Tech-Hacks, die das Büroleben wirklich angenehmer machen

Das Büroleben kann ein regelrechter Dschungel sein. Und jeder, der auch nur im Entferntesten mit IT zu tun hat, weiß: So einfach, wie uns die Sache versprochen wurde, macht es uns Soft- und Hardware in den seltensten Fällen. Das zeigt sich allein schon beim Stichwort Security. 

Hier gehen viele Lösungen an der Nutzerrealität vorbei, sorgen für Frust und verringerte Produktivität. Den umgekehrten Weg wollen die folgenden Anwendungen gehen. Sie wollen das Büroleben auf digitalisierte oder technisierte Weise nämlich tatsächlich einfacher machen.

E-Mail-Stoppuhr

Bei den meisten Menschen sind Thunderbird, Outlook oder andere E-Mail-Programme den ganzen Arbeitstag über geöffnet. Das bedeutet, der User wird über jede eintrudelnde E-Mail sofort benachrichtigt. Bei denen, die nur wenige Mails pro Tag bekommen, ist das „Blömmm“ der Eingangsbenachrichtigung dann oft ein regelrechter Schocker, der wie ein Hammer in die Arbeitskonzentration schlägt. Und bei denjenigen, die täglich mit einer dutzendhaften E-Mail-Flut zu kämpfen haben, wird die Produktivität ganz nachhaltig gehemmt, weil jeder Eingang, selbst wenn man ihn nur registriert und die Mail nicht sofort liest, einen aus der Arbeit herausreißt.

E-Mail-Programm aus bis der Wecker klingelt. Auf diese Weise halten einen Mails nicht dauernd von der Arbeit ab. (Bildquelle: kosmos111/fotolia.com) 

Die Tech-Lösung aus dieser Flut ist zweigeteilt. In der ersten Variante wird Outlook so konfiguriert, dass Mails nur in wesentlich größeren Abständen abgerufen werden. Wo das nicht möglich ist, bietet sich alternativ auch die Low-Tech-Option an: Einfach morgens die E-Mails abrufen, bearbeiten und dann das Programm wieder schließen. Einen Alarm im Handy einstellen und damit erst nach ein, zwei oder sogar mehr Stunden das Programm zum nächsten Mal öffnen. Kein Zwischen-Grätschen mehr, und bei den meisten Mails kommt es eh nicht darauf an, ob sie eine Stunde früher oder später gelesen werden. 

Alexas Anruf-Alternative

Dass die Freisprechfunktion moderner Festnetztelefone und Handys ein echter Segen ist, das muss man nicht erst lang erklären. Doch je weiter die Entwicklung der digitalen Assistenten voranschreitet, desto umfangreicher werden auch hier die Optionen. Für die Telefonie von besonderem Interesse ist das, was Alexa nach dem neuesten Echo-Update kann. Die Sprachassistentin beherrscht jetzt nämlich auch das Anrufen und Abheben auf Befehl.

Die Sache ist einfach: Auf dem Handy, über dessen Nummer telefoniert werden soll, muss die Alexa-App installiert sein. Nach Verifizierung der Telefonnummer werden die Telefonkontakte auf die App importiert. In der simpelsten Einstellung lässt sich damit nur über die Echos eines Accounts telefonieren – also quasi wie bei einem Haustelefon. Mittels erweiterten Rechten können dann aber auch andere Besitzer der App angerufen bzw. mit einer Sprachnachricht versorgt werden. Damit lässt sich dann telefonieren, ohne auch nur einen Finger von der Tastatur zu nehmen.

Grundrauschen weggefiltert

Wer das Glück hat, als einziger in seinem Büro zu sitzen, der kann diesen Punkt überspringen. Doch wer auch nur in einem Zweimannbüro arbeitet, geschweige denn noch Größerem, sollte umso genauer hinschauen:

• Tastaturklappern

• Maus-Geklicke

• Telefonate

• Computer-Geräusche (Lüfter, Festplatte usw.)

• “Lebensgeräusche“ (Räuspern, Hüsteln…)

• Papiergeraschel

• Digital-Noise (Posteingangsbenachrichtigung, Kurznachrichten etc.)

Das alles sorgt für ein beträchtliches Hintergrundrauschen an jedem Arbeitsplatz. Und obschon sich die meisten daran gewöhnt zu haben glauben, sorgt die Dauerbeschallung jedoch tatsächlich für reduzierte Mitarbeiter-Performance.

Schon wenige Personen können im Büro ein konstantes Hintergrundrauschen erzeugen, das einem unangenehm die Konzentration stört. (Bildquelle: contrastwerkstatt/fotolia.com)

Ein echter Segen ist dagegen das, was aus „härteren“ Anwendungsbereichen auf den Vorfeldern von Flugplätzen und Baustellen den Sprung in die Benutzer-Ebene geschafft hat: Noise-Cancelling-Kopfhörer. Daran befinden sich außen Mikrofone, welche die Umgebungsgeräusche in das sogenannte Nutzsignal (also das, was man über die Kopfhörer wirklich hören möchte) einspeisen. Die eingebaute Elektronik sorgt dafür, dass die Störgeräusche dadurch fast vollständig eliminiert werden. Echte „Null-Ruhe“ gibt es dadurch zwar nicht, aber immerhin die Möglichkeit, sich wirklich auf ein Telefonat zu konzentrieren oder beim Coden Musik zu hören.

Alle Bildschirme gehen hoooch

Man sollte annehmen, dass Menschen, die tagtäglich Stunden vor Bildschirmen verbringen, alles wissen, was es über deren Ergonomie zu wissen gilt. Leider falsch. In den meisten Büros steht die wichtigste Ausgabe-Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine viel zu niedrig. Die Folge: Man schaut die ganze Zeit buchstäblich von oben herab auf den Screen. Darunter leidet die Wirbelsäule, man bekommt Nackenschmerzen und los geht das Karussell der typischen Büroarbeiter-Rückenleiden, das jährlich nicht nur Milliarden an Krankenkassenkosten und unzählige Ausfalltage beschert, sondern auch die Produktivität hemmt.

Dabei lässt sich die Sache durch einen simplen und fast kostenlosen Trick völlig aus der Welt schaffen: Denn die wenigsten Bildschirme lassen sich mit ihren internen Einstellmöglichkeiten wirklich auf eine ergonomische Höhe bringen. Für diesen Life-Hack ist daher zunächst ein Gang zum Kopierer vonnöten. Ziel sind zwei bis drei Packen Kopierpapier. Und dann:

1. Bürostuhl so hoch einstellen, dass Ober- und Unterschenkel einen 90°-Winkel ergeben

2. Bildschirm von Kollegen anheben lassen

3. Papier darunter packen

Und zwar bis der Bildschirm so hoch ist, dass man mit geradem Rücken die Adresszeile des Browsers genau vor Augen hat. Bei Bedarf einfach mit einzelnen Blättern nachjustieren.

Mit Druckpapier-Packen lassen sich Bildschirme auf eine ergonomische Höhe bringen. Also gut 20cm höher, als bei diesem Herrn. (Bildquelle: kasto/fotolia.com) 

IFTTT macht das Leben leicht

In IT-Abteilungen ist das geniale Tool If this then that vielleicht schon angekommen, doch auch andere Büroarbeiter können super davon profitieren. Prinzipiell ist IFTTT „nur“ eine Anwendung, die bedingte Anweisungen ausführen kann – der Name ist Programm „Wenn das passiert, führe das aus“. Primäranwender sind zwar vor allem Social-Media-Dienste, doch über die entsprechende IFTTT-App lässt sich auch der Arbeitsalltag erleichtert automatisieren. So kann IFTTT:

• Automatisch das Handy stumm schalten, sobald man das Büro betritt

• Arbeitszeiten erfassen und in ein Spreadsheet übertragen

• Automatisch E-Mail-Anhänge abspeichern

• Erinnerungs-SMS für wichtige Ereignisse regelmäßig versenden

Besonders für diejenigen, die dank der in Punkt 3 genannten Kopfhörer vielleicht gar nichts mehr vom Büroalltag um sie herum mitbekommen, ist noch eine weitere IFTTT-Anwendung interessant: Über einen WeMo-Bewegungsmelder könnte man sich per IFTTT eine Kurznachricht schicken lassen, falls hinter einem der Chef ins Büro kommt. 

Schnelle Hack-Snacks für den digitalen Alltag

Die bisherigen Hacks waren alle etwas umfangreicher. Dadurch würde man aber all die kleinen Helfer vernachlässigen, die das Leben nicht minder einfacher machen, aber schneller erklärt sind:

• Schlüsselkarten für Türen und Arbeitszeiterfasser vergisst man nie wieder, wenn man sie hinten in die Smartphone-Hülle schiebt.

• Mit Edding auf Wasserflaschen geschriebene Uhrzeiten erinnern einen daran, sein tägliches Trink-Kontingent zu konsumieren.

• Um seine Privattasse vor anderen zu bewahren, diese einfach mit dem Henkel nach unten in die Spülmaschine packen und dort mit einem (rostfreien) Vorhängeschloss sichern.

• Die Hände handelsüblicher Lego-Figuren haben den gleichen Durchmesser wie viele USB-Kabel. Damit lassen sich Handy, Drucker und Co. auf angenehme Art markieren.

• Mit einer an die Kaffeemaschine geklebten Parkscheibe lässt sich jedem Kollegen zeigen, wann der Kaffee gebrüht wurde und ob er vielleicht zu alt ist.

• Unbenutzte Kaffeefilter können durch ihre Struktur und Saugfähigkeit erstklassig als Notfall-Putztücher für PC-Bildschirm, Brille und Handy-Display verwendet werden.

• Spiralkabel von Telefonhörern entwirren sich automatisch, wenn man sie nach Feierabend ausstöpselt und mittels einer Büroklammer senkrecht irgendwo herunterhängen lässt (Kleiderhaken, Deckenlampe etc.)

• Verschmutzte USB-Anschlüsse lassen sich spielend leicht reinigen, indem man etwas Tesa verkehrt herum (klebrige Seite nach außen) um eine aufgebogene Büroklammer wickelt und damit durch die Stecker-Innenseite wischt.

Und für alle Büroarbeiter, die zwar mehrmals am Tag etwas messen müssen, aber keine Lust haben, ständig Lineale mitzuschleppen und auch entsprechenden Handy-Apps nicht trauen: Einfach ein Stück Papier-Maßband (gibt’s in vielen Baumärkten kostenlos) abschneiden und mit Tesa auf die Handy-Rückseite kleben. So ist es immer dabei, aber ohne, dass es störend wäre.