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Qualitätsmanagement spielt in unserem heutigen Unternehmensalltag eine wichtige Rolle. Vor allem in der IT sind die Verantwortlichen gefragt, ständig den aktuellen Status Quo zu hinterfragen und entsprechende Verbesserungen aufzuzeigen. Einfach möglich wird das durch eine Denkweise, die ihren Ursprung in Japan hat: Kaizen. Doch was steckt genau hinter diesem Begriff und wie funktioniert Kaizen in der Praxis? 

Was ist Kaizen?

Bei Kaizen handelt es sich um einen japanischen Begriff. Der Wortteil „Kai“ steht dabei für Veränderung, „Zen“ bedeutet „zum Besseren“. Einfach übersetzt bedeutet Kaizen also „Veränderung zum Besseren“.

Ursprünglich stammt diese Denkweise aus der Serienproduktion von Autos. Toyota schaffte es damit vor rund 40 bis 50 Jahren, die Qualität seiner Autos deutlich zu verbessern und somit am internationalen Markt konkurrenzfähig zu machen. Heute gehört Toyota zu den begehrtesten Marken in der Automobilbranche. Und Kaizen kommt auch heute noch zur Anwendung im Unternehmen: An den japanischen Standorten von Toyota werden jährlich über 400.000 entsprechende Verbesserungsvorschläge umgesetzt.

In unseren Breitengraden hat sich diese Methode unter dem Kürzel KVP als Abkürzung für „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ durchgesetzt. Wichtig für die Unternehmen hierzulande ist das vor allem auch deshalb, weil die „kontinuierliche Verbesserung“ eine Forderung der ISO EN DIN 9001:2015 ist.

 

Wie funktioniert der KVP?

In der Praxis lässt sich der kontinuierliche Verbesserungsprozess in insgesamt sieben Prozessschritten umsetzen. Zunächst geht es darum, ein konkretes Ziel für die Verbesserung zu identifizieren. Dabei könnte es sich zum Beispiel um die bisherige Form des Urlaubsantrags handeln. Dieser wird vielleicht derzeit in Word ausgefüllt und per E-Mail an die Personalabteilung geschickt. Da sind also noch einige Optimierungen an der Performance möglich.

Im zweiten Schritt geht es darum, zu überlegen, wie der Prozess konkret verbessert oder beschleunigt werden kann. Statt dem Word-Dokument könnte das Formular zum Beispiel ab sofort ins Intranet wandern und in einem automatisierten Workflow an den richtigen Ansprechpartner der Personalabteilung gesendet werden, der den Antrag einfach und schnell freigeben, ablehnen oder mit Rückfragen zurücksenden kann.

Nun geht es darum, die erforderlichen Kapazitäten für die Verbesserung bereitzustellen. So könnte beispielsweise jeder zweite Mittwoch exklusiv für den KVP reserviert werden oder täglich eine halbe Stunde nach der Mittagspause. Es ist enorm wichtig, die Mitarbeiter daran zu gewöhnen, dauerhaft an Verbesserungen zu arbeiten.

Im vierten Schritt geht es darum, zu überlegen, welche messbaren Verbesserungen in einem bestimmten Zeitrahmen umgesetzt werden können. Dabei geht es nicht darum, sofort den perfekten Prozess umzusetzen. Der Weg zum dynamischen Formularmanagement ist lang. Zunächst könnte aber beispielsweise das bestehende Formular einfach im Intranet abgebildet werden und so das alte Word-Dokument ablösen.

Der fünfte Schritt ist nun die tatsächliche Umsetzung des Vorhabens. Diese erfolgt nach dem Motto: Lieber weniger auf einmal, aber dafür schnell. Dabei hat sich etabliert, den Mitarbeitern möglichst viele Freiräume zu lassen. Vorgegeben wird lediglich, was umgesetzt werden soll, das Wie entscheidet das Projektteam ganz allein.

Nach der Umsetzung geht es darum, die Verbesserung wahrzunehmen und den Leuten, die dafür verantwortlich waren, entsprechendes Lob zukommen zu lassen. Dabei hilft es, kleine Rituale zu etablieren, wie die Erfolge gefeiert werden können. In weiterer Folge ist es wichtig, die Verbesserung aufzuzeigen und im ganzen Unternehmen zu verbreiten.

Der siebte und letzte Schritt ist das eigentliche Erfolgsgeheimnis hinter dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Denn der lautet: Zurück zum Start. Nach dem Motto „Das Gute ist der Feind des Besseren“ gilt es, nun wieder einen Blick auf den aktuellen Zustand zu werfen und die nächste kleine Verbesserung ins Auge zu fassen.

 

KVP im eigenen Unternehmen einführen

Um den kontinuierlichen Verbesserungsprozess auch im eigenen Unternehmen einzuführen, ist vor allem Fingerspitzengefühl und Sensibilität gefragt. Denn schließlich bedeutet das eine enorme Veränderung, die dem natürlichen Instinkt des „Gewohnheitstieres Mensch“ zuwiderläuft. Mittlerweile ist bekannt, dass wir unsere Komfortzone nur sehr ungern verlassen.

Im ersten Schritt ist es also vor allem einmal Aufgabe der obersten Leitung, im Rahmen eines Kick-Off-Meetings alle Führungskräfte, Mitarbeiter und Betriebsräte die Vorteile dieser Arbeitsmethode näherzubringen und sie so ins Boot zu holen.

In der darauffolgenden Integrationsphase geht es vor allem darum, den Blick zu schärfen und die Schwachstellen in den täglichen Prozessabläufen im Unternehmen zu erkennen. Hilfestellung können dabei geschulte KVP-Moderatoren leisten, mit deren Hilfe erste Pilotprojekte in den einzelnen Abteilungen durchgeführt werden können.

In der Stabilisierungsphase geht es schließlich darum, den KVP dauerhaft im Unternehmen zu etablieren. Dazu ist es wichtig, entsprechende Erfolge aufzuzeigen. Etwa, indem die erzielten Resultate an Infotafeln, Aushängen oder im Intranet der gesamten Organisation mitgeteilt werden.

Zusätzlich hilft ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch dabei, die Begeisterung für das Thema am Leben zu erhalten. Denn langfristig ist diese Methodik nur dann von Erfolg gekrönt, wenn alle Mitarbeiter im Unternehmen den Nutzen und die Vorteile erkennen.
 


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