Anzeige

Vertragsmanagement

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zahlt sich aus. Verschiedene Studien untermauern diese Aussage. Unternehmen mit höherem Digitalisierungsgrad erweisen sich als resilienter in Krisensituationen wie der aktuellen Pandemie und erzielen ein bis zu dreimal höheres Umsatzwachstum.

Wer wettbewerbsfähig sein will, muss sich dahingehend weiterentwickeln. Das Management der Verträge – der Potenziale und Risiken unternehmerischer Beziehungen jeglicher Art – darf auf dieser Agenda nicht fehlen: Denn smarte Vertragsmanagementprodukte bieten neben Antworten auf die gegenwärtigen Anforderungen auch zahlreiche Vorteile.

Was bedeutet „analog“?

Analoges Vertragsmanagement steht für die Nutzung herkömmlicher Verwaltungsmethoden, darunter Papierarchive. In diesem Sinn gelten gängige elektronische Ablagestrukturen, unterstützt durch Tabellenkalkulationen, ebenso als analog. Dabei handelt es sich, trotz beeindruckender Programmierleistungen der zuständigen Mitarbeiter, lediglich um Behelfslösungen: Die begrenzten technologischen Möglichkeiten vermeiden weder zeitintensive, manuelle Tätigkeiten noch redundante Aufgaben oder fehleranfällige Medienbrüche. Zudem gestaltet sich die Integration beteiligter Akteure sowie die lückenlose Prüfung und Nachvollziehbarkeit schwierig.

Steigende Anforderungen brauchen digitale Lösungen 

Die Anforderungen an das Vertragsmanagement steigen insbesondere durch geänderte rechtliche Rahmenbedingungen stetig. So bringen seit 2018 die Datenschutzgrundverordnung und aktuell das neue Lieferkettengesetz einen enormen Aufwand für Unternehmen mit sich: Neben der Identifikation des Anpassungsbedarfs entsprechender Klauseln kommen Dokumentationspflichten und sichergestellte Auskunftsfähigkeit im Falle von Überprüfungen hinzu. Den Überblick über den Vertragsbestand zu bewahren, ist die Grundvoraussetzung. Die dafür notwendigen „analogen“ Herkulesaufgaben lassen sich „digital“ meist spielerisch lösen.

Überblick durch eine „Single Source of Truth“

Ein smartes Werkzeug zur Verwaltung von Vereinbarungen besteht im Kern aus einer zentralen Quelle. Digitale Akten dienen, gesammelt an einem Speicherort, als Basis für sämtliche Informationen, Dokumente und Korrespondenz. Individuell gestaltbare Listen schaffen Übersicht über die bestehenden Vereinbarungen. Gegliedert nach Metadaten wie Lieferanten, Vertragsart oder -ende beschleunigen und vereinfachen diese die Beantwortung gängiger Fragestellungen. Durch die ebenso in den digitalen Akten abgelegten und jederzeit einsehbaren Verträge entfallen aufwendige Suchvorgänge in allen involvierten Abteilungen. Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept stellt darüber hinaus sicher, dass nur definierte Personen Zugriff auf die Daten haben.

Intelligente semantische Volltextsuche mit Schlagwörtern

Dank Optical Character Recognition und intelligenten semantischen Volltextsuchen, sogar mit beliebigen Schlagwörtern, erscheinen die Inhalte aus den Listen und den eingescannten Vereinbarungen in den Ergebnissen. Vertragsmanager ermitteln dadurch änderungsbedürftige Klauseln in wenigen Sekunden und sparen mit diesem Werkzeug im Vergleich zu „analoger“ Recherche viele Arbeitsstunden ein.

Robin Schmeisser, Digitalisierungsexperte für Vertragsmanagement
Robin Schmeisser
Digitalisierungsexperte für Vertragsmanagement, Fabasoft

Artikel zu diesem Thema

Durchblick
Jan 14, 2021

Jederzeit den vollen Durchblick

In Zeiten der Digitalisierung steigen die Compliance-Anforderungen in Unternehmen und…
Brexit
Dez 09, 2020

Brexit: Riesige Herausforderung für das Vertragsmanagement

Obgleich das Thema im Zuge der derzeit grassierenden Pandemie in den letzten Monaten…
Datenmanagement
Mai 28, 2020

Intelligentes Vertragsmanagement der Zukunft

Das Thema Digitalisierung spielt auch beim Vertragsmanagement eine immer größere Rolle.…

Weitere Artikel

Softwareentwicklung

Low-Code , Now-Code oder doch Pro-Code?

Was braucht wer und für welchen Anwendungsfall? Die Frage lässt sich nur über die Anforderung selbst beantworten. Wenn z.B. eine Fachabteilung einen spezifischen Anwendungsfall hat, dann ist sicherlich NowCode die richtige Architektur, um die Anforderung zu…
Software

Welche Rolle spielen Software-Tests für den DevOps-Erfolg?

Unternehmen müssen heute immer kürzere Release-Zyklen meistern, gleichzeitig aber auf hohe Software-Qualität achten. Das erfordert sorgfältiges Testen und bremst eine schnelle Veröffentlichung aus. Dabei bringen SaaS und Containerisierung zusätzliche…
Software

Kann man Altsoftware kostenneutral modernisieren?

Das Konzept der Zero Cost Transformation verspricht Unternehmen eine kostenneutrale Modernisierung ihrer Altsoftware. Kann das wirklich funktionieren? Ja, wenn die Rahmenbedingungen stimmen.
Liferay

Braucht mein Unternehmen eine DXP? 6 Entscheidungskriterien

Viele Unternehmen fragen sich, ob sie von einem CMS zu einer DXP upgraden sollten. Wir geben Ihnen 6 Kriterien für Ihre Entscheidungsfindung.

Anzeige

Jetzt die smarten News aus der IT-Welt abonnieren! 💌

Mit Klick auf den Button "Zum Newsletter anmelden" stimme ich der Datenschutzerklärung zu.