um das Wiederherstellen schlecht ausgerollter Clients zu kümmern. Die UEM-Plattform beinhaltet auch ein Helpdesk-Modul, das Support-Anfragen kanalisiert und dafür gesorgt hat, dass deren Anzahl mittlerweile spürbar zurückgegangen ist.

Clients und Server ausrollen

Der Helpdesk ist ein nützliches Modul, für das IT-Abteilungen sonst eine eigene Software benötigen. Kernfunktion des UEM ist aber das Client Management. Es bestückt klassische Desktop-PCs ebenso wie Notebooks unterschiedlicher Hersteller und Konfiguration mit Software – individualisiert und bereichsbezogen angesichts der großen Vielzahl von Fachanwendungen, die jeweils nur auf einigen Rechnern installiert sind. „Auf Knopfdruck können wir Templates für das Immobilienmanagement, den Bürgerservice oder jeder andere Abteilung ausrollen“, so Michael Wiehage, der darüber neben den Clients auch die Server ausgerollt.

Weitere UEM-Funktionen sind Asset- und Lizenzmanagement, OS Deployment sowie automatisierte Windows-Updates. Alle Funktionen befinden sich auf einer einheitlichen Oberfläche und lassen sich dort miteinander verknüpfen. Vorteil: Das Anwenderunternehmen muss sich nicht permanent mit verschiedenen Softwareherstellern auseinandersetzen.

Lebenszyklus der Assets überwachen

Das Asset-Management-Modul listet Anlage- und Sachgüter der IT detailliert auf. Steht eine Inventur an, ist auf Knopfdruck abrufbar, wo sich welches Asset befindet. Die Laufzeiten der einzelnen Geräte werden getrackt, inklusive der Garantien für mögliche spätere Inanspruchnahmen. Weil sofort ersichtlich ist, wann und wo welches Gerät erworben wurde, kann die IT-Abteilung die Anschaffung neuer Soft- und Hardware vorausschauender planen.

Mit dem Lizenzmanagement verschafft sich das Team einen Überblick über die Lizenzen der einzelnen Softwarehersteller und garantiert so, dass die Verwaltung weder unter- noch überlizenziert ist. IT-Leiter Wiehage: „Natürlich bedeutet dies initial ein wenig Aufwand. Wenn man aber einmal dranbleibt und die Lizenzen einpflegt, ist es wirklich eine große Erleichterung, da Lizenzmanagement selbst ein sehr umfangreiches Thema ist. Der gesamte bisherige hohe Zeitaufwand, unsere Softwarelizenzen permanent zu überprüfen, fällt weg.“

Zwölf Stunden Arbeitszeit pro Woche gespart

Windows-Updates verteilt die IT-Abteilung über gestaffelte Testringe. Alle Roll-outs und sonstigen Wartungsarbeiten lassen sich remote durchführen, sofern sich der Client im Netzwerk befindet. Nur neue Rechner baut das Team noch einmal initial in der IT auf und startet dort mit der Grundversorgung. Ohne die UEM-Lösung müsste jeder Kollege jeden Client komplett selbst konfigurieren, jede Software und alle Netzwerklaufwerke für die User händisch installieren. Dass sich ganze Chargen auf Knopfdruck verteilen lassen, spart zwischen zehn bis zwölf Stunden Arbeit im Monat, allein bei den Roll-outs, hat Michael Wiehage ausgerechnet und ist sich sicher: IT-Administration ohne UEM ist in Verwaltungen wie seiner heute im Prinzip nicht mehr möglich.