Fehlende Unterschriften als Prozesskiller

Bei 66 Prozent der deutschen Unternehmen geraten Arbeitsprozesse ins Stocken, weil sich Unterschriften verzögern – das ergab eine umfangreiche und unabhängige Studie im Auftrag von Francotyp-Postalia (FP) über die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung in deutschen Unternehmen.

Die Studie wurde im Januar 2019 von einem unabhängigen Marktforschungsinstitut im Auftrag von FP durchgeführt und befragte insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus 38 Branchen über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen in ihrem Unternehmen sowie über digitale Unterschriften. Sie zeichnet dabei ein akkurates Bild der Dokumentenverwaltung als auch dem Grad der Digitalisierung in deutschen Unternehmen. In dieser Form ist die Studie besonders.

Thesen und ausgewählte Zahlen der Studie:

1. Aufgrund verzögerter Unterschriften kommen Geschäftsabschlüsse häufig nicht zustande: Jedes fünfte Unternehmen (20 %) sieht einen klaren Zusammenhang zwischen Dauer des Signaturprozesses und dem Nicht-zustande-Kommen einer geschäftlichen Einigung. 51 Prozent der Unternehmen verpassen aufgrund fehlender Signaturen regelmäßig Deadlines.
    
2. Je länger ein Angebot zur Unterzeichnung vorliegt, desto wahrscheinlicher ist es, dass es nicht unterzeichnet wird: 36 Prozent der Unternehmen entegehen dadurch regelmäßig Einnahmen.
    
3. Unternehmer glauben Gründe ihrer Geschäftspartner für fehlende Unterschriften häufig nicht: Die Studie fragte nach den häufigsten Begründungen für verzögerte Signaturen. Unternehmen denken, dass es sich bei mindestens 31 Prozent der Fälle um Ausreden handelt.
    
4. Digitale Signaturen erhöhen nachweislich die Zahl an Geschäftsabschlüssen: Unternehmen, die bereits einen elektronischen Signaturservice verwenden, sind mehr als doppelt so häufig wie Unternehmen, die dies nicht tun, davon überzeugt, dass diese zu mehr Geschäftsabschlüssen führen. Ein Drittel der Unternehmen (32 %), die digitale Signaturen nutzen, berichtet, dass diese mehr Geschäftsabschlüsse zur Folge haben.
    
5. Die Verwendung von digitalen Signaturen kann Geschäftsprozesse signifikant beschleunigen: Laut den Ergebnissen der Studie um bis zu 40 Prozent. Unternehmen, die bereits digitale Signaturen verwenden, erhalten Dokumente dazu doppelt so häufig umgehend signiert zurück, als solche, die per E-Mail versandt wurden.

www.fp-sign.de