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Der Anwender verlangt stets nach der aktuellsten Office-Version. Insbesondere PowerPoint und Excel bieten in der jeweils neusten Version Features, die die Arbeit der Anwender verbessert und erleichtert. 

Aber, die Migration der MS-Office-Pakete auf die neueste Version kostet Zeit, bindet Ressourcen oder muss durch externe Dienstleister umgesetzt werden. Das verursacht erhebliche Kosten.

Anwender wollen immer die neuste MS-Office-Version, und diese soll möglichst schnell nach Erscheinen zur Verfügung stehen. Die IT-Abteilung ist immer mehr mit anspruchsvollen Themen beschäftigt und hat keinen Freiraum mehr für die Migration neuer Programmversionen, die viel Zeit in Anspruch nimmt.

In vielen Unternehmen sind noch ältere MS-Office-Versionen wie 2007 oder 2010 installiert. Der Grund ist oft, keine Zeit für die Migration zu haben, oder dass die Lizenzkosten für den Erwerb der Volllizenzen zu hoch sind.

Die Ansprüche des Business haben sich jedoch erhöht. Man will immer die neuste Version nutzen. Hinzu kommt, dass die Anwender oft mit zwei oder drei Geräten ausgestattet sind. Am Arbeitsplatz wird mit einem PC oder Notebook gearbeitet, unterwegs wird der Tablet PC und das Smartphone benutzt. Durch die zunehmende Mobilität reicht es nicht mehr aus, nur am Arbeitsplatz mit MS Office zu arbeiten. Auf allen Geräten soll die gleiche MS-Office-Version installiert sein, damit von überall online oder offline gearbeitet werden kann. Eine weitere Forderung ist, dass von überall auf den gleichen Datenbestand zugegriffen werden kann. Diese Ansprüche kann Office 365 erfüllen. Die Lizenz wird nicht mehr gekauft sondern als Abonnementdienst zur Verfügung gestellt. Die Laufzeit beträgt jeweils ein Jahr. Nach einem Jahr wird das Abonnement erneuert. Es steht immer die neuste Version zur Verfügung. Eine erworbene Office-365-Lizenz kann auf bis zu fünf unterschiedlichen Systemen installiert werden, ohne eine Lizenzverletzung zu begehen. Die Daten wie E-Mail, Kalender, Adressen und Dokumente sind in der Cloud im Microsoft Datacenter in Dublin sicher gespeichert. Für das Speichern von Dateien steht ein Terabyte Speicher je Benutzer zur Verfügung - für E-Mail, Kalender und Kontakte 50 Gigabyte. Der Zugriff ist von überall möglich, man benötigt nur eine Internetverbindung. Die Verfügbarkeit wird von Microsoft mit 99,9 Prozent garantiert. Soziale Netzwerke sorgen über SharePoint dafür, dass abteilungs- und standortübergreifend zusammengearbeitet werden kann (Collaboration). Onlinebesprechungen und Videokonferenzen sind jederzeit möglich, egal wo sich der Mitarbeiter aufhält. Die Lync App (demnächst Skype App) ist im Lieferumfang enthalten. Ob KMU (Unternehmen bis zu 300 User) oder Großunternehmen (mit mehr als 300 Mitarbeitern), Office 365 bietet für jede Unternehmengröße das geeignete Portfolio.

Weitere Vorteile sind u.a. geringere Kosten für Hard- und Software sowie Administration.

Allerdings gibt es auch Punkte, die zu bedenken sind:

  • Es muss geklärt werden, ob Datenschutzrichtlinien eingehalten werden können, z.B. wenn bestimmte E-Mails nach bestimmten Vorschriften gespeichert werden sollen.
  • Besteht die Möglichkeit E-Mail in eine Business Software über eine API-Schnittstelle einzubinden, z.B. in eine ERP- oder CRM-Anwendung?
  • Eine Lösung, wie Dokumente in einem Dokumentenarchiv gespeichert werden sollen (DMS/ECM).
  • Wie werden die Daten nach Vertragsende zurückgegeben und gelöscht?

Zusammenfassung

Die Kosten und der administrative Aufwand werden reduziert, keine Investitionsausgaben, keine umständlichen Migrationen von einer Version zur aktuellsten, keine Lizenzprobleme. Die Zusammenarbeit (Collaboration) wird gefördert, Dokumente sind in der Cloud abgelegt und können gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden. Die Daten sind von überall erreichbar. Eine Lizenz kann auf bis zu fünf unterschiedlichen Geräten installiert werden. Mobile Mitarbeiter können über Lync kommunizieren.

Eventuelle Probleme müssen jedoch im Vorhinein betrachtet und gelöst werden.

www.experton-group.de

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