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Datenmanagement

Unternehmen aus Logistik, Industrie, Handel oder Bau sowie aus der kreativen Medienbranche gehen täglich mit großen Mengen an Daten um. Da sind Kundendaten und -websites, Projektpläne, Bilder, Videos, 3-D-Animationen, E-Mails oder Produktdaten.

„Für wen IT und Datenmanagement nicht zum Kerngeschäft gehören, verliert schnell den Überblick, ob die Systemlandschaft noch stabil genug ist, um alle Informationen sicher aufzunehmen, zu speichern und zu verwalten“, weiß Torben Belz, Geschäftsführer der PLUTEX GmbH aus Bremen. Er erklärt, welche Punkte für ein sicheres Datenmanagement erfüllt sein müssen.

Auch Digitales braucht Platz

Post und Akten, Ordner und Mappen – längst sind die Zeiten vorbei, in denen der Berufsalltag haptisch und analog ablief. Torben Belz warnt jedoch: „Die digitale Transformation zieht mittlerweile selbst in die kleinsten Unternehmen ein, doch passiert hier oft ein Denkfehler – digital heißt nicht gleich formlos. Auch digitale Daten haben eine Form und benötigen Platz. Dieser wird nur nicht mehr im Schrank gebraucht, sondern auf den Servern. Doch wie mit dem Aktenschrank ist es auch mit Serversystemen – ein durchdachtes Ablagesystem schafft Ordnung, Auffindbarkeit und Platz. Im Gegensatz zum guten alten Aktenschrank sorgt die digitale Datenablage und -archivierung für eine sehr hohe Datensicherheit, bezüglich Zugriffsberechtigungen sowie Speicherung und Wiederauffindbarkeit der Daten.“

Bedeutet konkret: Eine Systemlandschaft wird in dieser Hinsicht immer auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst und so aufgebaut, dass sie auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden kann. Aufbewahrungsfristen oder der Umgang mit Daten kann sich mit der Zeit ändern, sodass andere Prozesse nötig werden. Wie auch ein analoger Aktenschrank und seine Verwaltung gepflegt sein will, muss Pflege auch bei der digitalen Datenverarbeitung erfolgen. Dazu gehört Server und Programme durch Updates aktuell zu halten und Internetverbindungen und Speicherkapazitäten den Anforderungen der Übertragungsauslastungen und Anwendungen anzupassen. Auch Sicherheitsmaßnahmen, wie Firewalls, das regelmäßige Einspielen von Sicherheitspatches oder die Einrichtung von VPN-Verbindungen, müssen vorgenommen und aktualisiert werden, um Risiken durch neue Viren, Trojaner und Hackerangriffe zu minimieren.

Auch Digitales braucht Pflege

Eine kontinuierliche Systempflege trägt somit schon ein hohes Maß an Sicherheit bei. „Leider erleben wir häufig, dass in den Unternehmen einfach nicht die personellen Kapazitäten vorhanden sind, um die IT-Landschaft die ganze Zeit im Auge zu behalten, vor allem in mittleren und kleineren Unternehmen. Und selbst wenn es Mitarbeiter gibt, die sich mit der Materie auskennen, haben sie oft nicht die Zeit, Monitoring-Daten auszuwerten und daraus zukünftige Entwicklungen oder Risiken zu prognostizieren, weil ihre Kerntätigkeit anders aussieht“, sagt Torben Belz und ergänzt: „Das ist ein grundsätzliches Problem des Monitorings: Informationen reinweg zu sammeln, macht keinen Sinn. Um aussagekräftige Predictive Analytics zu erhalten, müssen die Datenmengen auch zueinander in Bezug gesetzt werden, wozu einiges an tieferen IT-Kenntnissen nötig ist, die in der Regel nur ausgebildete Informatiker mitbringen.“ Im Arbeitsalltag sind diese Prognoseverfahren nebenbei daher kaum einzuleiten und zu überwachen.

Auch Digitales braucht Service und Sicherheit

Modernes Datenmanagement benötigt folglich einen stetigen Service, um die Sicherheit aufrechtzuerhalten, sowohl digital als auch physisch. Rechenzentren stellen dafür eine professionelle Hilfe dar. Sie agieren hier wie ein All-inclusive-Hotel für Daten, bieten physischen und digitalen Raum, Ausstattung für Anwendungen nach Bedarf zum Mieten und täglichen Service für die Pflege. Doch bei der Fülle von Anbietern fällt es besonders kleineren Unternehmen oft schwer, einen Rechenzentrums-Dienstleister zu finden, dem sie vertrauen und bei dem sie einen genau passenden Service erhalten. Regionale Rechenzentren bieten hier den Vorteil der persönlichen Kommunikation und Beratung. So können Kundenwünsche und Projektanforderungen direkt „face to face“ besprochen und festgelegt und die Serverumgebung persönlich in Augenschein genommen werden. Unternehmen erhalten so ein besseres Verständnis darüber, ob sie von einer (Teil-)Auslagerung der IT beziehungsweise des Datenmanagements in ein professionelles Rechenzentrum profitieren werden.

„Denn Rechenzentren nutzen viel spezifischere Sicherheitskonzepte, die speziell auf die Serverräume ausgelegt sind, welche von Kunden als Colocation genutzt werden. Mehrfache Authentifizierungssysteme beim Zutritt mit persönlichem Chip und Identifizierung über PIN-Nummern sowie automatische Protokolle schaffen Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.“ Statt mit Schaum oder Wasser sichert Colocation-Anbieter PLUTEX die Serverräume mit einer speziellen, für Rechenzentren entwickelten automatischen Feuerlöschanlage, die dem Raum bei einem Brand den Sauerstoff entzieht. „So wird ein Brand gelöscht, ohne die Technik und die darauf befindlichen Daten zu beschädigen“, verdeutlicht Torben Belz.

Torben Belz, Geschäftsführer
Torben Belz
Geschäftsführer, PLUTEX GmbH
(Bild: PLUTEX GmbH)

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