Deutsche Büros nehmen Abschied von Papier und Aktenordner

Cloud statt Papierstapel, KI statt Formular: Die Arbeitswelt in deutschen Unternehmen verändert sich grundlegend – allerdings nicht überall gleich schnell.

Eine aktuelle Umfrage des Digitalverbands Bitkom unter 602 Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitenden zeigt: Die Digitalisierung der Büroarbeit schreitet voran, wenn auch mit spürbaren Hürden. Während viele Betriebe bereits konkrete Fortschritte gemacht haben, bleibt das große Potenzial oft noch ungenutzt.

Weniger Papier, mehr Digitalisierung – zumindest bei einigen

In knapp drei Vierteln der befragten Unternehmen wird heute weniger Papier verbraucht als noch vor fünf Jahren. Etwa 32 Prozent berichten von einem deutlichen Rückgang, 40 Prozent von einem moderaten Rückgang des Papierverbrauchs. Ausdrucke werden durch PDFs ersetzt, Aktenordner weichen digitalen Ablagen.

Doch trotz dieser Entwicklung sehen sich nur 11 Prozent der Unternehmen als Vorreiter der Digitalisierung. Fast die Hälfte (49 Prozent) betrachtet sich selbst als Nachzügler – und 1 Prozent glaubt, den Anschluss bereits verpasst zu haben.

Der Aktenordner lebt – aber nicht mehr überall

Ein klar sichtbares Zeichen für den digitalen Wandel ist das Schrumpfen der Aktenregale: In 57 Prozent der Unternehmen stehen heute weniger Ordner als noch vor fünf Jahren. Besonders stark reduziert haben 20 Prozent der Betriebe ihren physischen Archivbestand. Dennoch gibt es auch Rückschritte – bei 4 Prozent stieg die Anzahl der Ordner, bei einem Prozent sogar deutlich.

Die Ordner, die geblieben sind, stehen vor allem in klassischen Verwaltungsbereichen: Personalabteilungen (94 Prozent), Buchhaltung/Controlling (91 Prozent) und Geschäftsführung (82 Prozent) setzen weiterhin auf physische Dokumentation. In Produktion und Fertigung dagegen sind Ordner selten (30 Prozent).

Digitalisierung mit klarem Ziel: Nachhaltigkeit und Effizienz

Was motiviert Unternehmen zur Digitalisierung? Vor allem ökologische und wirtschaftliche Gründe:

• 94 Prozent möchten nachhaltiger agieren
• 92 Prozent wollen Kosten sparen
• 77 Prozent streben mehr Effizienz und Transparenz an
• 74 Prozent möchten ihre Mitarbeitenden entlasten

Aber auch strategische Aspekte spielen eine Rolle: Kundenzufriedenheit (88 Prozent), Wettbewerbsfähigkeit (85 Prozent) und Arbeitgeberattraktivität (74 Prozent) sind starke Treiber. Zudem ist Digitalisierung oft notwendig, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen (82 Prozent).

Ob digitale Ziele auch Realität werden, hängt stark vom Management ab. Nur 58 Prozent der Unternehmen sehen ihre Führungskräfte ausreichend digital kompetent. Eine erkennbare Lücke, die den Fortschritt vielerorts bremst.

Kommunikationswandel: Messenger und Portale auf dem Vormarsch

Während Faxgeräte und Briefpost zunehmend verschwinden, setzen Unternehmen verstärkt auf moderne Kommunikationsmittel:

• E-Mails (100 Prozent) und Festnetztelefone (93 Prozent) bleiben zwar führend
• Smartphones (94 Prozent) und Videokonferenzen (67 Prozent) sind fest etabliert
• Messenger-Dienste (66 Prozent) und Mitarbeiterportale (53 Prozent) holen schnell auf
• Kollaborationstools (48 Prozent) und soziale Medien (36 Prozent) gewinnen ebenfalls an Bedeutung

Die Entwicklung zeigt: Der digitale Arbeitsplatz ist zunehmend vernetzt und flexibel – zumindest dort, wo moderne Tools eingesetzt werden.

Künstliche Intelligenz: Potenzial erkannt, aber wenig genutzt

Chatbots, automatische Texterkennung oder intelligente Planung – Anwendungen mit Künstlicher Intelligenz könnten den Büroalltag deutlich vereinfachen. Und das Bewusstsein dafür wächst:

• 58 Prozent wollen künftig IT-Lösungen mit KI-Chatbots bevorzugen
• 50 Prozent erwarten, dass Chatbots in der Kundenkommunikation bald dominieren

Allerdings ist die Realität noch zurückhaltend: Nur 13 Prozent haben derzeit einen KI-Chatbot im Einsatz.

Bei der Auswahl von KI-Anwendungen spielt das Herkunftsland eine zentrale Rolle. 90 Prozent der Unternehmen achten darauf, aus welchem Land die Technologie stammt – Ausdruck eines wachsenden Bewusstseins für digitale Souveränität.

60 Prozent befürchten eine zu starke Abhängigkeit von ausländischen Technologien – ein Thema, das nicht nur politische, sondern auch unternehmerische Entscheidungen beeinflusst.

KI als Arbeitshelfer – theoretisch geschätzt, praktisch selten genutzt

Zwar glauben 63 Prozent, dass KI künftig Routineaufgaben übernehmen kann, und 44 Prozent erwarten eine Steigerung der Produktivität – doch der tatsächliche Einsatz bleibt gering:

• Automatisierte E-Mail-Verarbeitung: 20 Prozent
• Fehlererkennung in der Buchhaltung: 17 Prozent
• Intelligente Terminverwaltung: 11 Prozent
• Unterstützung bei Präsentationen: 6 Prozent
• Automatische Meeting-Protokolle: 3 Prozent
• Einsatz in Programmierung oder Prozessoptimierung: nur 2 Prozent

Ein zentrales Hindernis: die Skepsis der Belegschaft. Über die Hälfte der Unternehmen berichten von Vorbehalten gegenüber KI. Zudem wartet die Mehrheit (75 Prozent) erst einmal ab, wie andere Unternehmen mit dem Thema umgehen.

Die Daten zeigen: Der Wille zur Digitalisierung ist da, erste Erfolge sind sichtbar – doch der große Durchbruch bleibt aus. Besonders beim Einsatz von KI ist die deutsche Wirtschaft noch zögerlich.

Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder mahnt: Warten sei keine Option. Unternehmen müssten jetzt digitale Lösungen einführen, ihre Prozesse überdenken und Mitarbeitende weiterbilden. Nur so lasse sich der Anschluss an eine zunehmend digitale Wirtschaft sichern.