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Dokumentenmanagement

Es wirkt unglaublich, dass im Jahr 2020 noch immer Papierdokumente aller Art vielen Finanz-Teams Kopfschmerzen bereiten. Aber die Realität ist, dass Unternehmen sämtlicher Branchen auch heutzutage mit dem Sortieren, Verarbeiten und Verwalten einer Flut von physischen Dokumenten zu kämpfen haben.

Viele Verbraucher gehen davon aus, dass die digitale Verarbeitung von Belegen in den Back-Office-Abteilungen großer Organisationen selbstverständlich ist. Dies ist jedoch nicht der Fall. Viele Unternehmen haben immer noch Schwierigkeiten mit der Integration unterschiedlichster Inhalte in eine digitale Infrastruktur – ein Thema, das insbesondere die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt, die weiterhin Stapel von Bestellungen und Rechnungen erhält.

Ein Teil des Problems liegt in der schieren Gestaltungsvielfalt, in denen Dokumente den Weg in die Finanz-Teams finden. Einige werden physisch per Post zugestellt, andere kommen als Anhang von E-Mails und einige wenige können über ein Online-Portal ausgetauscht werden. Da die Rechnungsstellung völlig uneinheitlich ist, ist es immer noch üblich, dass Buchhaltungsteams Stunden damit verbringen, Papierbelege und Online-Dokumente manuell zu sortieren. Hier ergibt sich zusätzlich das Problem, dass jeder Beleg zunächst für sich steht und erst durch die mühsame Suche dazugehöriger Dokumente und Prozesse einen sinnvollen Kontext erhält.

Auch der weltweite Hersteller von Wachsjacken, J. Barbour & Sons, hatte mit dieser Thematik zu kämpfen. Im Laufe seiner 125-jährigen Geschichte hat Barbour sich zu einer festen Größe in der Modewelt etabliert. Da die Kunden heute in über 40 Ländern ansässig sind, musste das Unternehmen jedoch von den mühsamen manuellen Prozessen der Vergangenheit wegkommen und auf eine Technologie umstellen, die die Anforderungen eines modernen Einzelhändlers an die Rechnungsstellung erfüllen kann.

Manuell vs. digital – mit dem Tempo des Wandels Schritt halten

Die Finanzabteilung von Barbour verarbeitet jährlich etwa 50.000 Rechnungen; eine unglaublich zeitaufwändige Aufgabe, wenn sie manuell durchgeführt wird. Die Mitarbeiter müssen jeden einzelnen Beleg von Hand sortieren, ordnen und bearbeiten. Ein fehleranfälliger Prozess, der mit steigendem Volumen immer instabiler wird und stetig mehr falsche Eingaben provoziert. Darüber hinaus verursachen die Speicherung und Organisation physischer Aufzeichnungen in einem solchen Umfang einen enormen Aufwand. Abgesehen vom benötigten Platz und der aufgewendeten Personalkosten ist es zusätzlich extrem schwierig, Dokumente sicher zu archivieren und den Überblick über das Gesamtbild und den übergreifenden Kontext zu behalten, insbesondere in Zeiten hoher Arbeitsbelastung.

All diese Probleme beschäftigten auch die Finanzabteilung von Barbour. Entsprechend brauchte der Modegigant mehr als nur eine einfache Scan-Plattform. Eine Technologie zur Erfassung und Ablage von Dateien ist nur der Anfang – die gewünschte Lösung musste zusätzlich in der Lage sein, ein Dokument weiter zu klassifizieren, an der richtigen Stelle zu speichern und sich im weiteren Prozess daran zu erinnern, um im jeweils relevanten Kontext wieder auf den richtigen Beleg zugreifen zu können. Ephesoft Transact ist als KI-basierte Technologie mit kontextbasierter Inhaltsverarbeitung die optimale Unterstützung, mit der die Rechnungen  jetzt bequem organisiert und leicht abrufbar sind. Die Technologie wurde in das bestehende ERP-System (Enterprise Resource Planning) von Barbour integriert, sodass eine ausgeklügelte, papierlose Gesamtlösung entstand. Ephesoft Transact erfasst und extrahiert die wichtigsten Informationen jedes Belegs – von der Rechnungsnummer über das Ausstellungsdatum bis hin zum Namen des Lieferanten – und exportiert diese Details direkt in Barbours ERP-System. 

Wie kann diese Technologie ein Unternehmen verändern?

Die wichtigste Kennzahl für den ROI einer solchen Investition ist die Zeit- und Budgetersparnis. Mit der Einführung der neuen Datenerfassungstechnologie kann das Team etwa 200 Rechnungen in ein paar Stunden bearbeiten – wo es früher Schwierigkeiten hatte, die gleiche Menge an einem Tag zu bearbeiten – und den Genehmigungsprozess seiner Lieferanten beschleunigen.

Gareth Dixon, Group Financial Controller bei Barbour, erklärt: „Die Technologie gibt uns einen besseren Einblick in den breiteren Workflow-Kontext unseres gesamten ERP-Systems. Wir können jetzt klar erkennen, was ansteht, was verarbeitet wird und was im gesamten Unternehmen verarbeitet wurde.“ Dieser Kontext hilft den Teamleitern, ihre eigene Zeit und die ihres Umfelds effektiver zu nutzen. Lori Sproat, Group Management Accountant, hebt diesen Punkt hervor: „Die Lösung bietet mir eine viel größere Sichtbarkeit im gesamten Team. Ich kann klar erkennen, welche Rechnungen bearbeitet wurden und welche nicht. Bevor wir diese Technologie erworben haben, konnte ich nur einen Papierstapel auf den Schreibtischen der Leute sehen, dessen Volumen ich mir nie ganz sicher war. Jetzt kann ich die Zeit aller Beteiligten viel effizienter verwalten.“

Technologie und Nachhaltigkeit – Blick über die Business-Vorteile hinaus

 Die Investition in eine solche kontextbezogene Technologie zur Documentenerfassung ebnet den Weg in eine grünere, nachhaltigere Zukunft. Dieses Umweltbewusstsein ist einer der sechs Kernwerte von Barbour, wie Dixon feststellt: „Aus Umweltperspektive sind diese Lösungen weitaus nachhaltiger als die Verarbeitung von allem, was auf Papier gedruckt ist. Wir freuen uns immer, in Geschäftstechnologie zu investieren, die zu einer grüneren Lieferkette beiträgt – unsere neue Dokumentenerfassungslösung tut dies mit Sicherheit“, so Dixon.

 

James Adie, Vice President EMEA Sales
James Adie
Vice President EMEA Sales, Ephesoft

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