SAP Nutzungsanalyse: Basis zur Risiko- und Kostenreduktion

Durch einen Abgleich der SAP Systemnutzung mit verschiedenen SAP Ausprägungen können weniger Risiken und geringere Kosten realisiert werden.

Situation 1:
Kritische Funktionalitäten im Rechnungswesen, wie zum Beispiel der FI Zahllauf, sollen nur durch wenige SAP-Anwender ausgeführt werden. Real sind aber 120 SAP-Anwender dazu berechtigt!

Situation 2:
Mehr als 20 Prozent der SAP-Anwender mit teuren Operational Lizenzen sind täglich weniger als 10 Minuten im System! Können die oben beispielhaft beschriebenen Zustände in Ihren SAP Systemen ausgeschlossen werden?

Effizienz oder Transparenz?

Mit zunehmender Größe eines Unternehmens hat man die Möglichkeit, Geschäftsprozesse stärker auf verschiedenen Schultern aufzuteilen und in der Regel von diesem arbeitsteiligen Vorgehen zu profitieren. Mitarbeiter können sich spezialisieren und werden im Regelfall effizienter. Allerdings erkauft man sich diesen Vorteil mit einer Abnahme  der Transparenz, nicht nur für Außenstehende. Sowohl beim Arbeitsablauf, als auch bei der Verteilung von Verantwortlichkeiten kommt die Intransparenz zum Tragen. Die Unternehmensgröße macht dann meist den Einsatz einer komplexen betriebswirtschaftlichen Software (wie in diesem Beispiel SAP) notwendig. So stehen die jeweiligen Verantwortlichen vor der Aufgabe, allen Mitarbeitern die notwendigen Rechte zuzuordnen und /oder die Arbeitsprozesse möglichst effizient in der Software abzubilden. Damit sich die Investition in eine derartige Software auch rentiert, muss ein breites Funktionsspektrum nutzbar gemacht werden. Hierdurch lassen sich in aller Regel andere IT-Systeme des Unternehmens ersetzen und deren Funktionen integrieren. Im Laufe der Jahre verändert sich jedoch erfahrungsgemäß nicht nur der Anwenderkreis, sondern auch die Aufgabenverteilung bis hin zu den im SAP integrierten abgebildeten Geschäftsprozessen. Diese evolutionären Veränderungen in der Softwarenutzung führen automatisch zu der Frage: Wie kann sichergestellt werden, dass die Zahl der durch die Vergabe von Zugriffsrechten entstehenden Risiken auf das unternehmerisch notwendige Maß reduziert und der Status der Abbildung realer Produktionsprozesse (etwa Freigaben, Inventuren, Bürgschaften, Anzahlungen, Kommissionierung etc.) an die aktuelle Situation angepasst bleiben?

Die Realität

Nun zur realen Situation bei der Nutzung von SAP in Unternehmen: Die von uns über Jahre hinweg durchgeführten Analysen von Systemen bestätigen, dass im Regelfall die Zuordnung von Zugriffsrechten im SAP und die reale Systemnutzung durch Anwender mit der Zeit dramatisch auseinanderlaufen. Die Ursachen für diese Situation sind vielfältig und nachvollziehbar – nichtsdestotrotz aber vermeidbar. Meist handelt es sich um „gewachsene“ – also übernommene – Berechtigungsstrukturen, wobei die zugestandenen Wartungsressourcen für die Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit des Systems ausreichen, aber prinzipielle Missstände hiermit nicht zu beheben sind. So wie nun die Vergabe und Verwaltung von Zugriffsrechten im SAP Umfeld häufig eher an „schwarze Magie“ erinnern, ist auch bei der Zuordnung von Lizenzen ein gewisser Grad an Beliebigkeit zu finden. Beim genaueren Hinsehen erhält man nicht selten Ergebnissen bezüglich der realen Nutzung, wie in Bild 1 dargestellt.

Optimierungspotenzial erkennen

In Abhängigkeit von den gewählten Geschäftsmodellen kann es natürlich sein,  dass die überwiegende Zahl der SAP Anwender lediglich Arbeitszeiten oder personelle Veränderungen (ESS) zu den eigenen Stammsätzen zurückmelden oder durch sie Produktionsaufträge am Ende des Tages abgeschlossen werden. An Hand einer einfachen Gegenüberstellung obiger Auswertung mit einer grafischen Darstellung der im SAP zugeordneten  Lizenzen (gegebenenfalls mit Lizenzpreisen) kann geprüft werden, ob beide Darstellungen strukturell zusammenpassen. Weist nun das Diagramm der vergebenen SAP Lizenzen für den in Bild 1 dargestellten Fall hauptsächlich Operational User aus, ist ein Eingreifen zu empfehlen. In einem ersten Schritt sollte die Granularität der Nutzungsanalyse, wie in Bild 2 beispielhaft vorgenommen, verändert werden, um auch funktionale Aspekte stärker zu beleuchten. In dieser Formlässt sich relativ schnell auswerten, ob und welches Optimierungspotenzial hinsichtlich der SAP Lizenzen zu erwarten ist. Weiterhin eröffnet sich durch eine Verfeinerung der Analyse die Möglichkeit, die im SAP abgebildeten Module (respektive die Geschäftsprozesse) und die Nutzung der entsprechenden Transaktionen durch die jeweiligen Fachbereiche zu erkennen und zu bewerten. Schon diese recht grobe Abbildung lässt Rückschlüsse auf die Integration der verschiedenen Fachbereiche innerhalb der Geschäftsprozesse zu. Werden die Möglichkeiten, die eine integrative Software hinsichtlich der Transparenz von Abläufen bietet, genutzt? Dies macht immerhin, neben der erhofften Datenkonsistenz, einen erheblichen Teil des erwarteten Mehrwertes der SAP Software aus. Es stellt sich also die Frage: Welche Potenziale gilt es noch zu erschließen und wo liegen diese?

SAP-Nutzungshistorie vs. Stellenbeschreibung

Ein willkommenes Nebenprodukt der Nutzungsanalysen ist die Gelegenheit, basierend auf realen Daten, die aktuellen Stellenbeschreibungen einer kritischen Bewertung zu unterziehen. Wenn die Auswertungen statt nach den Fachabteilungen nach Stellen sortiert werden, sind Gemeinsamkeiten und Unterschiede in der realen Umsetzung unmittelbar sichtbar. Dies setzt allerdings voraus, dass es Stellenbeschreibungen gibt, denen auch Mitarbeiter zugeordnet werden können. Andererseits können Bild 2 und 3 auch zur post factum Definition von Stellenbeschreibungen herhalten. Die bisher noch grobe funktionale Analyse lässt sich nun weiter vertiefen. Werden die Daten aus Bild 2 weiter auf die Funktionsebene oder die Transaktionsebene herunter gebrochen (Bild 3), ergibt sich eine sehr saubere Definition der notwendigen Zugriffsrechte im SAP. Allerdings muss an dieser Stelle darauf  hingewiesen werden, dass die Aussagequalität hinsichtlich der Vollständigkeit der genutzten Funktionen von der zur Verfügung stehenden Datenmenge abhängt. Es wird empfohlen, die SAP Nutzungshistorie mindestens für drei Monate zu speichern (die Standardeinstellung in SAP). Ein Hinweis zum Aussageinhalt: Obige Statistik kann im ersten Schritt nur Aussagen über die Nutzung von Transaktionen sowie Reports machen. Hinsichtlich organisatorischer Zugehörigkeiten wie etwa zu Buchungskreisen, Kostenrechnungskreisen oder Profit Centern müssen weitere Daten einbezogen werden. Potenziale für eine Reduktion zu weitreichend vergebener SAP Rechte können trotz obiger Einschränkung recht schnell aufgedeckt und gegebenenfalls dazugehörige Rollen oder Profile zum Entzug empfohlen werden. Und dies, ohne das Tagesgeschäft durch diese Bereinigung zu gefährden. In den meisten Fällen erhöht sich durch einen Entzug von Rollen die Transparenz der Rechtevergabe – in jedem Fall lassen sich aber latente Risiken hinsichtlich SoD Verstößen bzw. der Vergabe kritischer Transaktionen reduzieren.

Fazit

Intelligente Auswertungen prinzipiell vorhandener SAP Statistikdaten können dazu beitragen, das SAP System effizienter zu nutzen, Kosten zu sparen und Risiken zu minimieren. Dargestellt wurde dies am Beispiel der Anpassung bzw. Bereinigung von SAP Berechtigungen. Ebenfalls basierend auf den realen Daten zur Nutzung des SAP Systems wird ein einfacher grafischer Vergleich mit vergebenen SAP Lizenzen angeregt. Eine strukturelle Ähnlichkeit der Darstellung ist zumindest ein Indiz für der Nutzung adäquate Lizenzkosten. Bei starken Abweichungen gilt es durch eine Verfeinerung der Analyse die vorhandenen, häufig nicht unbeträchtlichen, Optimierungspotenziale im Bereich der Lizenzkosten aufzudecken. Und als dritter Aspekt im Bunde kann die reale Abbildung von Geschäftsprozessen durch die Anwender im SAP beurteilt werden. Besondere Eckpunkte hierbei sind die Integration der Fachabteilungen und die Vollständigkeit der abgebildeten Prozessschritte (zum Beispiel werden Freigaben im System abgebildet und vieles mehr). Sozusagen nebenher können die aktuellen Stellenbeschreibungen an der Realität orientiert bewertet oder gegebenenfalls erstellt werden. Entsprechend unserem Motto: „Keep it simple and smart“ können die oben beschriebenen Ergebnissemit einfachen Mitteln ausgewertet werden. Liegen die Analyseergebnisse vor, reichen Tabellenkalkulation und ein klarer Kopf aus, um sich über den Status quo des SAP Systems zu informieren und Problemfelder abzustecken. Zeitaufwendige Workshopreihen, Prozesstapeten oder komplizierte Softwareprodukte werden nicht benötigt.

DR. RER. NAT. ALEXANDER STENDAL

Diesen Artikel finden Sie auch in der Ausgabe März 2009 des it management.