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Prozessmanagement

Die Gründe für eine Überprüfung, Optimierung oder auch Neugestaltung von Geschäftsprozessen sind vielfältig. Anforderungen und Chancen, die sich aus der Digitalisierung ergeben, kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen oder technische Einflüsse sind nur einige. Welche Bedeutung hat das Projektmanagement undwie kann man sich der Sache annehmen?

Sind traditionelle Projektmanagementansätze veraltet? Ist Agilität die Lösung für alle Projekte? Sind alle Unternehmen bereit für ein agiles Vorgehen? Was ist mit den vielen Unternehmen, die nicht bereits über agile Strukturen und Kompetenz verfügen? Welche Methodik passt auf welches Projekt und welche Mitarbeiter? Diessind Fragen, denen sich Unternehmen und Projektverantwortliche stellen müssen.

Status Quo

Dass Prozesse und deren Tools sich wegen der fortschreitenden Digitalisierung ändern müssen, dürfte außer Frage stehen. Dass sich bei der täglichen Arbeit oder im Regelkreislauf des Prozessmanagements Potenziale zur Verbesserung erkennen lassen ist ebenfalls sehr wahrscheinlich. Wie groß diese Veränderungen sind entscheiden Märkte und Marktteilnehmer individuell.

Die Welt der Prozesse dreht sich schneller. Damit rücken zwei Disziplinen in den Fokus. Zum einen das Prozessmanagement und die stetige Anpassung an neue Anforderungen. Gerade wenn man in diesem Bereich als Unternehmen eine führende Position einnehmen möchte ist erhöhtes Engagement notwendig. Zum anderen erzeugt die Veränderung und Implementierung der Prozesse Kompetenz- und Ressourcenbedarf im Projektmanagement.

In der Praxis erlebt man häufig, dass Personen als Projektmanager eingesetzt werden, die zwar eine Grundlage des Projektes, zum Beispiel ein Softwareprodukt oder ein Fachgebiet besonders gut kennen, nicht aber über eine ausreichend methodische und persönliche Projektmanagementgrundlage verfügen. Das heißt im Ergebnis, dass diese Person Potenzial in einem Gebiet reduziert, in dem eine große Expertise besteht und stattdessen Aufgaben übernimmt, die diese Person vielleicht nicht so gut beherrscht und vielleicht auch gar nicht tun möchte. Eigentlich ein schlechtes Geschäft. Für das jeweilige Fachgebiet der Person und für das Projektmanagement.

Eine Ausbildung als Projektmanager, wie zum Beispiel das PMI (Project Management Institute) oder die GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) sie anbieten ist noch keine Selbstverständlichkeit. Mit Prince2 wird ein gewachsener Best Practise Ansatz geschult, hier geht es in der Hauptsache eher um den Projektablauf als die notwendigen persönlichen Kompetenzen, Techniken und Wissensgebiete. Alle drei Varianten verfügen über agile/hybride Elemente und Zusatzausbildungen. Nicht alle Unternehmen und Abteilungen verfügen aber über diese entsprechend ausgebildeten Ressourcen.

Agile Ansätze

Das Thema Agilität im Projektmanagement wird immer präsenter. Scrum, Kanban und einige weitere agile Ansätze sind aus verschiedenen Strömungen in die Unternehmen eingezogen oder tun dies vermehrt. Diese Methoden bergen viel Potenzial. Schnellere Time to Market Zyklen, Reduktion von Risiken und eine hohe Kundenorientierung um nur eine Auswahl zu nennen. Für die erfolgreiche Anwendung reicht aber nicht eine kleine Schulung oder ein Buch. Es sind Veränderungsprozesse notwendig, um das Unternehmen und die Mitarbeiter bereit zu machen, für eine veränderte Denk- und Arbeitsweise. Mitarbeiter und auch Manager, die über viele Jahre anders gearbeitet haben, brauchen Zeit um den Wandel zu vollziehen.

Nicht alle Unternehmen, vor allem nicht alle Bereiche sind heute schon in der Lage erfolgreich agile Methoden zu nutzen. So wird der Begriff Agilität teilweise auch einfach dafür missbraucht, um den vermeintlichen Vorteil einer reduzierten Planung am Anfang zu nutzen. Bei dem Einkauf von Leistungen wird allerdings eher weniger gerne akzeptiert, dass der Festpreis nicht mehr so einfach zu erzielen ist, weil der Aufwand variabel ist oder eine eingeschränkte Möglichkeit zum Lösungsumfang akzeptiert werden muss, weil der akzeptierte Aufwand fixiert ist.

Projektvorgehen

Die Frage nach dem besten Vorgehen beantwortet sich individuell nach dem jeweiligen Projektumfeld. Da sind zum Beispiel der Projektgegenstand, die beteiligten Unternehmen und die verfügbaren Ressourcen zu betrachten. Außerdem ist auch das Kostenrisiko zu beachten. Bei dem Einkauf einer Leistung/Lösung möchte der eine nicht zu viel bezahlen und der andere nicht zu viel leisten. Eine oder mehrere Seiten können zum Verlierer werden. Gerade bei großen Projektvorhaben und dem Einkauf von Leistungen und Lösungen kann eine reduzierte Planung am Anfang zu Fehlentscheidungen führen. Zum Beispiel im Outsourcing oder bei der Einführung von IT-Lösungen. Bekannte Projekte, wie die Elbphilharmonie verdeutlichen die Risiken in anschaulicher Form.

In Projekten wo tatsächlich ein Gebiet vorliegt, in denen das genaue Ergebnis noch nicht bekannt ist, macht ein agiles Vorgehen Sinn. Man sollte aber beachten, dass das generelle Unternehmensumfeld dies zulassen muss, die Menschen eine besondere Rolle spielen und dieses Vorgehen nicht nur selber wollen, sondern auch über ein agiles Mindset verfügen. Wenn die Grundlagen erfüllt sind, eröffnet Agilität hohe Potenziale. Vielleicht ist die beste Projektvorgehensweise gar nicht schwarz oder weiß, sondern hybrid. Eine entsprechende Mischung, auch innerhalb eines Projektes, kann auch eine rationale und erfolgreiche Grundlage darstellen. Vor allem wenn unterschiedliche persönliche Kompetenzen in einem Gesamtprojekt vereinigt werden. Es besteht in den traditionellen Vorgehensweisen beschriebenen Methoden auch nur eine bedingte Konkurrenz zu agilen Modellen. Der Vergleich ist nicht Agil vs. PMI, IPMA oder Prince2, sondern Agil vs. Wasserfall.

Unternehmenssteuerung

Die Unternehmensgrundlage (Umsatz) wird im Business erzielt.

Bedarf

Der Bedarf zu Veränderungen kann sehr unterschiedliche Dimensionen haben. Die Auslösung eines Projektes, in Form der Definition einer Anforderung kann mit klassischen, hybriden und agilen Methoden angereichert werden. Wenn es zu der Auswahl neuer Partner, der Anschaffung von neuen Prozesstools oder auch nur zu einer Prüfung der bestehenden kommt, um eine Entscheidung zu treffen, ob die jeweiligen Werkzeuge geeignet sind, muss der Bedarf genau genug bekannt sein, um eine Fehlinvestition zu vermeiden. Das gilt bei großen Investitionen und zeitlich kritischen Projekten entsprechend mehr. Die Ziele der Veränderung sind wichtig und sollten klar sein, um Prozesse entsprechend auszurichten.

GRID LIST
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