Die Grundregeln des E-Invoicings

Trotz EU-Standard: Die E-Rechnung kennt EU-weit zahlreiche länderspezifische Ausprägungen und technische Anforderungen. Worauf man nun achten sollte.

Eine Versandpflicht für elektronische Rechnungen im B2B wird es in Deutschland ab 2027 geben. Andere Länder sind sogar noch eher dran: Belgien, Frankreich und Polen etwa schon 2026. So wird E-Invoicing für Europa Schritt für Schritt zur Normalität. Darauf müssen sich Unternehmen aktuell vorbereiten.

Technische Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung ist die europäische Norm EN 16931, auf welche die einzelnen nationalen Regelungen grundsätzlich referenzieren. Das ermöglicht, eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen.

Formate der E-Rechnung für Deutschland

In Deutschland kennt man die XRechnung aus dem B2G; in der freien Wirtschaft wird außerdem das ZUGFeRD-Format verwendet. Beide entsprechen in ihren aktuellen Versionen der EN 16931, sind also zulässig. In mehreren EU-Ländern ist daneben BIS Billing 3.0 die technische Basis der E-Rechnung. Wer mit elektronischen Rechnungen zu tun hat, sollte daher alle drei Formate kennen.

E-Invoicing bleibt komplex trotz europäischem Standard

So überschaubar und einheitlich, wie es auf den ersten Blick mit der EU-Norm erscheint, geht es bei der Umsetzung in Europa aber eben doch nicht zu. Es zeigt sich eher ein Flickenteppich. Denn unter dem Etikett des europäischen Standards verbergen sich zahlreiche länderspezifische Ausprägungen und technische Anforderungen. Diese sollten nicht unterschätzt werden. EN 16931 gibt nur den technologischen Rahmen vor, innerhalb dessen die Staaten jeweils eigene Formate und Anhänge – die ebenfalls verpflichtend sein können – entwickeln, verwenden und auch wieder ändern dürfen.

Formate, die der EN 16931 entsprechen, sind zum Beispiel OIOUBL (Dänemark) oder FatturaPA (Italien). Jedes von ihnen ist von den jeweiligen nationalen Gesetzgebungen abhängig und muss beachtet werden. Wer also innerhalb von Deutschland eine FatturaPA-Rechnung erhält, ist verpflichtet, sie zu verarbeiten, da es sich um eine offizielle E-Rechnung handelt.

Neben den obligatorischen Feldern enthalten die meisten Formate eine Vielzahl optionaler Felder, deren Nutzung von individuellen Vereinbarungen abhängig ist. Im Zusammenspiel mit dem ERP-System muss dies beachtet werden und erfordert ein anspruchsvolles Feldmapping.

Länderübergreifende Geschäftsaktivitäten als Herausforderung

Standardisierung bringen E-Rechnungen damit bislang vor allem auf nationaler Ebene. Eine einheitliche europäische Standardisierung steht, trotz Bestrebungen wie auf Landesebene, noch aus. Zu unterscheiden ist des Weiteren zwischen B2B- und B2G-Rechnungen, die hinsichtlich Übertragungskanälen, Pflichtfeldern und Formaten voneinander abweichen können. Vorgeschrieben sind in bestimmten Ländern zudem Portale für den Rechnungsversand.

Die nationale Standardisierung allein reicht für Unternehmen nicht aus, die mit internationalen Absatz- und Bezugsmärkten grenzüberschreitend tätig sind. Der Aufwand, den Eingang und künftig den Versand von E-Rechnungen adäquat abzubilden und in Einklang zu bringen mit dem eigenen ERP-System, potenziert sich damit. International agierende Unternehmen sollten daher das E-Rechnungsprojekt als ein Querschnittsprojekt betrachten, das die IT ebenso angeht wie die Fachabteilungen für Steuern, Finanzen und Recht.

Was sind nun die typischen Stolpersteine bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht im internationalen Kontext und wie lassen sie sich umgehen? Dafür gibt es einige Grundregeln: Sackgasse Individuallösung oder Aussitzen

Zwei Fehler werden im Zusammenhang mit der E-Rechnung immer wieder begangen und sollten tunlichst vermieden werden. Zum einen neigen viele Firmen dazu, das Thema auszusitzen. Selbst wenn momentan nur wenige elektronische Rechnungen eintreffen oder noch keine direkte Nachfrage von Geschäftspartnern besteht, ist klar: Die gesetzlichen Vorgaben greifen Schritt für Schritt und sind unumkehrbar. Wer jetzt noch untätig bleibt, verspielt wertvolle Vorbereitungszeit und läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren.

Zum anderen setzen manche Unternehmen auf Individuallösungen. Angesichts sich immer wieder schnell ändernder technischer Details und regulatorischer Anforderungen bedeutet eine Eigenentwicklung einen enormen und nie endenden Wartungsaufwand. Kaum ist eine Anpassung umgesetzt, steht schon die nächste bevor. Sinnvoller ist es deshalb, auf erprobte – im besten Fall flexible und cloudbasierte – Standardlösungen zu setzen.

Die xSuite hat dafür im Vorfeld der E-Rechnungspflicht bereits Mitte 2024 mit xSuite eDNA (electronic Document Network Adapter) eine Cloudplattform veröffentlicht, mit der sowohl die Annahme unterschiedlichster E-Rechnungsformate und ihre Umwandlung in ein einfach zu verarbeitendes, standardisiertes Format möglich ist, wie auch die Erstellung und der Versand von Debitorenrechnungen aus SAP SD in XML-Formaten.

Wer frühzeitig systematisch plant und skalierbare Strukturen aufbaut, schafft die Grundlage für noch effizientere und transparentere Rechnungsprozesse.

Dina Ziems, xSuite Group GmbH

Klare Verantwortlichkeiten, Prozesse und Steuerungsinstrumente

Für eine erfolgreiche Umsetzung gibt es allerdings auch einige klare Handlungsempfehlungen. Wichtig ist vor allem der Aufbau eines nachhaltigen Compliance-Prozesses. Das bedeutet, Verantwortlichkeiten und Abläufe so festzulegen, dass gesetzliche Änderungen weltweit kontinuierlich beobachtet, Fristen eingehalten und alle Anpassungen transparent dokumentiert werden können.

Ebenso entscheidend ist es, die bestehenden E-Invoicing-Fähigkeiten innerhalb der Organisation zu identifizieren. Oft sind bereits Tools, Systeme oder Prozesse im Einsatz, mit denen Rechnungen erstellt, empfangen, gemeldet oder verarbeitet werden – Potenziale, die sich möglicherweise erweitern und skalieren lassen.

Schließlich empfiehlt es sich, eine strategische Roadmap für die E-Invoicing-Compliance zu entwickeln. Wer den aktuellen Stand im Unternehmen mit bekannten und absehbaren gesetzlichen Anforderungen vergleicht, erkennt Lücken, Prioritäten und kann konkrete Maßnahmen einleiten. Diese Roadmap ist nicht als starres Dokument zu verstehen, sondern sie ist ein dynamisches Steuerungsinstrument, das sich an ein hochdynamisches regulatorisches Umfeld anpassen muss.

Fazit

Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht ist nicht nur ein technisches Update und weit mehr als der Sprung von Papier- und PDF-Formaten zur reinen digitalen (XML-) Rechnung. Es handelt sich vielmehr um ein unternehmensweites Transformationsprojekt mit erheblicher Compliance-Relevanz. Wer frühzeitig systematisch plant und skalierbare Strukturen aufbaut, stellt nicht nur sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden, sondern schafft gleichzeitig die Grundlage für noch effizientere und transparentere Rechnungsprozesse – und das auf globaler Ebene.