Nutzen der Prozessautomatisierung mit BPM

Für den langfristigen Unternehmenserfolg ist die Effizienz von Geschäftsprozessen entscheidend. Deren optimale Ausgestaltung und Anpassbarkeit sowie nachhaltige Steuerung sind wesentliche Erfolgsfaktoren in einem zunehmend komplexen und sich schnell wandelnden Geschäftsumfeld.

Die Entwicklung von Enterprise Ressource Planning-Systemen (ERP) war ein wichtiger Meilenstein in der informationstechnologischen Unterstützung des Prozessmanagements. Durch die systemtechnische Abbildung von standardisierten Prozessen konnten die unterschiedlichen Aufgaben verschiedener Fachbereiche mithilfe der IT effizienter erledigt werden. Um diese Standardprozesse an die unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen, bieten ERP-Systeme ein sogenanntes Customizing. Doch auch das Customizing hat Grenzen: Geht es um die vollkommene Flexibilität und Umsetzung ganz individueller Unternehmensprozesse, gibt es bei den ERP-Systemen große Unterschiede.

Anstatt die ERP-Software für viel Geld anpassen zu lassen, können Unternehmen auch sogenannte Business Process Management Lösungen (BPM) nutzen. Hier gibt es inzwischen eine Fülle an Angeboten auf dem Markt. Entscheiden sich Unternehmen, ein solches externes BPM-System in die bereits bestehende ERP-Landschaft zu integrieren, bedeutet dies jedoch ebenfalls einen hohen zeitlichen und monetären Aufwand. Deshalb verwerfen viele Betriebe diesen Gedanken relativ schnell. Doch wie können unternehmensindividuelle Prozesse dann flexibel, einfach und dazu noch mit einem geringen Aufwand abgebildet werden?

Abhilfe kann hier ein BPM-System verschaffen, welches standardmäßig und somit von Beginn an ein fest integrierter Bestandteil der ERP-Software ist. Eine solche Lösung bietet beispielsweise das modular aufgebaute ERP-System caniasERP der Industrial Application Software GmbH. In der darin enthaltenen BPM-Komponente geht es neben der klassischen Abbildung und Darstellung der jeweiligen Prozesse vor allem darum, intelligente Automatismen zu erzeugen. Diese sollen den Unternehmen helfen, ihre Geschäftsprozesse schneller und somit auch effizienter zu erledigen. Ein einfaches Beispiel dafür ist eine automatische Benachrichtigung eines Mitarbeiters über eine anstehende zeitkritische Aufgabe. Ein großer Vorteil von caniasERP BPM ist die Möglichkeit zur uneingeschränkten Neugestaltung und Anpassung sowohl von Prozessen als auch von Automatismen durch die Anwender selbst.

Nutzen integrierter BPM-Systeme 

Die Nutzenaspekte einer BPM-Lösung, welche originär in ein ERP-System integriert ist, sind sehr vielschichtig und werden im Folgenden exemplarisch beleuchtet:

• Die Einrichtung von Automatismen reduziert aufwendige manuelle Prozessschritte und beschleunigt den Informationsfluss. Unnötige Reibungsverluste, die in der Praxis oftmals aufgrund von knappen Kapazitäten oder verspäteten Rückmeldungen entstehen, kommen erst gar nicht auf. So schaffen einmalig definierte Regeln und Mechanismen sowohl innerhalb der jeweiligen Abteilung als auch bereichsübergreifend eine langfristig höhere Prozesseffizienz. 
• Betriebliche Abläufe können modelliert (grafisch visualisiert), durchgeführt und kontinuierlich überwacht werden. Für deren Modellierung steht i. d. R. ein grafischer Editor zur Verfügung. Darin können Benutzer ihre vorab definierten Geschäftsprozesse zunächst schemenhaft abbilden und in einem weiteren Arbeitsschritt feinjustieren. An dieser Stelle wird beispielsweise festgelegt, welche Prüfungen erfolgen sollen und wie der jeweilige Prozess in Abhängigkeit vom Prüfungsergebnis weiter verlaufen soll. Bei einem hohen Integrationsgrad können die Geschäftsprozesse problemlos über mehrere Fachbereiche hinweg erfasst und dokumentiert werden. Die daraus entstehende unternehmensweite Transparenz liefert eine gute Grundlage für die Reduktion der Komplexität, Identifikation von Kostentreibern und laufende Prozessoptimierung. 
• Neben der Aufdeckung von Kostensenkungspotenzialen im laufenden BPM-Betrieb (durch Verbesserung von Prozessen), können auch Kosten für den eigentlichen Systemeinsatz eingespart werden: 

1. Bei der Implementierung eines ERP-Systems werden von ERP-Anbietern oftmals steuernde Funktionen auf Wunsch von Unternehmen hinzuprogrammiert. Diese lassen sich jedoch genauso im integrierten BPM-Modul abbilden, was i. d. R. weniger aufwendig ist. Denn zum einen entfallen dabei Kosten für das Customizing bzw. die Anpassung der ERP-Software. Zum anderen können die Ausgaben reduziert werden, wenn Unternehmen ihre individuellen Prozesse im BPM-System ohne externe Unterstützung selbst einrichten können, anstatt sie vom Systemanbieter umsetzen zu lassen. Somit empfiehlt es sich, vor der Implementierung zusätzlicher Anforderungen zu prüfen, ob dieselben Steuerungsprozesse via BPM realisiert werden können.
2. Auch nach der Einführung sparen Unternehmen durch Eigenleistung IT-Budgets ein, und zwar jedes Mal, wenn neue Prozesse im BPM abgebildet oder bestehende Automatismen modifiziert werden. 

• Im ERP hinterlegte standardisierte Prozessbeispiele dienen als Ideengeber und vereinfachen die Prozessmodellierung: Sie können als Bausteine genutzt und im Laufe der Zeit schnell und einfach modifiziert werden.
• Mithilfe frei definierbarer Rollenkonzepte können die Berechtigungen von einzelnen Nutzern oder Personengruppen gesteuert werden. 

Große Bedeutung des hohen Integrationsgrads

Ein hoher Integrationsgrad des eingesetzten Systems spielt eine zunehmend wichtige Rolle in der Unternehmenspraxis. Insbesondere dann, wenn es um eine effiziente Abbildung von unternehmensweiten Prozessen und komplexen informationstechnischen Zusammenhängen zwischen den einzelnen Fachbereichen geht.

Wird ein BPM-System als eine losgelöste Speziallösung angeschafft, muss dieses – meist zeit- und kostenintensiv – in das bestehende IT-Umfeld eingebunden werden. Die Integration solcher externer Dienste in die Anwendungslandschaft wird von Softwareanbietern häufig mittels eines Enterprise Service Bus (ESB) umgesetzt. Ist die Integration der BPM-Lösung per ESB oder auf einem anderen Wege sichergestellt, muss das angebundene System per Schnittstelle mit Daten versorgt werden.

Jeder Systembruch bedeutet jedoch einen zusätzlichen Pflegeaufwand und verschlechtert i. d. R. sowohl die Qualität von Daten als auch die Prozessstabilität. Dagegen kann eine vollständig in das ERP-System integrierte BPM-Komponente direkt auf alle zentral verwalteten Informationen zugreifen und die Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend abbilden. Eine einheitliche Datenbasis sorgt für konsistente Daten und steigert die Prozesstransparenz. Auch die Beschaffung, Installation und der Betrieb einer Middleware wie ESB (im Sinne eines zusätzlichen Softwareprodukts) erübrigen sich, was für die Unternehmen logischerweise eine straffere IT-Infrastruktur bedeutet. Letztendlich ermöglichen im BPM eingerichtete Steuerungsautomatismen und das schnittstellenlose Zusammenspiel mit anderen ERP-Bereichen eine schnellere Abwicklung von Geschäftsfällen mit einem vertretbaren Aufwand.

Prozesse im Griff

BPM-Systeme bieten den Unternehmen zahlreiche Vorteile und unterstützen sie während dem gesamten Prozesslebenszyklus – von der Planung, über die Einführung und Steuerung bis hin zur Optimierung. Unabhängig davon, ob es um die Reduktion der Komplexität bei bestehenden Abläufen oder die Implementierung neuer Geschäftsprozesse geht, steckt insbesondere in anpassungsfähigen, integrierten BPM-Lösungen eine Menge Einsparpotenzial: Prozessautomatisierung ermöglicht eine unternehmensweite und nachhaltige Effizienzsteigerung zu verhältnismäßig geringen Kosten.

Anna Seel, PR-Managerin bei der Industrial Application Software GmbH

Tobias Kunzmann, ERP-Consultant bei der Industrial Application Software GmbH