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Rotes Auto

Damit zur Wechselzeit im Reifenfachhandel, bei zentralen Verbänden und Handelsketten jeder seine Wunschfelge findet, muss die IT im Hintergrund reibungslos laufen. Alcar Wheels setzt deshalb bei der System-, Daten- und Business-Integration auf Lobster. Denn die Lagerbestände, Preislisten, Aufträge und vieles mehr müssen immer auf dem aktuellsten Stand sein.

„Wenn der Winter kommt, muss es bei unseren Kunden schnell gehen. Deswegen sind perfekte interne Abläufe, die transparente Übersicht über Bestellungen, Rechnungen, Trackinglinks etc. und stets aktuelle Daten in unserem Kundenportal enorm wichtig“, erläutert Stefan Grabner, Entwickler bei Alcar Wheels. „Seit wir bei der Datenintegration auf Lobster umgestellt haben, bringen wir deutlich mehr PS auf unsere Datenstraßen.“ Doch das allein genügt Alcar Wheels nicht. Der Hersteller von Stahl- und Leichtmetallrädern nutzt inzwischen Lobster_data und Lobster_scm in der gesamten Bandbreite aus und entwickelt stets neue Anforderungen, die mit der Software umgesetzt werden. „All das ist möglich, da sich die LobsterSoftware in die bestehenden Systeme wie beispielweise über WebServices bestens integrieren lässt“, freut sich Grabner. 

Der Weg in die IT-Unabhängigkeit

Vor Lobster arbeitete das Unternehmen Alcar Wheels mit vielen Eigenprogrammierungen in unterschiedlichsten Programmiersprachen. „Durch die beiden Softwareprodukte von Lobster haben wir jetzt die Möglichkeit, uns gegenseitig zu unterstützen, und vor allem schnell eingreifen zu können, wenn Kollegen in den Urlaub gehen oder unerwartet krankheitsbedingt ausfallen“, freut sich der
Entwickler über die Anwendungsfreundlichkeit der Lobster-Produkte. Auch neue Mitarbeiter sind Dank intuitiver Menüführung, vollständiger Dokumentation und übersichtlicher Struktur in kürzester Zeit in der Lage, sich ändernde Anforderungen umzusetzen oder neue Prozesse zu gestalten.

Bild 1: Übersicht über alle für eine Kundenanlage benötigten Daten. Geteilt in verschiedene Tabs zur besseren Übersicht u. auch zur besseren Verwendung auf mobilen Endgeräten. „Basis Daten“ hier können Name, Adresse, UID-Nummer sowie aber auch Liefermethode, Zahlungsbed. und der IBAN des Kunden erfasst werden. (Quelle Alcar)

Ein Mehrwert für den Kunden

Die Einsatzgebiete der beiden Lobster-Softwares stehen bei Alcar Wheels nicht still. Seit längerem hat das Unternehmen in seinem Webshop ein Kundenportal integriert. „Unsere Kunden müssen sich nur im Webshop anmelden und gelangen dann nahtlos in unser SCM Kundenportal“, erläutert Grabner. Jede Rechnung ist damit am richtigen Platz abgespeichert und ist rund um die Uhr online abrufbar. Ein Trackingsystem informiert in Echtzeit darüber, wo sich die Ware im Lieferprozess gerade befindet. Außerdem ist es möglich, über Artikel- und Auftragsnummern benötigte Dokumente schnell zu finden: Die lästige Suche nach Unterlagen hat für die Kunden von Alcar Wheels damit ein Ende. Auch auf außerplanmäßige Vorfälle kann Alcar Wheels jetzt flexibel reagieren. Wenn etwa ein Kunde den Innendienst anruft und Bezug zu einer Rechnung, Retoure oder Ähnlichem nehmen möchte, gab es vor Lobster-Zeiten nur einen unstrukturierten Prozess, „der gefühlt bis ins Lager reichte“, erinnert sich der Entwickler. Das kostete vor allem Zeit und Nerven.

Innendienst Info

Bild 2: Dieser Tab ist nur sichtbar, wenn sich jemand einloggt, der im Innendienst arbeitet. Der Außendienst macht nur eine Vorerfassung des Kunden, deshalb ist für den Außendienst diese Info nicht relevant. Hier können unter anderem die Kundennummer im ERP generiert werden, aber auch natürlich direkt der Kunde in unserem ERP System angelegt werden. Somit sparen sich die Kolleginnen/Kollegen Zeit, die Daten nochmal im ERP anzulegen u. alles ist nachvollziehbar. (Quelle Alcar)

„Wir werden mit Lobster jetzt noch einen Schritt weiter in Richtung Kundenzufriedenheit gehen“, erklärt Grabner. „Wir wollen unseren Kunden im ersten Quartal 2020 ein Dashboard zur Verfügung stellen, auf dem sie mit einem Blick sehen, was sie bei uns eingekauft haben und den jeweilige Stand der Bestellungen“, so Grabner. Eine Übersicht über beispielsweise Einkäufe im Bereich Alufelgen für die letzten Kalenderjahre ist dann Standard. Für die IT-Abteilung gehen die Planungen allerdings schon darüber hinaus. „Die Arbeit mit der Lobster-Software ist intuitiv und macht Spaß“, so Grabner.

Das aktuelle Projekt: Die mobile Ersterfassung für Neukunden

„Unser Geschäftsführer hat es nicht mehr als zeitgemäß empfunden, dass unsere Außendienstmitarbeiter zu potenziellen Neukunden fahren und dort eine Excel-Liste öffnen“, schmunzelt der Entwickler. Früher musste der Außendienst Kundendaten wie Name, Adresse, Steuernummer etc. in das Excel-File eintragen und hat dieses im Nachgang an den Innendienst übermittelt. Der Innendienst musste diese Daten abtippen, um sie ins System einzupflegen. Der Plan für die Zukunft: den Außendienst mit einer Web-Anwendung auszustatten, die vor allem auf mobilen Endgeräten abrufbar ist. „Mittlerweile sind wir im Echtbetrieb“, freut sich Grabner. Jetzt werden Neukunden mittels Lobster_scm erfasst, über einen Workflow an den Inndienst übermittelt und dieser muss nur noch mittels Knopfdruck entscheiden, ob und wann eine Übermittelung der Daten ins firmeneigene ERP-System erfolgt. „Dadurch können wir sehr viel Zeit einsparen und erhalten die Daten durch die automatische Anlage gleichzeitig in vier bis fünf verschiedenen Programmen“, so Grabner. „Der Nutzen der Software ist groß, speziell aus organisatorischer Sicht.“

Kommissionierung in Echtzeit

Schließlich kommt die neue Transparenz auch dem Lager zugute. Seit dem Einsatz von Lobster_data erhält der Lagerleiter von Alcar Wheels zum Beispiel eine Echtzeitübersicht aller aktuellen Kommissionierungen. Früher wurde mit Kommissionier-Listen gearbeitet, was zur Folge hatte, dass keine Übersicht darüber bestand, wie weit die Kommissionierung schon ist. Heute wird auf einen Blick dargestellt, wer gerade welche Liste bearbeitet. Das wiederum bedeutet: Es ist sofort ersichtlich, welche Positionen im Lager bereits gescannt bzw. kommissioniert wurden und welche Positionen noch offen sind. Durch die Echtzeit-Verfolgung kann man frühzeitig auf Fehler reagieren, wenn z.B. falsche Mengen am Lagerplatz sind und zu wenig Bestand vorliegt.

Darüber hinaus nutzt Alcar Wheels das Lobster-Portal zur generellen Verwaltung aller Einstellungen für eine mobile Kommissionier-Lösung. „Wir können dadurch neue Geräte zur mobilen Datenerfassung (MDE-Geräte) einrichten, die es ermöglichen, Daten dort zu erheben, wo sie entstehen. Darüber hinaus können wir direkt Push-Nachrichten auf diese Geräte schicken und anderen Mitarbeitenden auch Kommissionier-Listen zuweisen“, erklärt der Entwickler. Das Backend für die Scanner-Lösung wurde mittels Lobster_data umgesetzt.

Lobster_scm: Einfacher Import mittels Drag & Drop

Der Preislisten- und Auftragsimport läuft bei Alcar Wheels heute über einzelne Portale, die mit Lobster_scm angelegt wurden. „Jetzt ziehen wir das mit beispielsweise Artikelnummer und Preisen angelegte Excel-File ganz einfach per Drag and Drop ins System, bestimmen mit einem Klick, in welcher Preisliste die Daten erscheinen sollen und übermitteln das Ganze in Windeseile dem System“, erklärt Grabner. Im letzten Schritt kommt der Lobster_data zum Tragen. Er konvertiert das Excel-File datengerecht für das bei Alcar Wheels zugrunde liegende ERP-System.

Einsatz auf dem Spezialgebiet der Software: Dateikonvertierungen

„Auch wir verwenden den Lobster_data ganz klassisch für Datenkonvertierungen im EAI-Bereich“, so der Entwickler. „Der Import beziehungsweise Export von Daten aus unserem ERP-System wie beispielweise Excel-Listen oder auch CSV-Files gehören bei uns zum Alltag.“ In der Finanzabteilung von Alcar Wheels gibt es ein Excel-File, in welchem pro Firma die Steuersummen eingetragen werden. Da das Finanztool aber die Daten eines Excel-Files nicht einlesen kann, muss eine Konvertierung in ein XML-Format erfolgen. Mit Hilfe des Lobster_data kann die Finanzabteilung ganz einfach per Drag and Drop das XLS-Format in die Software hineinziehen und mit nur einem Klick das benötigte Ausgabeformat in Form von XML auswählen. Im Handumdrehen erhält man die konvertierte Datei, die jetzt in das Finanzonline-Portal hochgeladen werden kann. Einen weiteren Vorteil, den das Unternehmen aus der Software zieht, ist, dass Lobster_data als zentraler Ort für den Austausch aller Datenströme die Suche nach Problemen erleichtert, denn die Software dokumentiert jede Änderung. Darüber hinaus generiert Lobster eine automatische Info via bspw. E-Mail, wenn ein Format nicht übertragen wurde.

Grenzenlose Kommunikation

Bei Alcar Wheels soll jeder jeden verstehen, sogar über Grenzen hinweg und in verschiedenen Sprachen. Mit einem schnellen, automatisierten, flexiblen und vor allem sicheren Datendolmetscher ist die elektronische Verständigung beziehungsweise die Anbindung der Spediteure über ganz Europa hinweg keine Herausforderung mehr. Die 13 Landesgesellschaften von Alcar Wheels arbeiten mit unterschiedlichen Spediteuren zusammen, die das Unternehmen via EDI an seine IT-Systeme anbindet. Internationale Dienstleister bedeutet zugleich Daten in unterschiedlichen Formaten. „Manche setzen auf EDIFACT, ganz individuelle Dialekte oder wir müssen uns an die selbstgebauten Datenträgerformate von diversen Partnern anpassen.“ Die Lösung: Lobster_data. Die Software enthält über 4.000 Vorlagen für Schnittstellen zu ERP-Systemen und unterstützt alle gängigen Protokolle zum Datenaustausch. Die Grundlagen sind bereits integriert und müssen nicht manuell hinzugefügt werden. Seit wir Lobster_data im Einsatz haben, bereitet uns eine Datenkonvertierung in unser ERPSystem, auch über Landesgrenzen hinweg - kein Kopfzerbrechen mehr“, freut sich Grabner. „Und sollten doch Probleme auftreten, weiß man, dass der Support von Lobster immer gute Lösungen parat hat.“

Nadine Weinmann, PR & Kommunikation
Nadine Weinmann
PR & Kommunikation, Lobster GmbH
Nadine Weinmann studierte Kommunikationswissenschaft in München. Danach war sie bei der Roche Diagnostics GmbH im Bereich Kommunikation tätig und absolvierte berufsbegleitend ein Fernstudium im Bereich Public Relations. Seit 2019 ist Nadine für den Bereich PR & Kommunikation beim Spezialisten für Datenintegration Lobster verantwortlich.

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