Erfolgreich auf SAP HCM für S/4HANA

Von SAP ERP HCM auf SAP HCM für S/4HANA (H4S4) ohne spürbaren Verlust der bisherigen und mit Einführung neuer S/4-spezifischer Funktionen. Diese Aufgabe hatten sich die Stadtwerke München (SWM) zum Ziel gesetzt. Für die zeitgerechte Umsetzung holte sich das kommunale Versorgungsunternehmen Unterstützung von den Natuvion HCM-Experten.

Um die Zukunftsfähigkeit ihres SAP HCMSystems zu sichern, entschieden sich die Stadtwerke München für das Upgrade auf SAP S/4HANA. Die Herausforderung: Das bisherige HCM- System war komplex und bestand aus zahlreichen Eigenentwicklungen. Um die Kompatibilität dieser hatte sich die SWM überwiegend selbst gekümmert. Gleichzeitig erfordern die neu etablierten Konzepte von SAP S/4HANA aber Anpassungen in der bisherigen Systemlandschaft. Zum Beispiel die Einführung des SAP Employee Business Partner Modells oder die Angleichung von Custom Code an die HANADatenbank. Und auch FI-relevante Veränderungen ziehen Anpassungen bei den Auszahlungsprozessen im HCM-System nach sich.

Mit dem Ziel den Systemwechsel möglichst ohne Funktionsverluste zu bewältigen, setzte die SWM auf eine H4S4 Brownfield-Migration. Da es bei dem Münchner Versorgungsunternehmen intern jedoch nur wenig Vorabkenntnisse oder Erfahrung zu diesem Thema gab, wurde das Projekt ausgeschrieben. Natuvion überzeugte dabei als Partner, insbesondere dank der bereits guten fachlichen und technischen Zusammenarbeit in einem parallel laufenden ILM-Projekt. Zentrale Aufgabe von Natuvion war neben der Migrationsunterstützung auch der Know-how Transfer, damit die SWM von Beginn an in der Lage war, möglichst viel Fachwissen intern aufzubauen und viele Aufgaben selbst zu übernehmen.

Grundstein für den Migrationserfolg: Saubere Projektplanung

Als im Dezember 2023 der Startschuss für das Migrationsvorhaben fiel, stand die Vorbereitung im Fokus. Allen voran die System- und Datenanalyse. Mithilfe des SAP Readiness Checks und der Simplification Items verschaffte sich das Projektteam einen umfassenden Überblick über das bestehende HCM-System und die darin enthaltenen Daten und Prozesse. Mit dem ATC (ABAP Test Cockpit) Check wurden außerdem die Eigenentwicklungen geprüft und festgelegt, welche Code-Anpassungen für S/4HANA nötig sind. Diese Analysen waren die Grundlage für alle weiteren Schritte. In gemeinsamen Workshops stimmten sich Natuvion und die SWM zum besten technischen Vorgehen ab und erarbeiteten ein detailliertes Conversion-Konzept sowie einen Cutover-Plan. Dann konnte die Umstellung starten.

In 4 Schritten zum laufenden H4S4-Betrieb

Mithilfe einer Systemkopie überführte Natuvion im ersten Schritt das bestehende SAP ERP mit den Systemen HRT (Sandbox), HRI, HRK und HRP der HCM-Systemlandschaft technisch auf SAP S/4HANA. Anschließend wurde auf dem Zielsystem SAP HCM für SAP S/4HANA aktiviert und an die individuellen Anforderungen angepasst. Dazu zählte auch die Umstellung der zentralen Schnittstellenkommunikation auf Filegate sowie Anpassungen bei der Fiori Launchpad Benutzeroberfläche und der Hausbankenpflege.

Der dritte Schritt umfasste die Einrichtung des „Mitarbeitergeschäftspartners“ (Employee Business Partner), der für eine erfolgreiche H4S4 Migration zwingend erforderlich ist. Außerdem standen in diesem Schritt noch weitere notwendige Anpassungen im Fokus, um eine reibungslose Umstellung sicherzustellen. Abschließend erfolgten umfangreiche technische und funktionale Tests, bevor das System erfolgreich in den Produktivbetrieb überführt werden konnte.

Weichen für HXM erfolgreich gelegt

Der anvisierte Go-live des Projekts bis Ende August 2024 wurde erfolgreich eingehalten. In insgesamt nur 9 Monaten konnte das SAP ERP HCM auf S/4HANA umgestellt werden – unter Beibehaltung aller bisherigen Funktionen des Tagegeschäfts und der erfolgreichen Einführung S/4-spezifischer Funktionen wie dem Employee Business Partner. Grund für diesen erfolgreichen Projektverlauf war nicht zuletzt die hervorragende Zusammenarbeit zwischen SWM und Natuvion.

Mithilfe eines übersichtlichen Jira Boards, themenbezogenen Jour Fixes sowie kurzfristigen Statusberichten via Microsoft Teams stellte man sicher, dass alle Projektbeteiligten jederzeit auf dem Laufenden waren und Probleme auch kurzfristig geklärt werden konnten. Da die SWM ihr System außerdem sehr gut kannte, konnte sie unter der Anleitung von Natuvion auch vieles selbst umsetzen. Der IT-Projektleiter von SWM, Stefan Brandstätter, zeigt sich mit dem Ergebnis sehr zufrieden: „Natuvion war für uns in jeder Hinsicht ein super Sparringspartner, nicht nur was die Projektbegleitung, sondern auch den internen Wissensaufbau und die schnelle Lösung von Fehlern anging. So konnten wir unseren Go-live-Termin problemlos halten und sind jetzt in einer guten Ausgangslage für das Thema HXM und den weiteren Weg in die Cloud.“