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AufholenDie Entwicklung der Digitalisierung schreitet mit großen Schritten voran. Industrie 4.0, die Vernetzung zwischen Mensch und Maschine, ist in führenden Unternehmen bereits deutlich mehr als nur ein Schlagwort.

Industrie 4.0 bringt auch eine neue Arbeitsweise mit sich, für die man leichtgewichtiges Wissensmanagement benötigt, um die Kommunikation zwischen Mensch und Maschine so effektiv wie möglich zu gestalten. Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen. Eine davon ist Big Data.

In Unternehmen generieren nicht nur die Menschen, sondern auch Maschinen große Datenmengen. Etwa 80 Prozent von diesen Daten sind unstrukturierte Dokumente, Bilder, Videos und etwa 20 Prozent strukturierte Informationen. Diese Informationen sind aber, kombiniert mit der Erfahrung der Mitarbeiter, der eigentliche Wissensschatz des Unternehmens. Dieses Wissen muss aber erst einmal effizient genutzt werden können und in die Prozesse der Unternehmen einfließen. In diesem Zusammenhang hört man oft auch Themen wie „leichtgewichtiges Wissensmanagement-System“. Solche Prozesse leichtgewichtig und intelligent zu gestalten, ist aber gar nicht so einfach, zumal auch Big Data den effektiven Umgang mit dem Wissen erschwert.

Big Data hat Unternehmen fest im Griff – so könnte man, provokant ausgedrückt, die Situation beschreiben, in denen sich viele Unternehmen zurzeit befinden. Die Herausforderung ist aber nicht die große Menge an Daten allein. Die Informationen gelangen durch verschiedenste Quellen ins Unternehmen und werden dann in unterschiedlichen Systemen abgelegt. Das macht jede Recherche zu einer Geduldsprobe. Unternehmen, die es aber verstehen, den Mehrwert Ihrer riesigen Informationsmengen intelligent nutzbar zu machen und zum eigenen Vorteil einzusetzen, werden auch in Zukunft im internationalen Wettbewerb weiterhin ganz vorne mitspielen.

Zu heterogen

Die wenigsten Unternehmen haben sich in den letzten Jahren intensiv damit beschäftigt, wie sie mit leichtgewichtigen Wissensmanagement die vorhanden Daten optimal nutzen können.

Doch welche Herausforderungen gibt es? Viele. Die Daten sind einerseits meist zu vielfältig, da es viele verschiedene Dateiformate gibt, in denen Informationen gespeichert werden können. Außerdem sind strukturierte, leicht analysierbare Informationen meist eine Seltenheit. Wissen ist nicht nur in Formularen, sondern auch in Freitext-Dokumenten, E-Mails, Notizen, Kalendereinträgen oder auch Social Media Kanälen gespeichert. All diese unstrukturierten Informationen aus den verschiedensten Quellen müssen also berücksichtigt werden. Hinzu kommt, dass die Informationen Großteils unsortiert sind, die Menge an Daten einfach viel zu groß ist und dass verschiedene Speicherorte zum Ablegen der Daten verwendet werden. Dadurch werden die im Unternehmen vorhandenen Daten bei Suchabfragen nicht gefunden und können somit auch nicht genutzt werden.

Enterprise Search als zielführende Lösung

Experten tüfteln schon lange nach einer Lösung für diese Herausforderungen. Das Spannende dabei ist: Es existieren nicht nur erste Lösungsansätze, sondern schon fertige, sofort einsetzbare Produkte, die mit riesigen Datenmengen umgehen können und es Unternehmen ermöglichen, das vorhandene Wissen effizient zu nutzen. Die Rede ist von Enterprise Search Produkten, sozusagen Unternehmens-interne Suchmaschinen, die in der Lage sind, das gesamte vorhandene Unternehmenswissen zu finden, zu verstehen und intelligent zu verknüpfen.

Enterprise Search-Produkte verbinden die Informationen von allen relevanten Unternehmensquellen. Sie stellen sicher, dass die relevanten Informationen von allen angebundenen Quellen wie beispielsweise vom Netzlaufwerk, dem Dokumentenmanagementsystem, dem Digital Asset Management oder auch dem Mail-Server et cetera rasch gefunden werden.

Professionelle Enterprise Search-Produkte, wie jene vom österreichischen Anbieter Mindbreeze, prüfen dabei nicht nur die letztaktuellen Berechtigungen, sondern analysieren die Informationen und erkennen Themen und semantische Zusammenhänge vollautomatisch.

Verstehen, verknüpfen – und Wissen generieren

High-end Enterprise Search-Produkte sind intelligente Systeme, da sie Zusammenhänge zwischen den Daten erkennen und diese miteinander verknüpfen. Dadurch ist es einfach möglich, die gefundenen Informationen in einer sogenannten 360-Grad-Sicht darzustellen. Dabei handelt es sich um die Darstellung der wichtigsten Kerninformationen, angereichert mit wertvollem Zusatzwissen aus vielen verschiedenen unternehmens-internen (oder auch -externen) Informationsquellen. Dadurch erhält der Suchende die wichtigsten Informationen auf einen Blick und muss sich seine gewünschten Suchergebnisse nicht aus einer langen Ergebnisliste herausfiltern, wie es bei herkömmlichen Suchmaschinen der Fall ist. Zusätzlich kann der Anwender durch die vorhandenen Informationen navigieren. Hat er die gewünschten Informationen gefunden, können diese direkt weiterverwendet und bearbeitet werden („Actionable Information“).

Möchte sich beispielsweise ein neuer Vertriebsmitarbeiter vor seinem ersten Kundentermin über den Kunden informieren, gibt er einfach seinen Namen in das Suchfeld ein. Die Enterprise Search-Lösung stellt automatisch die Verbindung von Kundennamen und Kundennummer her und durchsucht alle angebunden Datenquellen. So werden auch Ergebnisse geliefert, in denen nur die Kundennummer vorkommt. Zusätzlich zu Angeboten, Bestellungen, Reklamationen (strukturierte Daten) wird auch die E-Mail-Kommunikation mit dem Kunden oder seine Beschwerden im Social Media Kanal (unstrukturierte Daten) angezeigt. Durch das Verstehen von unstrukturierten und strukturierten Informationen wird sichergestellt, dass der Benutzer alle Informationen zum Kunden findet. Die Suchergebnisse werden außerdem in einer übersichtlichen 360-Grad-Sicht bereitgestellt, wodurch der Suchende die wichtigsten Informationen zuerst sieht und sich bei Bedarf noch weiteres Wissen über den Kunden aneignen kann. Somit geht er perfekt vorbereitet in den Kundentermin.

Intelligente Enterprise Search-Produkte verwenden den Kontext des Anwenders wie sein Benutzerprofil, um sehr fokussiert Informationen anzubieten. Gibt beispielsweise ein Mitarbeiter der Personalabteilung das Wort „Rechnung“ in das Suchfeld ein, so erhält er unter anderem Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern, Reisekostenabrechnungen, da das System selbstständig erkennt, in welcher Abteilung er arbeitet und welche Dokumente ihn vorrangig interessieren.

Wissensmanagement als Erfolgstreiber für Industrie 4.0

Zusammenfassend kann man sagen: Rasche aber informierte Entscheidungen zu treffen, ist heute in jedem Unternehmen und für jeden Wissensarbeiter essentiell. Enterprise Search ermöglicht es dem einzelnen Mitarbeiter, mit Big Data effizient umzugehen, und das im Unternehmen vorhandene Wissen richtig zu nutzen. Leichtgewichtiges und effizientes Wissensmanagement schafft wichtige Wettbewerbsvorteile im harten internationalen Wettbewerb. Ein ganz entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg.

Ulrike KoglerUlrike Kogler ist Trendscout und Wissensmanager bei der Mindbreeze GmbH.

www.mindbreeze.com/de

 

 

 

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