LizenzDirekt startet LiPo 2.0 für umfassendes Lizenzmanagement

Kunden können damit nicht nur ihre Bestellungen und zugehörigen Dokumente verwalten, sondern auch Lizenzen aus anderen Bezugsquellen erfassen und den gesamten Softwarebestand zentral organisieren. Das Tool soll LizenzDirekt-Kunden kostenlos zur Verfügung stehen.

Softwarelizenzen zentral dokumentieren

Unternehmen beziehen Software heute über unterschiedliche Wege. Neben klassischen Herstellerverträgen und Systemhäusern spielen gebrauchte Lizenzen aus dem Sekundärmarkt sowie Cloud-Abonnements eine wichtige Rolle. Die dazugehörigen Unterlagen und Lizenzinformationen landen häufig an verschiedenen Stellen. Bestellbestätigungen und Produktschlüssel befinden sich in E-Mail-Postfächern, Installationsdateien auf Laufwerken und Vertragsnachweise in unterschiedlichen Herstellerportalen.

Diese dezentrale Ablage kann spätestens bei einem Software-Audit zum Problem werden. Unternehmen müssen dann nachvollziehbar belegen, welche Produkte sie wann, in welcher Menge und über welchen Anbieter für welche Organisationseinheit erworben haben. Bei Gebrauchtsoftware ist darüber hinaus eine lückenlose Dokumentation der Rechteübertragung erforderlich, einschließlich der Vernichtungserklärung des Vorbesitzers.

Klassische SAM-Lösungen bieten zwar umfangreiche Verwaltungsfunktionen, sind jedoch häufig auf die Anforderungen großer Unternehmen ausgerichtet. Für mittelständische Betriebe und Behörden können Einrichtung und laufender Betrieb entsprechend aufwendig sein.

Drei Funktionsbereiche im LiPo 2.0

Mit der neuen Version bündelt LizenzDirekt die wichtigsten Aufgaben des Lizenzmanagements in drei Bereichen. Unter Lieferungen stehen sämtliche über den Anbieter bezogenen Bestellungen samt zugehöriger Dokumentation bereit. Dazu zählen Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine und Produktschlüssel. Bei Gebrauchtsoftware sind auch die erforderlichen Vernichtungsnachweise hinterlegt. Installationsanleitungen und Aktivierungshinweise ergänzen die Unterlagen. Kunden können die Informationen auch Jahre nach dem Kauf erneut abrufen.

Der zweite Bereich widmet sich der Verwaltung des gesamten Lizenzbestands. Unternehmen können neben den bei LizenzDirekt erworbenen Produkten auch Softwarelizenzen anderer Anbieter einpflegen. Verträge und Bestellungen lassen sich hinterlegen, während ein eigener Produktkatalog die Übersicht über die eingesetzten Versionen und Hersteller erleichtert. Darüber hinaus können Nutzer Lizenzen einzelnen Mitarbeitern, Geräten oder Servern zuordnen. Die erfassten Bestandsdaten lassen sich exportieren.

Der dritte Bereich umfasst Service und Kommunikation. Neben einem direkten Chat mit LizenzDirekt finden Kunden dort aktuelle Nachrichten und Benachrichtigungen, beispielsweise zu auslaufenden Lizenzen. Auch der Kauf und Verkauf von Softwarelizenzen ist über das Portal möglich.

Mehr Benutzerkonten und erweiterte Verwaltung

Gegenüber der Vorgängerversion wurde LiPo 2.0 deutlich ausgebaut. Funktionen, die bislang einer umfangreicheren Edition vorbehalten waren, gehören nun zum kostenlosen Leistungsumfang für LizenzDirekt-Kunden. Dazu zählt insbesondere die Möglichkeit, auch externe Lizenzbestände zu erfassen und den jeweiligen Nutzern zuzuweisen.

Eine weitere Neuerung betrifft die Benutzerverwaltung. Statt eines einzigen Zugangs pro Kunde können Unternehmen jetzt mehrere Konten mit unterschiedlichen Berechtigungen einrichten. Übersichten fassen wesentliche Angaben wie Produkt, Version, Hersteller, Lizenzmenge, Lizenznehmer und bestellende Organisation zusammen.

Ergänzt wird das Funktionspaket durch Benachrichtigungen, den integrierten Chat und aktuelle Informationen zu Markt und Rechtsprechung. Auch die Benutzeroberfläche wurde überarbeitet.

„Viele unserer Kunden haben uns nach einer solchen Lösung gefragt. Mit dem LiPo 2.0 bekommen sie ein Werkzeug, das nach unserem Kenntnisstand in dieser Professionalität und Performance kein weiterer Händler gebrauchter Software bereitstellt“, sagt Andreas E. Thyen, Präsident des Verwaltungsrats der LizenzDirekt AG. „Wir haben kräftig investiert und neben unserer eigenen Expertise externe SAM-Spezialisten und Entwickler eingebunden. Das Ergebnis ist grossartig!“

Ohne aufwendige Einrichtung startklar

Der Einstieg in das Lizenzmanagement soll möglichst unkompliziert sein. Da alle über LizenzDirekt erworbenen Lizenzen bereits im Portal hinterlegt sind, können Kunden unmittelbar mit der Verwaltung beginnen. Anschließend lässt sich der Datenbestand schrittweise erweitern.

Dafür können Unternehmen ihre Organisationen und Geschäftsbereiche abbilden, weitere Bezugsquellen ergänzen und eigene Bestellungen erfassen. Auch zusätzliche Hersteller und Produkte lassen sich in den Katalog aufnehmen. Die Zuordnung der Lizenzverbraucher erfolgt einzeln oder über den Import entsprechender Listen.

Nach Angaben des Unternehmens werden sämtliche im Portal gespeicherten Daten DSGVO-konform auf Servern in Deutschland verarbeitet.

„Wer seine Lizenzen im Griff hat, bleibt bei Audits und Vertragsverhandlungen gelassen. Das LiPo 2.0 gibt unseren Kunden dafür von Anfang an eine belastbare Grundlage, die mit jeder ergänzten Lizenz wertvoller wird.“

Andreas E. Thyen, Präsident des Verwaltungsrats der LizenzDirekt AG

Interessierte können über die Website von LizenzDirekt eine Demo des neuen Portals anfordern.

(red/LizenzDirekt)