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New Work

Im „War for Talents“ wird mit harten Bandagen gekämpft. Und der Kampf um kluge Köpfe ist teuer. Dabei gibt es Arbeitsplatz-Konzepte, mit denen die Quadratur des Kreises möglich ist: die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern und dabei gleichzeitig die Kosten zu senken. 

Die einfache Formel lautet: Weniger Schreibtische, dafür mehr Flexibilität bei Arbeitszeit und -ort. Moderne Kommunikations- und Collaboration-Lösungen schaffen die Basis…

Die Diskussion über zu teuren Wohnraum wird immer hitziger geführt. Aber auch die Mieten für Büroräume steigen in Ballungszentren kontinuierlich. Die Süddeutsche Zeitung berichtet gar über raketenartig steigende Büromieten in München: An der Isar ist die Durchschnittsmiete für einen Quadratmeter Bürofläche laut einer Studie des Immobilienberatungsunternehmens Colliers in nur einem Jahr um satte zehn Prozent gestiegen. Im ersten Quartal 2019 lag die Durchschnittsmiete für einen Quadratmeter Bürofläche im Stadtgebiet demnach bei 21,12 Euro. In sehr guter Lage steigt der Preis auf über 30 € pro Quadratmeter.

Es wird also teuer für deutsche Unternehmen. Raus aus der Stadt ist für die meisten Firmen dennoch keine Alternative, droht doch auf dem Land das ohnehin schon ressourcenfressende Recruiting zur wahren Sisyphos-Arbeit auszuarten. Aber es ist ja bekanntlich die Not, die erfinderisch macht.

Die Erfindungen, die den Kostendruck lindern wollen, heißen „Flexible Seating“, „Smart Workspace“ und „Digitaler Arbeitsplatz“. Das starre Arbeitsplatz-Konzept von früher, wonach ein Mitarbeiter während seiner gesamten Betriebszugehörigkeit in ein und demselben Büro an ein und demselben Schreibtisch sitzt, ist passé. Stattdessen soll jeder Mitarbeiter tagtäglich einfach dort den Laptop aufklappen, wo er seine anstehenden Aufgaben jeweils am besten bewältigen kann: zum Beispiel gemeinsam mit seiner aktuellen Projektgruppe im „Open Space“. Oder in einer „Quiet Area“ für konzentriertes Alleinarbeiten. 

Firmen wie Microsoft machen es vor: Flexibilität sei das gewollte Prinzip, heißt es hier. Die offene Raumgestaltung mit Cubes, Lounge-Sesseln und „Think Spaces“ findet Anklang. Gerade beim begehrten Nachwuchs kommt das Konzept gut an. Zentraler Bestandteil der Raumplanung: Für die 1.900 Mitarbeiter gibt es in der Microsoft-Zentrale nur noch 1.100 Arbeitsplätze. 

Mehrere Hundert Euro pro Monat & Mitarbeiter

Dem Vorbild von Microsoft folgen viele Unternehmen – und planen für neue Büroräume per se weniger Schreibtische als Mitarbeiter ein. Eine Rechnung, die schnell aufgeht: Die deutsche Arbeitsstättenverordnung gibt für Großraumbüros einen Richtwert von 12-15 Quadratmetern Bürofläche pro Mitarbeiter vor. Bei einem Mietpreis von 20 € pro Quadratmeter ergeben sich demnach für jeden Mitarbeiter pro Monat 240 bis 300 Euro allein an Mietkosten. Reduziert ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern die Arbeitsplätze um 20 % (also deutlich geringer als Vorreiter Microsoft), lassen sich so pro Jahr Einsparungen in Höhe von knapp 150.000 Euro erzielen. Die ebenfalls deutlich niedrigeren Betriebskosten sind hierbei noch nicht einkalkuliert.

Der Clou: Die Ersparnis zahlt gleichzeitig auf das HR-Konto ein. Denn möglich wird die Schreibtisch-Reduktion einzig durch flexible Arbeitszeit-Modelle und großzügige Homeoffice-Regelungen. Also genau die Angebote, die immer mehr Arbeitnehmer einfordern und die insbesondere bei den begehrten Young Professionals hoch im Kurs stehen. Auch der wachsende Verkehr, lange Pendelstrecken und die deutlich überlastete Infrastruktur in den Metropolen machen das Homeoffice immer attraktiver.

Weniger Fixkosten bei steigender Attraktivität für Arbeitnehmer: Das Modell, das fast zu schön klingt, um wahr zu sein, lässt sich heute dank moderner Kommunikations-Software leicht realisieren. Das Fundament für den Arbeitsplatz der Zukunft liefern so genannte Unified Communications & Collaboration-Lösungen. UCC-Lösungen bündeln verschiedenste Kommunikations-Kanäle und stellen diese möglichst ortsunabhängig zur Verfügung. Zum Beispiel via Softphone: Dank Softphone benötigen Mitarbeiter kein Hardware-Telefon mehr. Neben den gesparten Hardware-Kosten ist der größte Vorteil die nahezu vollständige Ortsunabhängigkeit: Alle Mitarbeiter sind überall unter einer Durchwahl erreichbar – unabhängig davon, an welchem Schreibtisch sie arbeiten und ob sie im Homeoffice, Headquarter oder auf Geschäftsreise sind. Die zugrundeliegende Technologie wird dabei immer intelligenter: UC-Hersteller C4B Com For Business nutzt für seine Kommunikations-Plattform XPhone Connect beispielsweise einen Codec, der sich automatisch an die vorhandene Bandbreite anpasst. Bei hoher Bandbreite wird das Gespräch in HD-Qualität übertragen. Sinkt die Bandbreite wird die Datenrate automatisch angepasst. So wird sichergestellt, dass es auch bei geringer Bandbreite nicht zu Aussetzern kommt.

Aber natürlich ist Telefonie nicht alles. Wenn Kollegen nicht mehr jeden Tag die Gelegenheit haben, ihre Köpfe über Präsentation oder Projektplan zusammen zu stecken, braucht es mehr Möglichkeiten für einen Austausch. Für ein virtuelles Team-Meeting ist es oft unabdingbar, den Bildschirm via Screen-Sharing teilen zu können. So sind auch die Kollegen im Homeoffice buchstäblich über das aktuelle Thema im Bilde. Für die schnelle Abstimmung zwischendurch ist hingegen ein Chat optimal. Früher als Spielzeug belächelt oder als Ablenkung gebrandmarkt, ist er heute aus dem Business-Alltag kaum noch wegzudenken.

Für eine effiziente Kommunikation sind aber nicht nur Kanäle entscheidend, sondern vor allem eine scheinbar ganz simple Information: Wer ist wo? Welcher Kollege ist vor Ort und wer zu Hause? Wer telefoniert und wer steht für eine kurze Rückfrage zur Verfügung? Hierzu dient das Präsenzmanagement, das im besten Fall direkt an den Terminkalender gekoppelt ist, so dass Meetings und Abwesenheiten automatisch übertragen werden. Echte Ortsunabhängigkeit entsteht, wenn die Mitarbeiter auch mobil via App auf Präsenzstatus, Telefonie, Kontaktdaten und Chat Zugriff haben.

Das Aus für die Gretchenfrage

Fazit: Die Gretchenfrage, ob ein Unternehmen kosteneffizient wirtschaften oder ein attraktiver Arbeitgeber sein will, muss keine Gretchenfrage mehr sein. Dank moderner Kommunikations-Lösungen können auch kleine und mittelständische Unternehmen ihren Mitarbeitern flexible Arbeitsplatz-Modelle bieten – und so nicht nur im „War for Talents“ punkten, sondern gleichzeitig ihre Betriebskosten senken.

Thomas Pecher-Wagner, Produktmanager beim UC-Hersteller C4B Com For Business, www.c4b.com

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