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Bild: Ceyoniq Technology GmbH

Wohl noch nie war die Einfachheit von Software-Anwendung so wichtig wie heute. Nachdem die Komplexität der IT-Umgebung bei vielen Berufstätigen im zurückliegenden Pandemiejahr sprunghaft angewachsen ist, punkten digitale Lösungen mehr denn je durch Merkmale wie Flexibilität, Skalierbarkeit und eine einfache Handhabung. 

Insbesondere Systeme für das Enterprise Informationen Management (EIM) können hier einen spürbaren Unterschied machen. 

Auch wenn das Arbeiten von Zuhause in zwischen kaum noch wegzudenken ist: Home-Office war zum Zeitpunkt des ersten Lockdowns kaum erprobt. Einer Umfrage des Bitkom zufolge wechselten im Laufe des Jahres fast 50 Prozent der Berufstätigen hierzulande zumindest für ein  paar Tage pro Woche ins Home-Office.  Jeder Vierte arbeitete sogar vollständig von daheim. Vor Ausbruch der Corona-Krise waren es jedoch nur drei Prozent der Arbeitnehmer, die ausschließlich aus dem Heimbüro aktiv waren.  

 

Neue Technologien

Ein rasanter Zuwachs in wenigen Tagen,  den die Unternehmen organisieren mussten. Um weiterhin eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten, wurden diverse neue Technologien freigeschaltet, die vor der Krise nur in bestimmten Situationen oder eher experimentell eingesetzt wurden. So kamen plötzlich weitere Kanäle zu bereits bestehenden Anwendungen für das Informationsmanagement  hinzu, ohne dass diese in die Digitalisierungsstrategie integriert werden konnten. 

Dabei ist nicht zuletzt das Dokumentenmanagement in den Fokus geraten. Durch das Remote-Arbeiten traten immense Reibungsverluste bei zentralen Unternehmensprozessen zutage,  wenn diese nicht digitalisiert abliefen, sondern an papierbasierte Dokumente geknüpft waren.  Ein Kernproblem: Bei mobiler Arbeit aus dem  Home-Office heraus ist es nicht möglich, schnell  zur Bürotür nebenan zu gehen, um einen Kollegen nach einer lokal abgelegten oder gar aus gedruckten Akte zu fragen.  

 

Warum kompliziert, wenn es  auch einfach geht?

Die Frage, die jetzt beantwortet werden  muss, lautet: Wie wird mit all den Dateien  und Chatnachrichten, also Informationen, die in den neuen Werkzeugen liegen, nach Corona umgegangen? Wie werden diese Werkzeuge in die Gesamt-IT-Landschaft eines Unternehmens integriert? Die Zusammenführung von strukturierten Daten, unstrukturierten Dokumenten und den dazugehörigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen ist  Aufgabe für ein Enterprise Information  Management System (EIM).  

Ein solches System dient nicht nur als zentrale Plattform für den zeit- und standortunabhängigen Zugriff auf alle notwendigen Informationen, sondern bietet auch  optimierte Workflows, welche die digitale  Zusammenarbeit verbessern. Bei der Aus wahl des richtigen EIM-Systems ist der  Faktor Einfachheit indes höher denn je  einzustufen. Ein System, das aufwendig  zu administrieren und für den Anwender  kompliziert zu nutzen ist, ist heute schlicht weg unbrauchbar. Zu hoch wäre der Abstimmungs-, Schulungs- und Anpassungs aufwand in Zeiten des dezentralen Arbeitens. Doch welche Faktoren machen ein EIM eigentlich einfach? Die Aspekte Bedienung, Flexibilität, Berechtigungen, Integration und Skalierbarkeit sollten hier bei besonders berücksichtigt werden. 
 

Über ein strukturiertes und zentrales Informationsmanagement zu verfügen, sollte das Ziel eines jeden Unternehmens sein.
Michele Barbato, Abteilungsleiter Produkt management, Ceyoniq Technology GmbH

 

Bedienung: Intuitiv und  übersichtlich

Moderne EIM-Systeme müssen selbster klärend und intuitiv bedienbar sein. Übersichtliche Anwenderoberflächen sind ein Muss, egal in welcher Arbeitsumgebung eine Software genutzt wird. Dies sollte  auch für Nutzer mit Handicap gelten, was durch die Umsetzung der Normen  der Barrierefreiheit wie DIN EN ISO  9241- 171 und BITV 2.0 innerhalb des  EIM gewährleistet wird. 

Ein entscheidender Aspekt in Sachen Einfachheit ist die Geräteunabhängigkeit. Nutzer müssen über verschiedene Clients  auf das System zugreifen können, sei es über einen Desktop-Client, eine Explorer-Integration, eine Office-Integration  oder einen Web-Client. Erst diese Flexibilität macht effektives mobiles Arbeiten  möglich.  

 

Enterprise-Berechtigungen

Ein leistungsfähiges System für das Informationsmanagement muss zudem mandantenfähig sein. Das beinhaltet die Vergabe verschiedener Benutzerrollen, durch die ein mitarbeiterspezifischer Zugriff auf Inhalte ermöglicht wird, gepaart mit individuellen Bearbeitungsrechten. Welche Daten dürfen von allen Nutzern eingesehen werden, welche sind nur für bestimmte Anwendergruppen vorgesehen?  

Vielschichtige Berechtigungskonzepte schaffen die Voraussetzungen, um auch bei digitalen Informationsmanagementprozessen Konformität zu Compliance-Regeln wie Datenschutz und Informationssicherheit zu gewährleisten – unabhängig vom Arbeitsort und Endgerät der beteiligten Mitarbeiter.  

 

Integration 

Bei der Verzahnung mit anderen Anwendungen zeigt sich: EIM-Systeme sind für reibungsloses Arbeiten wie Wasser für  den menschlichen Körper – unsichtbar,  aber auch unverzichtbar. Denn bei der  Arbeit mit verschiedenen Programmen,  wie etwa SAP, braucht man schnell einen Zugriff auf eine digitale Akte mit allen E-Mails, Eingangs- und Ausgangsschreiben. Daher müssen EIM-Systeme viele verschiedene und verlässliche Schnittstellen und Industrie-Standards unterstützen. Damit kann jedem Anwender die Information, die er für seine Arbeit oder Entscheidungen braucht, vollständig, verifiziert und auf den Punkt gegeben werden. 

 

Automatisierung 

Sind die genannten Voraussetzungen geschaffen, wird die Optimierung und Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse  durch das EIM-System möglich. Und gerade die Unterstützung zentraler Workflows bietet eine massive Vereinfachung und eine hohe Automatisierung, die Unternehmen durch den Einsatz der richtigen Software-Lösung realisieren können.  

Gemeint sind alltägliche Geschäftsprozesse, beispielsweise in den Bereichen Vorgangsbearbeitung, Personalmanagement, Rechnungswesen oder Vertragsmanagement, bei denen Mitarbeiter oft abteilungs- und standortunabhängig auf sensible Informationen, Dokumente und Akten zugreifen müssen. Hier unterstützt das System die effiziente Abfolge einzelner Prozessschritte und stellt den berechtigten Mitarbeitern durchgängig alle benötigten Informationen digital an einem zentralen Ort bereit. Der Einsatz von Software-Robotern ist dann nicht mehr notwendig, um einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen. 

 

Skalierbarkeit 

Um den vielseitigen Anforderungen in volatilen Zeiten gerecht zu werden, müssen moderne Informationsplattformen zudem ein Höchstmaß an Stabilität bieten. Klar: Das Kriterium der einfachen und reibungslosen Anwendung ist mit einem Systemausfall schwer in Einklang zu bringen. Das heißt, dass auch ansteigende Datenvolumina oder Benutzerzahlen einer performanten und stabilen Datenverarbeitung nicht im Wege stehen dürfen.  

Server-Komponenten führender EIM-Systeme können deshalb beliebig skaliert und ausfallsicher ausgelegt werden. Der  Einsatz von Containertechnologie unter stützt dabei nicht nur die Resilienz des Systems, sondern erhöht zusätzlich die Skalierbarkeit von EIM-Diensten. 

 

Fazit 

Über ein strukturiertes und zentrales Informationsmanagement zu verfügen, sollte das Ziel eines jeden Unternehmens sein. Denn nur so kann jeder Anwender zu jeder Zeit von jedem Ort und mit jedem Endgerät auf alle wichtigen Informationen für  seinen Arbeitsprozess zugreifen. Wie  wichtig dies ist, hat die Corona-Krise deutlich gezeigt. Ein zentrales Informationsmanagement ist nachhaltig und gibt jedem Unternehmen die Flexibilität, die Mitarbeiter zielgerichtet zu unterstützen und ohne Informationslecks arbeiten zu lassen. So entsteht Einfachheit – gerade in schwierigen Zeiten ein echter Erfolgsfaktor. 

Michele Barbato, Abteilungsleiter Produktmanagement
Michele Barbato
Abteilungsleiter Produktmanagement, Ceyoniq Technology GmbH

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