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Alles dreht sich um den Verbraucher – das zumindest ist das Motto der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai in Kraft tritt. Diese regelt die Dokumentation und Verarbeitung personenbezogener Daten in Unternehmen, um sie besser vor Missbrauch zu schützen. 

Jegliche Kontaktaufnahme mit Kunden oder die Weitergabe von Informationen an Dritte muss ab Einführung detailliert gelistet und begründet werden. Im Falle von Nichteinhaltung drohen Unternehmen hohe Geldbußen. „Besonders für den Vertrieb, etwa in puncto Kaltakquise oder Leadmanagement, bedeutet die neue Verordnung eine Herausforderung“, so Matthias Stauch, Vorstand der Intervista AG. „Unternehmen sollten die Veränderungen jedoch nicht nur als Last sehen, sondern auch als Chance, Salesplattformen zu optimieren.“ Wer im Zuge der DSGVO den Vertrieb vollständig digitalisiert, sichert dank intelligenter Systeme die Einhaltung des Datenschutzes und profitiert von Prozessoptimierung sowie Flexibilität.

Rechtzeitig Vorkehrungen treffen

Unternehmen bleibt nur noch wenig Zeit, die geforderten Maßnahmen umzusetzen – sie stehen nun scheinbar vor einer Mammutaufgabe, denn viele Geschäftsbereiche sind betroffen. So unterliegen beispielsweise Bewerberunterlagen, Mitarbeiterprotokolle oder Kundendaten dem geänderten Datenschutz. Wo sollten Unternehmen also mit der Anpassung interner Abläufe anfangen und wie lassen sich die Forderungen der DSGVO nachhaltig umsetzen?

Bevor die IT-technische Durchführung oder die Analyse gespeicherter Daten beginnen, müssen Unternehmen klären, welche Informationen sie überhaupt erheben, nutzen und speichern. Vor allem Vertriebe kommunizieren auf unterschiedlichen Wegen mit Kunden, etwa in Form von Kaltakquise, Kontaktpflege oder Leadgenerierung beziehungsweise -qualifizierung. Hieraus resultieren täglich große Datenmengen, die verarbeitet werden müssen. Sobald alle Kontakt-Kanäle erfasst sind, gilt es eine Plattform zu schaffen, um Kundendaten schlüssig zu dokumentieren und zukünftig für einen schnellen Überblick zu strukturieren.

„Intelligente Lead- oder CRM-Systeme erleichtern die Berücksichtigung der DSGVO und auch darüber hinaus verspricht die Digitalisierung erhebliche Vorteile. Demnach profitieren Unternehmen von Rechtssicherheit, Automatisierung und Flexibilität sowie der damit einhergehenden Effizienzsteigerung“, erläutert Stauch. Um auf Dauer wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Betriebe den Trend der Digitalisierung für sich erkennen und nutzen.

Vorsprung durch Innovation

Doch welche Veränderungen stößt die neue Verordnung zum Datenschutz in Vertriebsprozessen an? Unternehmen müssen beispielsweise ein Verfahrensverzeichnis führen, das der Dokumentation jeglicher Kontaktaufnahme mit Kunden dient. Allerdings dürfen nur noch diejenigen Informationen gespeichert oder verarbeitet werden, die direkt für einen Vertrag oder für die Nutzung einer Leistung notwendig sind. Dennoch muss immer eine Einwilligung zur Verwendung der Daten vorliegen. Eine genaue Protokollierung des Gebrauchs ist außerdem notwendig. Hier bietet sich ein prozessgesteuertes System mit Historisierung wie die Lösung LeadActive an. Kunden haben zudem das Recht, ihr Einverständnis jederzeit zu widerrufen. Sensible Informationen zu behalten, sobald diese den effektiven Nutzen für Unternehmen verlieren, ist mit Einführung der DSGVO unzulässig – mit der Kündigung eines Vertrags verlangt der Datenschutz die vollständige Löschung der vorliegenden Dokumentation.

„Um den Anforderungen der DSGVO nachzukommen und zugleich von den Neuerungen im Vertrieb zu profitieren, empfiehlt es sich, Verkaufsprozesse zu digitalisieren und effektiv anzupassen“, so der Automatisierungsexperte. Intelligente Softwareprogramme enthalten die Möglichkeit der zeitlich begrenzten Verwendung von Daten sowie das Whitelisting von Kontakten. Komplexe Funktionen zur Speicherung oder Verarbeitung von Informationen, wie die Dokumentation von Herkunftsnachweisen mit Quellen, der Gültigkeit von Informationen und der vorliegenden Verwendungserlaubnis sowie die Erfassung aller Kontaktwege, erleichtern ebenfalls die Arbeit. Der smarte Vertrieb löst somit den papiergebundenen Kundenkontakt und die Vertragsabwicklung ab. Auf diese Weise entfallen fehleranfällige Medienbrüche sowie aufwendige administrative Arbeiten – es steht mehr Zeit für vielversprechende Leads zur Verfügung.

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