Fehlende IT-Transparenz kostet Unternehmen

Das IT-Asset-Management befindet sich im Wandel: Erst wuchs die On-Premises-Infrastruktur, dann kam die Cloud mit neuen Herausforderungen, jetzt bringt KI zusätzliche Dynamik ins Spiel.

Die Prioritäten verschieben sich mit der steigenden Komplexität. Gleichzeitig sind Budgets knapp und qualifizierte Fachkräfte schwer zu finden.

ITAM ist keine Insel, wie der aktuelle Report State of ITAM 2025 von Flexera zeigt. ITAM-Teams arbeiten mit anderen IT-Stakeholdern im Unternehmen zusammen, am engsten mit Infrastruktur und IT-Betrieb (68 Prozent), IT-Service-Management (55 Prozent) und Security (49 Prozent) zusammen. 45 Prozent der ITAM-Verantwortlichen berichten direkt an den CIO oder CTO. Der konstante Austausch zwischen Software Asset Management (SAM), IT-Service-Management (ITSM), Compliance, Security, Finance und Procurement ist entscheidend, um alle Bälle in der Luft zu halten.

Auch FinOps hat sich hier seine Rolle im IT-Management erkämpft und treibt das ITAM deutlich voran. Das operative Rahmenwerk und die teamübergreifende Kultur helfen dabei, den wirtschaftlichen Nutzen der Cloud zu maximieren. Der Austausch zwischen SAM- und FinOps-Teams nimmt dabei kontinuierlich zu: Im Jahresvergleich ist der Anteil der SAM-Teams mit enger FinOps-Zusammenarbeit von 32 auf 38 Prozent gestiegen. Unter europäischen Befragten fiel der Anstieg sogar noch deutlicher aus – von 29 auf 43 Prozent. Mit der zunehmenden Verlagerung von Workloads in die Cloud ist ein Ende dieser Kollaboration kaum in Sicht. 

Lange To-Do-Liste

Je stärker die Zusammenarbeit, desto mehr verschwimmen auch Aufgabenfelder und Zuständigkeiten. ITAM kümmert sich inzwischen verstärkt um die Nutzung von SaaS-Anwendungen, während Security-Teams aktiv daran mitarbeiten, Schatten-IT zu reduzieren. FinOps muss notgedrungen SaaS in die Kostenanalyse einbeziehen, um ein komplette Bild zeichnen zu können. Und SAM-Teams, die dem Einkauf unterstellt sind, verhandeln Vertragsverlängerungen mit Softwareanbietern. Noch gibt es keinen klaren Konsens, wer in der Cloud für Einsparungen bei Software tatsächlich die Hauptverantwortung trägt. Sicher ist nur: Ohne Zusammenarbeit lassen sich Lizenzkosten in der Public Cloud kaum wirksam steuern.

Zu den klassischen SAM-Aufgaben im Rahmen von ITAM gehören die Erkennung eingesetzter Software (68 Prozent), die Pflege eines korrekten Lizenzinventars (67 Prozent), die Nachverfolgung von Lizenznutzung bei On-Premises (64 Prozent), in der Public Cloud (58 Prozent) sowie bei SaaS-Anwendungen (55 Prozent). Im Fokus steht jedoch ein anderes Thema: Audits. 76 Prozent haben alle Hände voll mit Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Software-Audits. 

Besuch von Microsoft, SAP & Co.

Das macht Audits sehr, sehr teuer. 45 Prozent der Unternehmen berichten von über einer Million US-Dollar an Strafzahlungen in den vergangenen drei Jahren. Besonders Organisationen, die noch am Anfang ihrer ITAM-Strategie stehen, fehlt es oft an Ressourcen und damit an der nötigen Aufmerksamkeit für dieses Thema. 

Am häufigsten auditiert nach wie vor Microsoft – rund die Hälfte der Unternehmen war in den letzten drei Jahren betroffen. Dahinter folgen IBM mit 37 Prozent und SAP mit 32 Prozent. Auch ServiceNow und OpenText (6 Prozent) treten zunehmend als Prüfer auf. 

In Europa zeigt sich ein etwas anderes Bild: Zwar liegt auch hier Microsoft vorn, doch IBM ist deutlich aktiver als in Nordamerika. 46 Prozent der europäischen Befragten berichten von einem IBM-Audit – in Nordamerika waren es nur 32 Prozent. Besonders auffällig: SAP hat die Zahl seiner Audits in Europa spürbar erhöht, von 32 auf 41 Prozent. 

Überhaupt scheinen europäische IT-Teams stärker unter Audit-Druck zu stehen. Für 36 Prozent ist der größte Aufwand der hohe Zeit- und Kostenbedarf für die Audit-Bewältigung. Damit landet dieser Punkt auf Platz eins der Herausforderungen. Bei nordamerikanischen Unternehmen belegt er nur Rang zwei (29 Prozent). Wenig überraschend: Auch der wahrgenommene Ressourcenmangel ist in Europa höher: 31 Prozent nennen ihn als zentrales Problem, gegenüber 27 Prozent in Nordamerika.

Trübe Aussichten: Es fehlt an Transparenz

Erfolgreiches Audit-Management hängt letztlich an einem zentralen Faktor: der Sichtbarkeit von IT-Assets. Und genau diese hat sich verschlechtert – von 47 auf 43 Prozent im Jahresvergleich. Der Grundsatz gilt weiterhin: Was man nicht sieht, kann man nicht steuern. Vollständige Transparenz über die IT-Landschaft ist deshalb essenziell.

Dabei variiert der Überblick je nach Umgebung deutlich: Bei On-Premises-Hardware und -Software ist die Sicht mit 75 beziehungsweise 76 Prozent noch vergleichsweise gut. In der Cloud hingegen sinkt sie auf 63 Prozent. Für SaaS liegt sie nur noch bei 50 Prozent, bei Bring Your Own License (BYOL) sogar lediglich bei 27 Prozent.

Angesichts der hohen Relevanz von Audits überrascht es, dass vielen ITAM-Teams das nötige Verständnis für BYOL-Nutzung in der Public Cloud fehlt. Denn damit mangelt es automatisch an Kontrolle über die Lizenz-Compliance. Zusätzlich bleibt ungenutzte Software ein massives Problem. Besonders SaaS-Anwendungen verursachen hier hohe Verluste: 35 Prozent der Befragten geben an, dass die Verschwendung im vergangenen Jahr weiter zugenommen hat.

SAM: Das hilft konkret

Mit steigendem Kostendruck suchen IT-Verantwortliche verstärkt nach konkreten Hebeln zur Ausgabenreduzierung. Software Asset Management (SAM) spielt dabei eine zentrale Rolle. Auf die Frage, in welchen Bereichen sie im vergangenen Jahr tatsächlich Einsparungen erzielt haben, liefern die über 500 Teilnehmenden der Flexera-Umfrage klare Antworten. 

Zu den zehn wirkungsvollsten Maßnahmen zählen:

1. Wiederverwendung von Lizenzen (non-cloud): Unternehmen setzen vorhandene On-Premises-Lizenzen gezielt neu ein und vermeiden so unnötige Neuanschaffungen.
2. Vertragsverhandlungen mit Anbietern: IT-Teams nutzen fundierte Daten, um bei Lizenz- und Wartungsverträgen günstigere Konditionen durchzusetzen.
3. Audit-Compliance: Durch strukturierte Vorbereitung verringern Unternehmen die Zahl der Verstöße und senken das Risiko finanzieller Sanktionen.
4. Wartungskosten senken: Nicht genutzte Software wird identifiziert und aus dem Wartungsumfang entfernt, was direkte Einsparungen ermöglicht.
5. Bedarfsgerechte Lizenzierung: Die Auswahl passender Lizenzmodelle stellt sicher, dass Anwendungen nicht überdimensioniert lizenziert werden.
6. Nutzung von BYOL in der Public Cloud: Bestehende On-Premises-Lizenzen werden in Cloud-Umgebungen eingebracht, um zusätzliche Ausgaben zu vermeiden.
7. Effizientere Cloud-Migrationen: ITAM unterstützt die Planung und Durchführung von Migrationsprojekten, wodurch Zeit und Kosten reduziert werden.
8. Regulatorische Anforderungen erfüllen: Durch gezieltes Lizenzmanagement sinkt das Risiko von Verstößen gegen Compliance-Vorgaben.
9. True-Ups vermeiden: Genaue Lizenzverfolgung verhindert ungeplante Nachlizenzierungen bei Audits.
10. SaaS-Ausgaben optimieren: Unnötige oder doppelt vergebene SaaS-Subscriptions werden erkannt und abgeschaltet, um Budgets zu entlasten.

Die Liste zeigt: ITAM hat die Chance den aktuellen Kostendruck in der IT zu mindern. Trotz bestehender Herausforderungen entwickelt sich die Disziplin weiter. Die Zusammenarbeit zwischen Teams nimmt zu, Optimierungspotenziale werden besser genutzt. Jetzt gilt: Nicht nachlassen. Denn um mit der Dynamik und Komplexität moderner IT-Umgebungen Schritt zu halten, muss ITAM seine Fähigkeiten konsequent ausbauen.